24 novembre 2025
Conservazione
La conservazione digitale è il processo attraverso cui i documenti informatici vengono mantenuti integri, autentici, leggibili e reperibili nel tempo, con pieno valore giuridico.
Non si tratta di una semplice “archiviazione” di file su PC o in cloud, ma di un insieme di regole tecniche, organizzative e legali definite dalla normativa italiana ed europea, che richiedono procedure precise, ruoli formalmente individuati e sistemi tecnologici adeguati.
In Italia, il principale riferimento è il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), affiancato dalle Linee Guida AgID e dal Regolamento eIDAS a livello europeo, che disciplinano la validità dei documenti informatici, delle firme elettroniche, delle marche temporali e dei servizi fiduciari digitali.
In questo articolo vedremo in modo chiaro e pratico quali sono le norme principali, cosa prevedono per la conservazione digitale, quale ruolo ha il Responsabile della Conservazione e quando può essere utile affidarsi a un servizio esterno a norma come DocuCloud.
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Attiva adesso DocuCloud Validità giuridica per 10 anni • Attivazione gratuita • Tariffazione a consumo (Pay per MB)La conservazione digitale è un processo mediante il quale i documenti in formato digitale vengono protetti e mantenuti accessibili nel tempo, garantendo non solo la loro disponibilità, ma soprattutto la validità legale.
Lo scopo della conservazione digitale è duplice: da un lato, serve a garantire l’integrità e l’autenticità dei dati nel lungo periodo; dall’altro, serve a facilitare l’accesso alle informazioni da parte degli utenti autorizzati, anche a distanza di anni dalla loro formazione.
L’autenticità dei documenti digitali viene garantita tramite la firma digitale o il sigillo elettronico qualificato, che consentono di verificare che un documento non sia stato modificato dopo la sua sottoscrizione, e da validazioni temporali, che forniscono una prova certa dell’esistenza di un dato in un determinato momento.
La conservazione digitale rappresenta un aspetto molto importante, soprattutto per la gestione dei documenti delle aziende e delle pubbliche amministrazioni, che devono poter dimostrare nel tempo i propri diritti, obblighi e adempimenti fiscali.
In Italia, la normativa di riferimento per la conservazione digitale è contenuta nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Vediamo di cosa si tratta e quali sono i suoi aspetti fondamentali.
Come già accennato, il pilastro legislativo che regola la conservazione digitale in Italia è il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), istituito con il D.Lgs. 82/2005 e successivamente aggiornato.
Il CAD stabilisce i principi e le regole tecniche per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, ponendo le basi per un’amministrazione e un sistema Paese sempre più digitale e paperless.
Secondo il CAD, la conservazione digitale deve assicurare che i documenti siano leggibili e utilizzabili nel tempo, mantenendo inalterate tutte le caratteristiche necessarie a garantirne la validità giuridica tramite l’apposizione sui documenti di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato, accompagnati da marche temporali che ne fissano la data certa.
La normativa prevede, inoltre, l’utilizzo di formati di file duraturi e aperti, come il PDF/A, che garantiscono la conservabilità nel tempo senza legarsi a specifici software proprietari o a tecnologie soggette a rapida obsolescenza.
Il CAD stabilisce anche che la conservazione digitale deve essere effettuata in ambienti sicuri, con sistemi in grado di prevenire la perdita di dati, la loro alterazione o accessi non autorizzati, adottando adeguate misure di sicurezza logica e fisica.
È inoltre necessario garantire la tracciabilità di ogni operazione effettuata sui documenti conservati, attraverso l’uso di Registri di Conservazione che registrano accessi, versamenti, consultazioni e operazioni rilevanti.
Un altro elemento fondamentale della normativa è il Manuale di Conservazione, un documento che descrive le procedure, i ruoli, i soggetti coinvolti e le modalità tecniche adottate per la conservazione dei documenti elettronici.
Il Manuale deve essere redatto secondo le indicazioni dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che emana le Linee Guida in materia e fornisce anche l’elenco dei conservatori accreditati, ovvero soggetti che offrono servizi di conservazione digitale in linea con le normative vigenti.
Una figura chiave stabilita dalla normativa sulla conservazione digitale è il Responsabile della Conservazione, che ha il compito di presidiare l’intero sistema.
Si tratta di una figura professionale incaricata di gestire e governare il processo di conservazione digitale dei documenti, assicurando che sia coerente con il CAD, le Linee Guida AgID e la normativa fiscale e civilistica.
Questo ruolo richiede una profonda conoscenza delle normative, delle tecnologie informatiche e delle procedure di sicurezza, oltre a competenze organizzative e archivistiche.
Il Responsabile, infatti, deve garantire che i documenti digitali siano accessibili, leggibili nel tempo e giuridicamente validi, anche in caso di controlli, ispezioni o contenziosi.
In particolare, le competenze richieste al Responsabile della Conservazione sono:
Ogni soggetto che attua la conservazione digitale a norma dei propri documenti deve nominare un Responsabile della Conservazione, che può essere sia interno all’organizzazione sia esterno.
