15 marzo 2024
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La conservazione digitale è un processo mediante il quale i documenti in formato digitale vengono protetti e mantenuti accessibili nel tempo. Lo scopo della conservazione digitale è duplice: da un lato, serve a garantire l’integrità e l’autenticità dei dati nel lungo periodo; dall’altro, serve a facilitare l’accesso alle informazioni da parte degli utenti autorizzati.
L’autenticità dei documenti digitali viene garantita tramite la firma digitale, che consente di verificare che un documento non sia stato modificato dopo la sua firma, e da validazioni temporali, che forniscono una prova temporale dell’esistenza di un dato in un determinato momento.
La conservazione digitale rappresenta un aspetto molto importante, soprattutto per la gestione dei documenti delle aziende e delle pubbliche amministrazioni. In Italia, la normativa di riferimento per la conservazione digitale è contenuta nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Vediamo di cosa si tratta e quali sono i suoi aspetti fondamentali.
Come già accennato, il pilastro legislativo che regola la conservazione digitale in Italia è il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Istituito con il D.Lgs. 82/2005 e successivamente aggiornato, il CAD stabilisce i principi e le regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici.
Secondo il CAD, la conservazione digitale deve assicurare che i documenti siano leggibili e utilizzabili nel tempo, mantenendo inalterate tutte le caratteristiche necessarie a garantirne la validità giuridica tramite l’apposizione sui documenti di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato.La normativa prevede, inoltre, l’utilizzo di formati di file duraturi e aperti, come il PDF/A, che garantiscono la conservabilità nel tempo senza legarsi a specifici software proprietari.
Il CAD stabilisce anche che la conservazione digitale deve essere effettuata in ambienti sicuri, con sistemi in grado di prevenire la perdita di dati. Inoltre, è necessario garantire la tracciabilità di ogni operazione effettuata sui documenti conservati, attraverso l’uso di Registri di Conservazione che registrano ogni accesso e modifica.
Un altro elemento fondamentale della normativa è il Manuale di Conservazione, un documento che descrive le procedure e le modalità tecniche adottate per la conservazione dei documenti elettronici.
Il Manuale deve essere redatto secondo le linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che fornisce anche l’elenco dei conservatori accreditati, ovvero soggetti che offrono servizi di conservazione digitale in linea con le normative vigenti.
Una figura chiave stabilita dalla normativa sulla conservazione digitale è il responsabile della conservazione. Si tratta di una figura professionale incaricata di gestire il processo di conservazione digitale dei documenti.
Questo ruolo richiede una profonda conoscenza delle normative, delle tecnologie informatiche e delle procedure di sicurezza. Il responsabile, infatti, deve garantire che i documenti digitali siano accessibili, leggibili nel tempo, e mantengano la loro validità giuridica.
In particolare, le Competenze richieste al Responsabile della Conservazione sono:
Ogni soggetto che opera la conservazione digitale a norma dei propri documenti deve nominare un Responsabile di Conservazione, questo può essere sia interno all’organizzazione che esterno. La nomina è di tipo formale e avviene con una lettera d’incarico o un atto di nomina, controfirmato dal responsabile selezionato.
L’outsourcing permette di delegare la gestione e conservazione dei documenti digitali a fornitori specializzati. La conservazione digitale in outsourcing assicura l’accesso ai dati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Inoltre, i fornitori si adeguano alle normative vigenti in materia di privacy e conservazione dei dati, garantendo la conformità legale della conservazione digitale.
Nella scelta di un fornitore di servizi di conservazione è importante rivolgersi a candidati certificati dall’AgID, come LetteraSenzaBusta, che permette la conservazione digitale a norma di qualsiasi documento.
Con LetteraSenzaBusta, le aziende possono contare su una gestione dei dati digitale di qualità, che garantisce l’integrità e l’accessibilità e la validità giuridica delle informazioni nel tempo, tramite i servizi di data e ora certa e di firma digitale.
Registro di Conservazione e Manuale di Conservazione sono la stessa cosa?
No, il registro di conservazione è un documento che traccia tutte le operazioni effettuate sui documenti digitali conservati, mentre il manuale di conservazione è una guida che descrive le procedure e le politiche adottate per la conservazione dei documenti digitali.
Quali documenti devono essere conservati digitalmente per legge?
Per legge, devono essere conservati digitalmente le fatture elettroniche, le comunicazioni PEC e i contratti firmati digitalmente.
Per quanto tempo vengono conservati i documenti digitali dal Responsabile di Conservazione?
I documenti vengono conservati per il periodo stabilito dalla legge, che può variare in base al tipo di documento, generalmente, non meno di 10 anni.
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