Classificazione documentale, classi e metadati: cosa sono

Cosa sono le classi documentali e i metadati di un documento digitale, quali sono le tre fasi dell'archivio e quali classi documentali offre DocuCloud

Un archivio digitale senza ordine diventa presto un insieme di file introvabili: per questo gestione e conservazione dei documenti si basano su classi e metadati.

Sono gli strumenti che permettono di ritrovare un documento anche dopo dieci anni.

Come si inseriscono nel processo è spiegato nella guida al processo di conservazione digitale.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Classificazione nella PA: Per le Linee guida AgID la classificazione è obbligatoria nel sistema di gestione documentale e riguarda tutti i documenti, protocollati o no.
• Metadati alla formazione: Quando si forma un documento informatico immodificabile, i metadati vanno generati e associati a esso in modo permanente.
• Allegato 5: L'insieme dei metadati richiesti è definito nell'allegato 5 delle Linee guida AgID su formazione, gestione e conservazione.
• Tre fasi dell'archivio: La tradizione archivistica richiamata dalle Linee guida distingue 3 fasi: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.
• Formati dell'allegato 2: I formati di file da usare sono quelli dell'allegato 2 delle Linee guida, con preferenza per formati aperti e standard.

Cosa sono le classi documentali?

Le classi documentali sono le tipologie di documento con cui un sistema di conservazione raggruppa file omogenei, come fatture passive, libro unico del lavoro o messaggi PEC. Al momento del versamento la classe indica quali metadati servono.

Non vanno confuse con il piano di classificazione della PA, che ordina i documenti secondo le funzioni dell'ente. Un esempio di classe dedicata è descritto nell'articolo su registri e FIR del RENTRI.

Cosa sono i metadati di un documento digitale?

I metadati sono le informazioni che descrivono un documento e ne permettono identificazione, gestione e ricerca nel tempo. Per le Linee guida AgID vanno generati e associati in modo permanente al documento quando viene formato.

L'insieme completo è nell'allegato 5 delle Linee guida; per il documento amministrativo informatico comprende identificazione univoca, protocollo, classificazione e conservazione. Come entrano nel sistema è spiegato nell'articolo sul versamento e sulle fasi successive.

Quali sono le tre tipologie di archivio documentale?

La tradizione archivistica, richiamata dalle Linee guida AgID, distingue tre fasi dell'archivio:

• Archivio corrente: documenti necessari alle attività in corso.
• Archivio di deposito: documenti ancora utili ma non più indispensabili.
• Archivio storico: documenti selezionati per la conservazione permanente.

Il sistema di conservazione custodisce i documenti informatici fino allo scarto o, per quelli storici, in modo permanente. I documenti del personale sono trattati nell'articolo su cedolini, LUL e prescrizione.

Quali sono le 35 classi documentali di DocuCloud?

Con DocuCloud, il servizio con 35 classi, al caricamento si sceglie la classe e si inseriscono gli eventuali metadati mancanti.

Le classi, raggruppate per area:

Dopo il versamento si scarica il Rapporto di Versamento, descritto nell'articolo su rapporto di versamento e standard SInCRO.

Conclusione

La classificazione organizza i documenti secondo le funzioni dell'ente, mentre nella conservazione la classe documentale indica la tipologia del file e i metadati da associare. I metadati, definiti dall'allegato 5 delle Linee guida AgID, rendono il documento identificabile e reperibile nel tempo.

Per scegliere tra classi già pronte c'è DocuCloud e le sue classi documentali.