La nomina è di tipo formale e avviene con una lettera d’incarico o un atto di nomina, controfirmato dal responsabile selezionato, in cui vengono definiti ambito di responsabilità, durata e eventuali deleghe operative.
L’outsourcing permette di delegare la gestione e conservazione dei documenti digitali a fornitori specializzati, che mettono a disposizione infrastrutture tecnologiche, competenze e processi già conformi alla normativa.
La conservazione digitale in outsourcing assicura l’accesso ai dati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, attraverso piattaforme web sicure, e consente anche a realtà medio-piccole di beneficiare di un sistema di conservazione evoluto senza doverlo costruire internamente.
Inoltre, i fornitori seri si adeguano alle normative vigenti in materia di privacy, protezione dei dati personali e conservazione dei documenti informatici, garantendo la conformità legale della conservazione digitale e riducendo il rischio di errori procedurali.
Nella scelta di un fornitore di servizi di conservazione è importante rivolgersi a soggetti che rispettino le Linee Guida AgID e siano in grado di dimostrare la propria affidabilità, come LetteraSenzaBusta, che permette la conservazione digitale a norma di qualsiasi documento grazie al servizio DocuCloud.
Scegliendo la nostra offerta potrai, oltre alla conservazione digitale, assicurare la piena validità giuridica delle informazioni informatiche nel tempo grazie ai servizi di data e ora certa e di firma digitale, integrando in un unico ecosistema conservazione, firma e marcatura temporale.
La normativa sulla conservazione digitale in Italia non è un semplice “corredo tecnico”, ma rappresenta la base per garantire che i documenti informatici di imprese, PA e professionisti abbiano valore probatorio nel tempo.
Conoscere il quadro normativo (CAD, Linee Guida AgID, eIDAS), comprendere il ruolo del Responsabile della Conservazione e valutare correttamente l’opportunità di affidarsi a un conservatore digitale sono passaggi fondamentali per evitare rischi legali, sanzioni e problemi in caso di controlli.
Affidarsi a servizi specializzati come DocuCloud consente di trasformare un adempimento complesso in un processo semplice, automatizzato e conforme, con costi chiari e un supporto dedicato.
In questo modo, la normativa non diventa un ostacolo, ma uno strumento di tutela a favore dell’organizzazione, del suo patrimonio documentale e della sua credibilità nei confronti di clienti, fornitori e autorità.
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L’archiviazione digitale è il semplice salvataggio di file (ad esempio su PC o cloud), mentre la conservazione digitale a norma è un processo regolamentato che garantisce integrità, autenticità, leggibilità e tracciabilità dei documenti nel tempo, secondo quanto previsto dal CAD e dalle Linee Guida AgID.
Il Manuale di Conservazione descrive in modo formale come è organizzato il sistema di conservazione: ruoli, responsabilità, procedure tecniche, misure di sicurezza, formati utilizzati e modalità di esibizione. È un documento richiesto dalla normativa e rappresenta la “mappa” ufficiale del sistema.
Il Responsabile della Conservazione è la figura incaricata di governare il sistema di conservazione digitale. La normativa prevede che venga nominato formalmente e che disponga di competenze adeguate in ambito normativo, tecnico, archivistico e organizzativo, con responsabilità sulla corretta impostazione e gestione dei processi.
Sì, per i soggetti che adottano un sistema di conservazione digitale a norma è necessario individuare formalmente un Responsabile della Conservazione, interno o esterno, al quale attribuire compiti e responsabilità specifiche come previsto dal CAD e dalle Linee Guida AgID.
Sì. Le norme e le Linee Guida suggeriscono l’uso di formati aperti e durevoli (come il PDF/A) per garantire la leggibilità nel tempo, evitando formati proprietari o soggetti a rapida obsolescenza che potrebbero compromettere l’accesso futuro ai documenti.
Le firme digitali e le marche temporali sono strumenti fondamentali per garantire autenticità, integrità e data certa dei documenti e dei pacchetti di conservazione. La normativa ne prevede l’uso per attribuire valore probatorio ai documenti informatici nel lungo periodo.
Sì. La normativa consente di affidare la conservazione digitale a conservatori esterni, purché operino nel rispetto del CAD, delle Linee Guida AgID e del Regolamento eIDAS. È importante scegliere partner affidabili e formalizzare ruoli e responsabilità tramite contratto e atti di nomina.
DocuCloud mette a disposizione un sistema di conservazione digitale a norma che integra formazione dei pacchetti, firme, marche temporali, gestione dei metadati e procedure di esibizione. In questo modo ti consente di rispettare le prescrizioni normative riducendo al minimo il carico tecnico e operativo interno.
La mancata osservanza della normativa può comportare difficoltà nel dimostrare la validità dei documenti in caso di controlli, con possibili contestazioni, sanzioni e problemi probatori in ambito fiscale, civilistico o amministrativo. Adottare un sistema a norma come DocuCloud riduce sensibilmente questi rischi.
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