Cosa si intende, di preciso, con sistema di conservazione digitale?

18 marzo 2024

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Dai metadati ai protocolli di sicurezza: un viaggio nel cuore del sistema di conservazione digitale

Negli ultimi anni, la conservazione dei documenti in formato elettronico è diventata una necessità di vitale importanza per le aziende, i professionisti e le Pubbliche Amministrazioni.

La normativa italiana, infatti, ha introdotto specifici obblighi e riferimenti legislativi che regolamentano il sistema di conservazione digitale e che permettono di garantire l’integrità, l’autenticità e la leggibilità dei documenti nel tempo.

In particolare, i principi fondamentali per la conservazione digitale e la definizione delle modalità tecniche e legali per la gestione a norma dei documenti digitali sono contenuti nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Secondo il CAD il processo di conservazione digitale deve assicurare che i documenti siano conservati in formati che ne permettano la consultazione nel tempo, senza alterazioni.

Questo processo di conservazione è supportato da un’infrastruttura: il sistema di conservazione digitale. Vediamo che cos’è e a cosa serve.

Che cos'è il sistema di conservazione digitale

Per sistema di conservazione digitale si intende l’infrastruttura tecnologica e i protocolli specifici impiegati per proteggere e mantenere accessibili i dati digitali nel lungo termine. Un sistema di conservazione digitale efficace si basa su diverse componenti chiave come gli hardware e i software, fondamentali per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati, l’adozione di standard internazionali nelle pratiche di conservazione, come il Modello OAIS (Open Archival Information System), e la gestione dei metadati, cruciali per la catalogazione, il recupero e la comprensione dei dati conservati.

Il sistema di conservazione deve inoltre rispettare dei requisiti fondamentali, quali l’accessibilità dei dati sul lungo periodo, la protezione di questi da accessi non autorizzati, corruzione o perdite, e la consultabilità dei dati in qualsiasi momento.

A cosa serve il sistema di conservazione digitale

La funzione principale del sistema di conservazione digitale è quella di garantire la longevità e l’accessibilità delle informazioni digitali. Per farlo è necessario mettere in atto alcune procedure specifiche, come:

• La creazione di copie multiple dei dati in diverse località fisiche o cloud per prevenire la perdita di dati.
• L’utilizzo di formati di file standard e aperti per assicurare che i dati possano essere letti e utilizzati anche in futuro, indipendentemente dall’evoluzione del software.
• Il trasferimento regolare dei dati su nuovi supporti di memorizzazione o in nuovi formati per contrastare l’obsolescenza tecnologica.
• La realizzazione di una documentazione dettagliata delle informazioni sui dati, come la data di creazione, l’autore, il formato e il contesto, per facilitare la ricerca e il recupero dei dati.
• Il monitoraggio regolare dei dati per rilevare e correggere eventuali errori o corruzioni.
• La protezione dei dati da accessi non autorizzati, attacchi informatici e altri rischi di sicurezza attraverso l’uso di firewall, criptazione e sistemi di autenticazione.

Le figure che cooperano per realizzare tutto questo sono il Responsabile della Conservazione e il Responsabile della Gestione Documentale.

Servizi di conservazione digitale: a chi rivolgersi

Per gestire meglio la conservazione digitale, il Responsabile della Conservazione può delegare questa ad altri enti. Questi, però, devono essere certificati dall’AgID. Tra le terze parti certificate che possono svolgere questo ruolo c’è anche LetteraSenzaBusta.

Grazie al servizio di conservazione digitale di LetteraSenzaBusta, non sarà necessario installare nessun software sul proprio PC, né recarsi fisicamente in nessun luogo. Tutto può essere fatto in pochi istanti direttamente online e dalla propria dimora o dal proprio ufficio. I documenti verranno conservati nel totale rispetto della normativa e saranno accessibili ogni qualvolta lo si vorrà.

Takeaways

• Il sistema di conservazione digitale è un'infrastruttura tecnologica con protocolli specifici utilizzati per proteggere e mantenere accessibili i dati digitali nel lungo termine.
• Un sistema di conservazione efficace si basa su componenti chiave come hardware, software e standard internazionali come il Modello OAIS. Deve rispettare requisiti fondamentali come l'accessibilità a lungo termine, la protezione dai rischi di corruzione o perdita dei dati, e la consultabilità dei dati in qualsiasi momento.
• Il sistema di conservazione digitale ha lo scopo principale di garantire la longevità e l'accessibilità delle informazioni digitali. Ciò viene realizzato attraverso procedure specifiche come la creazione di copie multiple dei dati, l'utilizzo di formati di file standard e aperti, il trasferimento regolare dei dati su nuovi supporti, la documentazione dettagliata dei metadati e il monitoraggio regolare dei dati per rilevare errori o corruzioni.
• Per gestire efficacemente la conservazione digitale, il Responsabile della Conservazione può delegare questa responsabilità a enti certificati come LetteraSenzaBusta, che offre un servizio di conservazione digitale conforme alle normative vigenti.

Domande & Risposte

Che cos’è il modello OAIS (Open Archival Information System)?

Il modello OAIS (Open Archival Information System) è un modello concettuale per la gestione, l’archiviazione e la conservazione a lungo termine dei documenti digitali. Fornisce un quadro di riferimento che delinea le funzioni, le responsabilità e l’organizzazione di un sistema che mira a preservare le informazioni digitali nel lungo periodo, garantendone l’accesso a una comunità di utenti identificati.

Qual è la differenza tra il Responsabile della Conservazione e il Responsabile della Gestione Documentale?

Il Responsabile della Conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Mentre il Responsabile della Gestione Documentale si occupa della tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, assicurando la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento al sistema di conservazione.

Qual è la differenza tra conservazione digitale e sistema di conservazione digitale?

La conservazione digitale si riferisce al processo che permette di conservare i documenti in formato digitale, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti. Il sistema di conservazione digitale, invece, è l’infrastruttura tecnologica e l’insieme delle procedure che supportano questo processo.