Data certa: cos'è e perché rende opponibile un documento

La data certa rende opponibile a terzi il momento in cui un documento esisteva, e oggi si ottiene con la marcatura temporale qualificata.

Su un documento firmato fra privati c'è sempre una data, e quasi sempre non serve a niente: è scritta da chi il documento lo ha redatto, quindi chiunque abbia interesse a contestarla può sostenere che il foglio sia stato preparato in un altro momento. È una differenza che non si nota finché tutto va bene e diventa decisiva quando qualcosa va storto, perché a quel punto la domanda non è più cosa c'era scritto ma da quando. La data certa serve esattamente a questo: a trasformare una data dichiarata in un fatto che vale anche verso chi quel documento non lo ha firmato. Lo strumento con cui si ottiene oggi è la marcatura temporale qualificata, che ha preso il posto del timbro postale.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Definizione giuridica: la data certa è la prova, opponibile a terzi ai sensi dell'art. 2704 del codice civile, che un documento esisteva a una data determinata.
• Norma cardine: l'art. 2704 del codice civile disciplina quando la data di una scrittura privata è certa verso i terzi.
• Strumento attuale: la marcatura temporale qualificata, conforme all'art. 42 del Regolamento eIDAS, ha sostituito il timbro postale dismesso.
• Casi d'uso tipici: DVR, contratti tra privati, TFM, deleghe di sicurezza e documenti fiscali sono i cinque casi che la richiedono più spesso.
• Senza data certa: la data di una scrittura privata resta contestabile da chiunque non l'abbia firmata, e dimostrarla a posteriori spesso non è più possibile.

A cosa serve la data certa?

Serve a rendere la data di un documento opponibile a terzi, cioè utilizzabile nei confronti di chiunque e non solo fra chi lo ha sottoscritto. Senza, la data resta una dichiarazione delle parti, e in una contestazione è la prima cosa che viene messa in discussione.

• Verso i terzi: è il punto che conta, perché fra le parti la data raramente è oggetto di lite.
• Prova dell'esistenza: dimostra che quel documento, in quella forma, esisteva già a quel momento.
• Vale sul lungo periodo: serve quando la vicenda si riapre a distanza di anni, non il giorno della firma.

Qual è il valore di una Data Certa?

Il valore è probatorio: l'art. 2704 del codice civile stabilisce quando la data di una scrittura privata non autenticata è certa verso i terzi, e la marcatura temporale qualificata è lo strumento digitale che produce quell'effetto. La marca viene emessa da un prestatore di servizi fiduciari qualificato in conformità all'art. 42 del Regolamento europeo eIDAS.

• Opponibile a terzi: non è una data dichiarata, ma attestata da un soggetto qualificato.
• Verificabile da chiunque: chi riceve il documento può controllarla in autonomia, senza chiedere nulla a chi glielo ha dato.
• Il documento non cambia: l'apposizione non altera il contenuto, aggiunge la prova temporale.

Cos'è il riferimento temporale di un documento informatico?

È l'informazione di data e ora associata a un file. Da sola però non basta, perché può essere impostata da chi possiede il documento: diventa prova solo quando è attestata da un terzo qualificato, ed è la differenza fra un riferimento temporale qualsiasi e una marca temporale qualificata.

Quali documenti hanno bisogno della data certa?

Quelli la cui utilità dipende dal momento in cui sono stati formati: se dimostrare quando esisteva un documento serve a far valere un diritto, a rispettare un obbligo o a difendersi da una contestazione, allora la data certa non è un accessorio.

• Documento di valutazione dei rischi: è il caso più noto, perché in materia di sicurezza sul lavoro la data conta quanto il contenuto.
• Contratti fra privati: comodati, prestiti e scritture private in genere, dove la data è il primo elemento contestato.
• Compensi degli amministratori: le delibere sul trattamento di fine mandato, dove il momento della decisione ha effetti fiscali.
• Documenti fiscali e deleghe: registri, libri e deleghe in materia di sicurezza.

Conclusione

La data certa è la prova che un documento esisteva già in un dato momento, e la sua utilità sta in una parola: opponibile, cioè valida anche verso chi non ha firmato, secondo quanto stabilisce l'art. 2704 del codice civile per le scritture private. Lo strumento che produce quell'effetto è oggi la marcatura temporale qualificata, apposta da un prestatore di servizi fiduciari qualificato in conformità all'art. 42 del Regolamento eIDAS, che ha preso il posto del timbro postale dismesso. Conviene procurarsela prima che serva, perché apporla richiede pochi minuti mentre dimostrare a posteriori una data che manca spesso non è possibile.