PEC senza firma digitale: prova l'invio, non l'autore

Se un documento non firmato è valido, quando basta una PEC senza firma, cosa si rischia senza firma digitale e come firmare e inviare con cheFIRMA! e SuperPEC

Una PEC e una firma digitale provano due cose diverse: la PEC dimostra che un messaggio è partito ed è arrivato, la firma dimostra chi ha sottoscritto il documento.

Per una comunicazione basta la prima prova. Per un contratto o una dichiarazione da sottoscrivere serve anche la seconda, apposta sul file prima dell'invio.

Ricevute, valore legale e usi della posta certificata sono spiegati nella guida alla PEC e ai documenti firmati.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Trasmissione valida: Le ricevute di accettazione e di consegna provano invio e recapito della PEC, con data e ora opponibili ai terzi (art. 48 CAD).
• Contenuto non firmato: Fuori dai casi dell'art. 20, c. 1-bis, CAD, forma scritta e valore probatorio di un documento informatico non firmato sono valutati liberamente dal giudice.
• Conoscenza presunta: Per la Cassazione (n. 34348/2023) le ricevute di accettazione e consegna della PEC fanno presumere che il destinatario abbia conosciuto il messaggio.
• Atti a pena di nullità: Le scritture dell'art. 1350, nn. 1-12, c.c. in forma di documento informatico vanno firmate con firma qualificata o digitale (art. 21 CAD).
• Firma presunta: L'uso del dispositivo di firma qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo prova contraria (art. 20, c. 1-ter, CAD).

Documento non firmato è valido?

Un documento non firmato può essere valido come comunicazione, ma non prova da solo chi lo ha scritto: la scrittura privata fa piena prova della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta (art. 2702 c.c.).

Per i documenti informatici vale l'art. 20, c. 1-bis, CAD: con firma digitale, qualificata o avanzata, o formato con un processo di identificazione conforme alle regole AgID, il file soddisfa la forma scritta e ha l'efficacia dell'art. 2702 c.c.

Negli altri casi idoneità alla forma scritta e valore probatorio del documento informatico sono valutati liberamente in giudizio.

Il caso del file spedito come allegato è spiegato nell'articolo su come firmare gli allegati di una PEC.

Quando basta una PEC senza firma digitale?

Una PEC senza firma basta quando conta dimostrare che una comunicazione è arrivata al destinatario, non chi ha sottoscritto un documento.

• Comunicazioni e richieste: diffide, reclami e solleciti si reputano conosciuti quando giungono all'indirizzo del destinatario (art. 1335 c.c.), salvo che la legge o il contratto chiedano una forma diversa.
• Istanze alla pubblica amministrazione: quelle inviate dal proprio domicilio digitale sono valide anche senza firma digitale (art. 65, c. 1, lett. c-bis, CAD).

Per la Cassazione (n. 34348/2023) le ricevute di accettazione e di consegna fanno presumere che il destinatario abbia conosciuto il messaggio. Perché le due prove restano distinte è spiegato nell'articolo su PEC e firma digitale a confronto.

Cosa rischia chi invia un documento via PEC senza firma digitale?

Chi invia via PEC un documento senza firma rischia che ne venga contestata la provenienza: le ricevute provano che il file è partito dalla casella del mittente, non che il mittente lo abbia sottoscritto.

• Valore probatorio incerto: senza firma il giudice valuta liberamente forma scritta e valore del documento (art. 20, c. 1-bis, CAD).
• Nullità degli atti che la richiedono: le scritture dell'art. 1350, nn. 1-12, c.c. in forma di documento informatico vanno sottoscritte con firma qualificata o digitale (art. 21, c. 2-bis, CAD).
• Procedure con firma obbligatoria: fatture elettroniche alla PA, deposito dei bilanci e offerte per aste telematiche richiedono il file firmato digitalmente.

Con la firma digitale, invece, l'uso del dispositivo si presume riconducibile al titolare, salvo prova contraria (art. 20, c. 1-ter, CAD).

Firmare con cheFIRMA! e inviare con SuperPEC

Per dare al documento anche la prova di chi lo ha sottoscritto, il file si firma prima dell'invio. Con cheFIRMA!, la firma digitale di LetteraSenzaBusta, ogni firma costa 7,99 €, IVA inclusa, in formato PAdES, CAdES o XAdES, e l'attivazione è gratuita con la CIE di livello 3.

Il file firmato parte da SuperPEC, la PEC senza canone, con invio a 1,97 € per destinatario, IVA inclusa, e ricevute di accettazione e di consegna archiviate in automatico. La casella si attiva proprio con cheFIRMA!.

Per i PDF firmati in PAdES si può aggiungere la protezione LTV a 1,99 €, che mantiene la firma verificabile anche dopo la scadenza del certificato, come spiega l'articolo sui limiti della marca temporale.

Conclusione

Una PEC senza firma digitale è valida come trasmissione e basta per comunicazioni e istanze, ma non prova chi ha sottoscritto il documento: per contratti, dichiarazioni e procedure che la chiedono serve la firma sul file.

Il documento si firma con la firma digitale pagata solo quando si usa e si spedisce dalla casella certificata con invio a consumo.