PEC e firma digitale: cosa prova ciascuna e quando unirle

In cosa la posta certificata si distingue dalla firma digitale, quali documenti spediti via PEC richiedono la firma e quando basta il domicilio digitale

PEC e firma digitale si usano spesso insieme, ma rispondono a domande diverse: la PEC dice quando un messaggio è partito e arrivato, la firma digitale chi ha sottoscritto un documento.

Per questo avere l'una non dà l'altra, e in alcuni casi servono entrambe.

Funzioni e usi della posta certificata sono spiegati nella guida alla PEC e agli strumenti collegati.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Funzioni distinte: La PEC attesta invio e consegna con ricevute opponibili ai terzi; la firma digitale rende verificabili provenienza e integrità di un documento (art. 1 CAD).
• Nessuna inclusione: Avere una casella PEC non comporta possedere una firma digitale, né avere una firma digitale dà una casella PEC.
• Forma scritta: Un documento con firma digitale soddisfa la forma scritta; senza, il giudice ne valuta liberamente idoneità e valore (art. 20, c. 1-bis, CAD).
• Istanze alla PA: Le istanze inviate dal proprio domicilio digitale valgono come sottoscritte davanti al funzionario (art. 65, c. 1, lett. c-bis, CAD).
• Relata firmata: Nelle notifiche degli avvocati la relata va firmata digitalmente e allegata al messaggio PEC (art. 3-bis, c. 5, L. 53/1994).

Che differenza c'è tra PEC e firma digitale?

La differenza tra PEC e firma digitale è che la PEC prova la trasmissione di un messaggio, mentre la firma digitale prova chi ha sottoscritto un documento e che non è stato modificato.

• PEC: sistema che attesta invio e avvenuta consegna e fornisce ricevute opponibili ai terzi (art. 1, lett. v-bis, CAD).
• Firma digitale: firma qualificata a chiavi crittografiche che rende manifesta e verificabile provenienza e integrità di un documento informatico (art. 1, lett. s).

Né l'una né l'altra, infine, coincidono con l'identità digitale usata per accedere ai servizi, come spiega l'articolo su SPID, PEC e firma a confronto.

Quali documenti inviati via PEC vanno firmati digitalmente?

Vanno firmati digitalmente i documenti spediti via PEC che richiedono una sottoscrizione con forma scritta o che una norma vuole firmati: la PEC trasporta il file, ma non lo sottoscrive.

• Atti delle notifiche forensi: relata, atto nativo digitale e procura, come spiega l'articolo sulla prova della notifica via PEC.
• Contratti e scritture: quando serve la forma scritta, che la firma digitale soddisfa (art. 20, c. 1-bis, CAD).
• Pratiche con requisiti propri: per esempio i depositi al registro delle imprese, che fissano anche il formato di firma.

Il formato scelto cambia il file che arriva al destinatario, come spiega l'articolo sulle differenze tra firma CAdES e PAdES.

La PEC può sostituire la firma digitale?

No, in generale la PEC non può sostituire la firma digitale: l'invio certificato prova spedizione e consegna, ma non che il mittente abbia sottoscritto il documento allegato, che senza firma qualificata è valutato liberamente dal giudice (art. 20, c. 1-bis, CAD).

C'è un'eccezione nei rapporti con la pubblica amministrazione: le istanze e le dichiarazioni trasmesse dal proprio domicilio digitale sono valide ed equivalgono a quelle firmate a mano davanti al funzionario (art. 65, cc. 1, lett. c-bis, e 2, CAD).

La PEC ha valore di firma?

La PEC vale come firma nel caso dell'art. 65 CAD, cioè per istanze e dichiarazioni alla PA inviate dal proprio domicilio digitale; di regola, invece, i documenti che richiedono una sottoscrizione vanno firmati prima dell'invio.

Con la webmail certificata SuperPEC i due passaggi stanno insieme: la firma digitale integrata permette di firmare gli allegati prima della spedizione, a 7,99 € per allegato, con la firma cheFIRMA! attivata gratis con la CIE di livello 3. La procedura è nell'articolo su come firmare gli allegati prima dell'invio.

Conclusione

PEC e firma digitale non si includono a vicenda: la PEC prova invio e consegna, la firma digitale autore e integrità del documento. Servono entrambe quando un documento da spedire richiede la sottoscrizione, salvo le istanze alla PA inviate dal domicilio digitale.

Per firmare e spedire dalla stessa casella c'è la PEC di LetteraSenzaBusta con firma digitale.