Mancata conservazione dei documenti: sanzioni e rimedi

Cosa succede se le fatture elettroniche non vengono conservate, quali sanzioni valgono per la conservazione tardiva e come si recuperano le fatture

Non conservare correttamente fatture e scritture non è solo una dimenticanza: le norme fiscali prevedono sanzioni amministrative e, nei casi più gravi, un reato.

Conta anche il rispetto dei tempi.

Obblighi e responsabilità sono descritti nella guida agli obblighi di conservazione digitale.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Sanzione amministrativa: L'art. 9 del D.lgs. 471/1997 punisce chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni scritture, documenti e registri fiscali.
• Reato fino a sette anni: Occultare o distruggere scritture per evadere le imposte è punito con la reclusione da 3 a 7 anni (art. 10 del D.lgs. 74/2000).
• Termine di tre mesi: La conservazione dei documenti fiscali informatici si completa entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali.
• Accertamento in cinque anni: Gli avvisi di accertamento sui redditi si notificano entro il 31 dicembre del quinto anno successivo alla dichiarazione (art. 43 DPR 600/1973).
• Ravvedimento possibile: Con il ravvedimento operoso dell'art. 13 del D.lgs. 472/1997 la sanzione si riduce a una frazione del minimo previsto.

Cosa succede se non si fa la conservazione delle fatture elettroniche?

Se le fatture elettroniche non vengono conservate a norma, l'obbligo resta inadempiuto: la trasmissione tramite SdI e la visualizzazione nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate non equivalgono alla conservazione.

La violazione rientra nell'art. 9, comma 1, del D.lgs. 471/1997, che punisce con una sanzione amministrativa chi non conserva secondo le prescrizioni documenti e registri fiscali. L'obbligo è descritto nell'articolo sulla conservazione delle fatture elettroniche, le scritture in quello su libri contabili e art. 2220.

Quali sono le sanzioni per la conservazione sostitutiva tardiva?

La conservazione dei documenti fiscali informatici va completata entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, come spiega l'articolo sulle scadenze della conservazione.

Per le fonti fiscali consultate, per le fatture oltre il termine si ricade nella violazione dell'art. 9 del D.lgs. 471/1997. Si può regolarizzare con il ravvedimento operoso dell'art. 13 del D.lgs. 472/1997, che riduce la sanzione a una frazione del minimo, alle condizioni previste dalla norma.

Per i registri contabili tenuti con sistemi elettronici vale una regola diversa: dal DL 73/2022 sono regolari anche senza conservazione nei termini, se ai controlli risultano aggiornati e vengono stampati su richiesta.

Come si recuperano le fatture elettroniche non conservate?

Le fatture elettroniche non conservate si recuperano dai file XML originali, emessi o ricevuti tramite SdI, oppure dall'area Fatture e Corrispettivi per chi ha aderito al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Poi vanno versate in un sistema di conservazione.

Con DocuCloud, il servizio di LetteraSenzaBusta, i file si caricano nelle classi Fatture elettroniche attive e passive e dopo il pagamento il sistema rilascia il Rapporto di Versamento, a 0,97 € per MB con 10 anni compresi.

Per i periodi già scaduti resta da valutare il ravvedimento con il proprio consulente. Le scadenze dei libri sono nell'articolo sul libro giornale conservato in digitale.

Conclusione

Chi non conserva i documenti fiscali secondo le regole rischia la sanzione amministrativa dell'art. 9 del D.lgs. 471/1997 e, se occulta o distrugge scritture per evadere, il reato dell'art. 10 del D.lgs. 74/2000. Il termine da rispettare è di tre mesi dalle dichiarazioni annuali.

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