25 novembre 2025
Conservazione
La gestione della documentazione cartacea è una delle sfide più complesse per professionisti e aziende: occupa spazio, richiede tempo per essere archiviata e consultata e aumenta il rischio di smarrimento o danneggiamento dei documenti più importanti. Allo stesso tempo, la legge impone l'obbligo di conservare fatture, ricevute, scontrini e molti altri documenti per un determinato periodo, con pesanti conseguenze in caso di mancanza o irregolarità.
La digitalizzazione consente di trasformare i documenti cartacei in file elettronici e, se eseguita correttamente, permette di mantenerne la piena validità legale nel tempo. Non si tratta solo di fare una scansione, ma di applicare un vero processo di conservazione digitale a norma che garantisca integrità, autenticità e reperibilità dei documenti in conformità alle normative italiane ed europee.
Per entrare ancora più nel dettaglio e capire come funziona la conservazione a norma dei documenti digitalizzati, puoi leggere questa risorsa dedicata alla conservazione digitale, dove trovi spiegazioni, requisiti normativi e indicazioni pratiche per evitare errori.
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Attiva ora DocuCloud Tariffazione a consumo reale (Pay per MB) • Conservazione decennale garantita • Zero costi di abbonamentoPer rendere valido legalmente un documento digitalizzato, non basta semplicemente scannerizzarlo. È necessario seguire determinati passaggi per garantirne la validità legale, tra cui:
Solo seguendo questi passaggi sarà possibile mantenere le caratteristiche di autenticità, leggibilità, integrità e reperibilità richieste dalla normativa per la conservazione digitale dei documenti.
La conservazione digitale dei documenti non si limita a un semplice salvataggio su un supporto digitale. È necessario seguire un processo ben definito che garantisca la sicurezza e l'affidabilità dei documenti nel lungo periodo.
Il primo passo del processo di conservazione digitale è la creazione di un pacchetto di versamento, che include i documenti digitalizzati e i relativi metadati, assicurandone la validità legale. Successivamente, il pacchetto di versamento viene trasformato in un pacchetto di conservazione, che conserva i documenti in un archivio elettronico sicuro, impedendo che vengano alterati o danneggiati.
Infine, i documenti digitalizzati vengono resi disponibili tramite un pacchetto di distribuzione, che include i file e i rapporti di conservazione, assicurando la completa trasparenza del processo e la disponibilità dei documenti in qualsiasi momento.
La responsabilità della conservazione digitale a norma di legge ricade sul Responsabile della Conservazione all'interno di un'azienda o ente pubblico. Tuttavia, questo processo può essere delegato a professionisti certificati, che garantiscono il pieno rispetto delle normative legali e la sicurezza dei documenti.
Per questo è essenziale affidarsi a esperti del settore, certificati dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale). Esistono diverse soluzioni come DocuCloud, che offre la conservazione digitale sicura e conforme per la digitalizzazione e la conservazione dei documenti.
Con DocuCloud, puoi conservare digitalmente tutti i tuoi documenti in modo sicuro e conforme alle normative italiane ed europee, mantenendo inalterato il loro valore legale.
Trasformare i tuoi documenti cartacei in formato digitale non solo consente di risparmiare spazio, ma ti permette anche di proteggerli legalmente nel tempo. La conservazione digitale a norma di legge garantisce che i tuoi documenti siano protetti da modifiche non autorizzate, mantenendo la loro validità legale.
Affidarsi a un servizio come DocuCloud permette di conservare i tuoi documenti in modo sicuro, economico e conforme alla normativa, senza vincoli annuali o costi fissi. Se desideri un sistema di conservazione che rispetti le leggi italiane ed europee, la scelta ideale è proprio DocuCloud.
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Procedi all’attivazione di DocuCloud Attivazione gratis • Riconosciuto a livello UE • Ideale per tutti i profili da privati ad impreseI formati digitali legali per la conservazione sono PDF, PDF/A, TIFF, JPG, XML, e TXT. Solo questi formati sono accettati per garantire la validità legale del documento.
Per firmare un documento digitalmente, è necessario utilizzare un software di firma digitale certificato che rispetti gli standard legali previsti dalla normativa.
La marca temporale è un certificato che attesta l'ora e la data di creazione di un documento, assicurando che il documento non sia stato alterato nel tempo.
I documenti devono essere conservati per almeno 10 anni, in base alla normativa vigente, con la possibilità di conservarli per periodi più lunghi, a seconda della tipologia di documento.
Il pacchetto di versamento è una raccolta di documenti digitalizzati, metadati e altre informazioni necessarie per garantirne la validità legale e la sicurezza.
Sì, la firma digitale è essenziale per garantire che il documento abbia lo stesso valore legale di un documento cartaceo firmato manualmente.
Per garantire la sicurezza dei documenti digitalizzati, è fondamentale utilizzare sistemi di conservazione digitale a norma, che impiegano firme digitali, marche temporali e soluzioni di archiviazione sicura.
Solo le persone autorizzate, in base alla normativa e alle politiche aziendali, possono accedere ai documenti conservati digitalmente.
Se un documento digitale viene alterato, la sua validità legale viene compromessa, motivo per cui è essenziale utilizzare soluzioni di conservazione sicura e protetta.
Assicurati che il servizio scelto sia certificato, conforme alle normative italiane ed europee, e offra misure di sicurezza avanzate per la protezione dei documenti digitali.
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