25 marzo 2024
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Se sei un imprenditore, un libero professionista o lavori nella Pubblica Amministrazione, saprai sicuramente che le regole per la conservazione digitale dei documenti fiscali prevedono obblighi da rispettare, se si vuole evitare di incorrere in spiacevoli sanzioni.
Tuttavia, spesso capire la legge non è particolarmente semplice e sull’argomento si tende a fare molta confusione. Il rischio di sbagliare alcune procedure e, dunque, ricevere multe inaspettate è dietro l’angolo.
Per questo motivo è importante conoscere in modo chiaro cosa dice la normativa sulla conservazione digitale dei documenti fiscali. Analizziamola nel dettaglio con tutte le sue sfaccettature e zone d’ombra.
Prima di addentrarci nella normativa è rilevante avere ben chiaro il concetto di conservazione digitale.
La conservazione digitale è un processo che permette di archiviare documenti fiscali in formato elettronico, preservando le caratteristiche legali richieste. Questo processo non si limita a una mera copia digitale, ma segue un iter ben definito che assicura la validità legale del documento e la sua conformità alla normativa vigente. La conservazione digitale, dunque, è ben diversa dalla conservazione sostitutiva, che prevede la sola dematerializzazione dei documenti originariamente cartacei.
Il processo di conservazione digitale, infatti, si articola in diverse fasi:
Nel processo di conservazione digitale due figure molto importanti sono il Responsabile della Gestione Documentale e il Responsabile della Conservazione.
Il Responsabile della Gestione Documentale è un ruolo che solitamente viene ricoperto da un dirigente o un funzionario con competenze tecnico-archivistiche, incaricato di gestire il protocollo informatico, i flussi documentali e gli archivi. I suoi compiti includono la produzione del pacchetto di versamento, il trasferimento dei documenti nel sistema di conservazione e la creazione del Manuale di Gestione Documentale.
Il Responsabile della Conservazione è, invece, il soggetto che definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in base alla tipologia dei documenti, gestisce il processo di conservazione, assicurandone la conformità alla normativa vigente, genera il rapporto di versamento e redige il Manuale della Conservazione.
La nomina di entrambe le figure è obbligatoria nelle Pubbliche Amministrazioni, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e da altre normative correlate. Nelle aziende private, invece, solo la nomina del responsabile della conservazione è obbligatoria.
Per quanto riguarda i documenti fiscali che devono essere conservati digitalmente, la conservazione è obbligatoria, attualmente, solo per i documenti “nativi digitali”, come le fatture elettroniche, i contratti con firma digitale e il contenuto delle e-mail PEC.
Per gestire il processo di conservazione digitale dei documenti, il Responsabile della Conservazione può anche delegare tutte le sue funzioni ad un ente esterno. Nelle PA la delega deve essere fatta esclusivamente verso un ente certificato dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), mentre per le aziende private questo requisito non è obbligatorio ma fortemente consigliato.
L’AgID certifica, infatti, quegli enti che abbiano dimostrato di avere i requisiti necessari per garantire la corretta conservazione digitale dei documenti, nel rispetto dell’autenticità, dell’integrità, dell’affidabilità, della leggibilità e della reperibilità di questi.
Tra i conservatori digitali approvati dall’AgID rientra anche LetteraSenzaBusta. Con i servizi offerti da LetteraSenzaBusta, infatti, è possibile sia conservare digitalmente i propri documenti fiscali che apporre su di essi la firma digitale o la validazione temporale.
Qual è la differenza tra pacchetto di versamento e rapporto di versamento?
Il pacchetto di versamento è un insieme di documenti digitali che vengono inviati al sistema di conservazione per essere archiviati. Una volta che il pacchetto di versamento è stato correttamente versato, viene generato un rapporto di versamento. Quest’ultimo è un documento che conferma la presa in carico del pacchetto di versamento da parte del sistema di conservazione e contiene ulteriori informazioni relative al processo.
Che cos’è un sistema di conservazione?
Un sistema di conservazione è l’insieme di regole, procedure e tecnologie che assicurano la conservazione dei documenti informatici nel tempo, garantendo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
Che cos’è un protocollo informatico?
Il protocollo informatico è un sistema di gestione, registrazione e tracciabilità dei documenti informatici prodotti e acquisiti da una pubblica amministrazione e ha lo scopo di identificare univocamente tutti i documenti.
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