Marca temporale obbligatoria: i casi previsti dalla legge

Nessun obbligo generale di marcatura: la data certa è richiesta da norme specifiche come quelle su DVR, deleghe di sicurezza e delibere TFM.

La domanda sull'obbligatorietà della marca temporale nasce da un equivoco di prospettiva: nessuna norma impone di marcare i documenti in quanto tale, mentre diverse norme pretendono che certi documenti abbiano una data opponibile ai terzi. La marcatura è quindi lo strumento, non l'obbligo, e la domanda utile diventa quali documenti debbano avere una data certa. Le conseguenze dell'omissione non sono formali, perché senza una data attestata da un terzo è chi possiede il documento a dover dimostrare quando lo ha formato. Il quadro generale è nella pagina su il servizio che appone la marcatura qualificata.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Regola generale: nessun obbligo universale di marcatura: l'obbligo nasce dalle singole norme che pretendono una data certa opponibile.
• Casi obbligatori tipici: documento di valutazione dei rischi ai sensi dell'art. 28 comma 2 del D.lgs 81/2008, deleghe di sicurezza e delibere TFM ai fini fiscali.
• Casi prudenziali: contratti tra privati, prestiti infruttiferi e documenti da opporre all'Agenzia delle Entrate, dove vale l'art. 2704 del codice civile.
• Marca separabile: i formati TSR consentono di conservare la marca come file distinto dal documento, che resta nel formato originale.
• Costo dell'omissione: senza marca la data resta contestabile e l'onere della prova ricade su chi invoca il documento, spesso a distanza di anni.

Quando serve la marca temporale?

Serve ogni volta che il momento di formazione di un documento produce effetti propri: non è lo strumento a essere obbligatorio, è la data certa a essere richiesta, e la marcatura è il modo con cui oggi la si ottiene. La domanda utile non è quindi se la marca sia dovuta, ma se quel documento debba avere una data opponibile.

• Quando lo impone una norma: è il caso del documento di valutazione dei rischi e delle deleghe in materia di sicurezza.
• Quando lo chiede il fisco: per gli atti da opporre all'Agenzia delle Entrate la data dichiarata non basta.
• Quando conviene comunque: nei rapporti fra privati, dove la data è il primo elemento che viene contestato.

Quali documenti richiedono per legge la data certa?

Quelli per cui una norma collega un effetto al momento in cui il documento è stato formato. I casi ricorrenti sono tre, e hanno in comune il fatto che senza una data opponibile l'adempimento si considera non assolto.

Come separare la marca temporale dal documento?

Usando i formati che la tengono distinta: nel TSR la marca è un file a sé, che accompagna il documento senza essere incorporato. È utile quando il documento deve restare nel formato originale, o quando la stessa marca deve essere archiviata in un sistema diverso da quello che custodisce il file.

• Marca separata: il documento non viene modificato e la prova vive come file autonomo.
• Vanno conservati insieme: separati fisicamente ma collegati logicamente, perché la verifica richiede entrambi.
• Marca incorporata: nei PDF è la scelta più comoda, perché il documento resta uno solo.

Cosa rischia chi non appone la marca dove è richiesta?

Che l'adempimento sia considerato non assolto e che l'onere della prova ricada su di lui: senza una data opponibile è chi invoca il documento a dover dimostrare quando è stato formato, cosa che a distanza di tempo è spesso impossibile.

• Onere ribaltato: con la marca è chi contesta a dover provare l'inesattezza, senza è il contrario.
• Sul piano sanzionatorio: per gli obblighi in materia di sicurezza l'assenza di data certa espone ai rilievi dell'organo di vigilanza.
• Sul piano fiscale: un atto senza data opponibile può non essere riconosciuto ai fini della deducibilità.

Conclusione

Non esiste un obbligo generale di apporre la marca temporale: l'obbligo nasce dalle singole norme che pretendono una data certa, e la marcatura è il modo con cui oggi la si ottiene. I casi ricorrenti sono il documento di valutazione dei rischi, per il quale l'art. 28 comma 2 del D.lgs 81/2008 collega l'adempimento alla data di formazione, le deleghe in materia di sicurezza, le delibere sul trattamento di fine mandato e gli atti da opporre all'Agenzia delle Entrate. Dove la data certa è richiesta e manca, l'onere di dimostrare quando il documento è stato formato ricade su chi lo invoca, ed è la ragione per cui conviene apporre la marcatura quando il documento nasce invece che cercarla dopo.