22 marzo 2024
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L’entrata in vigore del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) ha portato con sé una serie di obblighi per le Pubbliche Amministrazioni, le società e i liberi professionisti per quanto riguarda la conservazione digitale dei propri documenti.
In particolare, questo codice ha, di fatto, reso obbligatoria la conservazione digitale di fatture digitali, contratti firmati digitalmente ed e-mail PEC, allo scopo di assicurare la durata legale nel tempo di questi documenti e di garantirne accessibilità, immutabilità, leggibilità e reperibilità.
Per adempiere a questo scopo sono state definite alcune figure chiave nel sistema di conservazione come il Responsabile del Sistema di Gestione Documentale e il Responsabile della Conservazione. Analizziamo, dettagliatamente, chi sono e quali compiti hanno.
Il Responsabile del Sistema di Gestione Documentale (RSGD) è una figura chiave nell’ambito della conservazione digitale, in particolare per le PA. Questo professionista si occupa di garantire l’efficienza e la conformità dei processi di gestione dei documenti all’interno di un’organizzazione, assicurando che ogni documento sia correttamente archiviato, protetto e facilmente recuperabile.
Il Responsabile del Sistema di Gestione Documentale ha il compito di valutare le procedure amministrative e di preparare un Manuale di Gestione Documentale, che deve essere costantemente aggiornato. Questo manuale deve contenere le procedure corrette per la gestione dei documenti.
Un altro ruolo fondamentale del RSGD è quello di autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo, una responsabilità che richiede un’approfondita conoscenza delle normative e delle pratiche interne.
Inoltre, il RSGD regola l’accesso ai documenti, gestendo il flusso di informazioni e garantendo che solo il personale autorizzato possa accedere a determinati dati. Il Responsabile del Sistema di Gestione collabora strettamente con il Responsabile della Conservazione.
Il Responsabile della Conservazione (RdC) è una figura con competenze trasversali che spaziano dall’informatica al diritto, fino all’archivistica, e che assicura che il patrimonio informativo sia preservato nel tempo, mantenendo la sua validità legale e la sua accessibilità.
Il Responsabile della Conservazione stabilisce le linee guida e le procedure per la corretta conservazione dei documenti digitali, supervisiona l’intero sistema di conservazione, garantendo che sia efficiente, sicuro e conforme alle leggi, e fornisce assistenza e formazione agli utenti del sistema, affinché possano navigare correttamente le procedure di conservazione.
Tra i compiti del Responsabile della Conservazione c’è anche quello di redigere il Manuale della Conservazione, che descrive in modo dettagliato il sistema di conservazione, e quello di effettuare controlli periodici, per assicurare che i documenti siano conservati correttamente e che il sistema sia privo di vulnerabilità.
Il Responsabile della Conservazione, sotto la sua responsabilità, può anche scegliere di delegare parte della conservazione dei documenti o l’intero processo ad un altro ente. Nelle Pubbliche Amministrazioni è necessario che questo sia certificato dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), come LetteraSenzaBusta.
Con i servizi di conservazione digitale di LetteraSenzaBusta è possibile conservare digitalmente i documenti e garantirne l’accessibilità, l’immutabilità, la leggibilità e la reperibilità nel tempo.
Inoltre, LetteraSenzaBusta, grazie ai servizi accessori di firma digitale e validazione temporale, permette anche la trasformazione digitale dei documenti rispettandone la validità legale.
Cosa si intende per registrazione di protocollo?
La registrazione di protocollo si riferisce all’atto di assegnare un numero progressivo e univoco ad ogni documento che entra o esce da un’organizzazione, garantendo così la tracciabilità del documento.
Cosa deve contenere il Manuale di Gestione Documentale?
Il Manuale di Gestione Documentale deve contenere gli aspetti organizzativi e formali dei documenti, il protocollo informatico, la classificazione, la selezione e la formazione delle aggregazioni documentali, i flussi di lavorazione, le misure di sicurezza e le procedure per la conservazione dei documenti.
Cosa deve contenere il Manuale della Conservazione?
Il Manuale della Conservazione deve contenere le procedure di versamento dei documenti in conservazione, le caratteristiche del sistema di conservazione utilizzato, le misure di sicurezza per proteggere i documenti e i ruoli e le responsabilità delle persone coinvolte nel processo di conservazione.
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