Conservazione digitale della PEC: come funziona e quando va messa in pratica

24 novembre 2025

Conservazione

PEC e Conservazione Digitale: cosa succede davvero ai messaggi nel tempo e perché non basta conservarli nella casella

Molti professionisti e aziende ritengono che la Posta Elettronica Certificata (PEC), essendo autenticata e legalmente valida al momento dell’invio o della ricezione, mantenga automaticamente nel tempo il suo valore probatorio. In realtà non è così.

La verità è che la PEC, da sola, non garantisce la conservazione legale nel lungo periodo: i certificati digitali associati al messaggio scadono, i provider PEC conservano i log per periodi limitati e, in caso di perdita dell’account o della casella PEC, diventa impossibile recuperare le ricevute con pieno valore giuridico.

Per questo motivo, secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), il Regolamento eIDAS e le Linee Guida AgID, le PEC aventi rilevanza legale, fiscale o amministrativa devono essere sottoposte a un processo di conservazione digitale a norma che ne assicuri integrità, immodificabilità e opponibilità a terzi anche molti anni dopo l’invio.

Nelle prossime sezioni vedremo come funziona la conservazione digitale della PEC, quali messaggi devono essere conservati, quanto dura il valore legale e come attivare correttamente il processo. Per approfondire i requisiti previsti e capire cosa stabilisce la normativa italiana in materia, puoi consultare anche questa panoramica sulla conservazione digitale a norma e sulle regole applicabili in Italia.

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Takeaways: Punti chiave dell'articolo

• La PEC non basta da sola: spiegazione di perché la ricevuta PEC non garantisce valore probatorio permanente.
• Perché serve la conservazione digitale: differenza tra archiviare e conservare a norma, e cosa dice la normativa.
• Come funziona tecnicamente: ruolo di firma digitale, marca temporale, metadati e verificabilità nel tempo.
• Quando è obbligatoria: casi per aziende, professionisti, enti pubblici e liberi cittadini.
• La soluzione semplice: conservazione automatica delle PEC tramite DocuCloud e SuperPEC.

Perché la PEC non è sufficiente senza conservazione digitale

Anche se la PEC fornisce evidenza legale del percorso di invio e ricezione, questa validità non è “eterna”.

Ecco cosa può accadere nel tempo:

• scadenza dei certificati usati nelle ricevute di accettazione e consegna;
• perdita delle tracce log presso il gestore PEC;
• possibile cancellazione accidentale dei messaggi nella casella PEC dell'utente;
• difficoltà nel ricostruire il contesto probatorio dopo mesi o anni.

Per questo motivo la PEC deve essere “trasferita” in un sistema di conservazione digitale a norma, che ne preservi valore probatorio e integrità.

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Cosa significa conservare a norma la PEC

La conservazione digitale a norma non è un semplice salvataggio dei messaggi PEC: è un processo regolato legalmente che prevede:

1. regole tecniche e procedure documentate — Manuale di Conservazione;
2. metadati strutturati (mittente, destinatario, timestamp, ID transazione);
3. marca temporale e firma digitale applicate al pacchetto di conservazione;
4. immutabilità e tracciabilità dell’intera cronologia del messaggio;
5. accessibilità nel tempo fino a 10 anni o oltre.

In questo modo la PEC non è solo “visibile”, ma diventa una prova opponibile a terzi anche dopo anni.

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Come fare la conservazione digitale della PEC

Per la conservazione digitale delle PEC è indispensabile rivolgersi a un conservatore accreditato AgID, come LetteraSenzaBusta.

DocuCloud consente di:

• conservare automaticamente tutte le PEC inviate e ricevute;
• ricercare i messaggi per mittente, destinatario, oggetto e periodo;
• condividere l’esibizione del messaggio con terzi senza dare accesso alla casella PEC;
• proteggere i messaggi da cancellazione accidentale o volontaria;
• conservare con valore legale ogni messaggio per 10 anni.

Se utilizzi già SuperPEC, la conservazione PEC con DocuCloud può essere attivata in modo automatico e trasparente, senza nessun intervento manuale.

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Conclusione: se usi la PEC, devi conservare a norma

La PEC è uno strumento potente per comunicazioni legali, ma la sua forza probatoria non è permanente se non accompagnata da un processo di conservazione digitale conforme.

Affidandoti a un sistema certificato come DocuCloud, puoi assicurarti che ogni messaggio PEC mantenga nel tempo il suo valore legale e probatorio, senza rischi di perdita o invalidazione.

FAQ - Domande frequenti su come funziona e quando va messa in pratica la conservazione digitale della PEC

1. La PEC archiviata nella casella è già conservata a norma?

No. La PEC archiviata nella casella è semplicemente memorizzata dal gestore, ma non è conservata con pieno valore legale. Per garantire la validità nel tempo serve un sistema di conservazione digitale a norma.

2. Dopo quanto tempo i log PEC sui server vengono cancellati?

Dipende dalle policy del singolo gestore PEC, ma di solito i log tecnici vengono mantenuti per un periodo compreso tra 18 e 30 mesi. Non sono conservati per 10 anni come richiesto per molti documenti a rilevanza fiscale o legale.

3. Se perdo l’accesso alla mia PEC, perdo anche le prove legali dei messaggi?

Sì, se non hai attivato un sistema di conservazione digitale a norma. In assenza di conservazione, la perdita dell’account PEC può comportare la perdita delle ricevute e delle prove opponibili a terzi. Con un servizio di conservazione come DocuCloud, le evidenze restano accessibili anche indipendentemente dalla casella PEC.

4. La PEC ha valore legale anche senza conservazione?

Sì, la PEC ha valore legale già al momento dell’invio e della ricezione. Tuttavia, senza conservazione digitale a norma questo valore probatorio è difficilmente dimostrabile nel lungo periodo, soprattutto in caso di controlli o contenziosi a distanza di anni.

5. Quando è obbligatorio conservare la PEC?

Per aziende, professionisti e Pubbliche Amministrazioni la conservazione è necessaria quando le PEC riguardano contratti, ordini, fatture, contenziosi, atti amministrativi, diffide, disdette o altre comunicazioni che possono avere rilievo legale o fiscale.

6. La conservazione digitale sostituisce il backup?

No. Il backup serve a creare copie di sicurezza dei dati, mentre la conservazione digitale certifica integrità, autenticità e valore probatorio dei documenti nel tempo. Sono due attività distinte e complementari, entrambe importanti.

7. Posso farla da solo salvando i messaggi PEC in PDF?

No. Il semplice salvataggio manuale dei messaggi in PDF non è sufficiente a garantire la conservazione a norma, perché non preserva correttamente tutti i metadati di certificazione e non segue un processo controllato e tracciato come richiesto dalla normativa.

8. SuperPEC conserva automaticamente i messaggi?

Se la casella SuperPEC è abbinata al servizio di conservazione digitale DocuCloud, sì: le PEC inviate e ricevute vengono portate automaticamente in conservazione a norma, senza interventi manuali da parte dell’utente.

9. Quanto dura legalmente la conservazione della PEC?

In linea generale, la durata minima di conservazione è di almeno 10 anni, in coerenza con gli obblighi fiscali e civilistici. Alcune tipologie di documenti trasmessi via PEC possono richiedere tempi più lunghi in base alla normativa di settore.

10. Quanto costa conservare le PEC con DocuCloud?

Con DocuCloud paghi solo lo spazio realmente utilizzato secondo un modello Pay per MB, senza canoni fissi o abbonamenti annuali. In questo modo i costi restano proporzionati al volume effettivo delle PEC conservate.