La conservazione digitale dei documenti fiscali spiegata semplice

25 marzo 2024

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Tutto su conservazione digitale e documenti fiscali: normative semplificate

Se sei un imprenditore, un libero professionista o lavori nella Pubblica Amministrazione, saprai sicuramente che le regole per la conservazione digitale dei documenti fiscali prevedono obblighi da rispettare, se si vuole evitare di incorrere in spiacevoli sanzioni.

Tuttavia, spesso capire la legge non è particolarmente semplice e sull’argomento si tende a fare molta confusione. Il rischio di sbagliare alcune procedure e, dunque, ricevere multe inaspettate è dietro l’angolo.

Per questo motivo è importante conoscere in modo chiaro cosa dice la normativa sulla conservazione digitale dei documenti fiscali. Analizziamola nel dettaglio con tutte le sue sfaccettature e zone d’ombra.

Conservazione digitale dei documenti fiscali: cosa dice la legge

Prima di addentrarci nella normativa è rilevante avere ben chiaro il concetto di conservazione digitale.

La conservazione digitale è un processo che permette di archiviare documenti fiscali in formato elettronico, preservando le caratteristiche legali richieste. Questo processo non si limita a una mera copia digitale, ma segue un iter ben definito che assicura la validità legale del documento e la sua conformità alla normativa vigente. La conservazione digitale, dunque, è ben diversa dalla conservazione sostitutiva, che prevede la sola dematerializzazione dei documenti originariamente cartacei.

Il processo di conservazione digitale, infatti, si articola in diverse fasi:

  1. Trasferimento: i documenti vengono trasferiti nel sistema di conservazione.
  2. Verifica: il sistema controlla la coerenza dei documenti con le normative.
  3. Rapporto di versamento: viene generato un rapporto che può includere la firma digitale o la validazione temporale del documento, per conservarne la validità legale.

Conservazione digitale dei documenti fiscali: figure chiave del processo

Nel processo di conservazione digitale due figure molto importanti sono il Responsabile della Gestione Documentale e il Responsabile della Conservazione.

Il Responsabile della Gestione Documentale è un ruolo che solitamente viene ricoperto da un dirigente o un funzionario con competenze tecnico-archivistiche, incaricato di gestire il protocollo informatico, i flussi documentali e gli archivi. I suoi compiti includono la produzione del pacchetto di versamento, il trasferimento dei documenti nel sistema di conservazione e la creazione del Manuale di Gestione Documentale.

Il Responsabile della Conservazione è, invece, il soggetto che definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in base alla tipologia dei documenti, gestisce il processo di conservazione, assicurandone la conformità alla normativa vigente, genera il rapporto di versamento e redige il Manuale della Conservazione.

La nomina di entrambe le figure è obbligatoria nelle Pubbliche Amministrazioni, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e da altre normative correlate. Nelle aziende private, invece, solo la nomina del responsabile della conservazione è obbligatoria.

Per quanto riguarda i documenti fiscali che devono essere conservati digitalmente, la conservazione è obbligatoria, attualmente, solo per i documenti “nativi digitali”, come le fatture elettroniche, i contratti con firma digitale e il contenuto delle e-mail PEC.

Conservazione digitale dei documenti fiscali: i servizi di LetteraSenzaBusta

Per gestire il processo di conservazione digitale dei documenti, il Responsabile della Conservazione può anche delegare tutte le sue funzioni ad un ente esterno. Nelle PA la delega deve essere fatta esclusivamente verso un ente certificato dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), mentre per le aziende private questo requisito non è obbligatorio ma fortemente consigliato.

L’AgID certifica, infatti, quegli enti che abbiano dimostrato di avere i requisiti necessari per garantire la corretta conservazione digitale dei documenti, nel rispetto dell’autenticità, dell’integrità, dell’affidabilità, della leggibilità e della reperibilità di questi.

Tra i conservatori digitali approvati dall’AgID rientra anche LetteraSenzaBusta. Con i servizi offerti da LetteraSenzaBusta, infatti, è possibile sia conservare digitalmente i propri documenti fiscali che apporre su di essi la firma digitale o la validazione temporale.

Takeaways

  • La conservazione digitale non è semplicemente una copia digitale dei documenti, ma segue un processo ben definito per garantirne la validità legale. Questo processo include fasi come il trasferimento dei documenti nel sistema di conservazione, la verifica della conformità alle normative e la generazione di un rapporto di versamento che può includere firme digitali o validazioni temporali.
  • Nel processo di conservazione digitale sono fondamentali due figure: il Responsabile della Gestione Documentale e il Responsabile della Conservazione. Il primo si occupa della gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali, mentre il secondo definisce le caratteristiche del sistema di conservazione e ne assicura la conformità normativa.
  • Sia la nomina del Responsabile della Gestione Documentale, sia la nomina del Responsabile della Conservazione è obbligatoria nelle Pubbliche Amministrazioni, mentre nel caso delle aziende private è obbligatoria solo la nomina del Responsabile della Conservazione. Attualmente, la conservazione digitale è obbligatoria solo per i documenti "nativi digitali" come fatture elettroniche, contratti con firma digitale ed e-mail PEC.
  • Il Responsabile della Conservazione può delegare le sue funzioni a un ente esterno certificato dall'AgID. LetteraSenzaBusta è uno di questi enti certificati e offre sia servizi per la conservazione digitale dei documenti fiscali sia la possibilità di apporre firma digitale o validazione temporale su di essi per rispettarne la validità legale.

Domande & Risposte

Qual è la differenza tra pacchetto di versamento e rapporto di versamento?

Il pacchetto di versamento è un insieme di documenti digitali che vengono inviati al sistema di conservazione per essere archiviati. Una volta che il pacchetto di versamento è stato correttamente versato, viene generato un rapporto di versamento. Quest’ultimo è un documento che conferma la presa in carico del pacchetto di versamento da parte del sistema di conservazione e contiene ulteriori informazioni relative al processo.

Che cos’è un sistema di conservazione?

Un sistema di conservazione è l’insieme di regole, procedure e tecnologie che assicurano la conservazione dei documenti informatici nel tempo, garantendo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

Che cos’è un protocollo informatico?

Il protocollo informatico è un sistema di gestione, registrazione e tracciabilità dei documenti informatici prodotti e acquisiti da una pubblica amministrazione e ha lo scopo di identificare univocamente tutti i documenti.