11 marzo 2024
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Molti professionisti ritengono erroneamente che la Posta Elettronica Certificata (PEC), essendo autenticata dalla firma digitale del mittente, offra di per sé una garanzia legale sufficiente, e che non sia necessario intraprendere ulteriori azioni per la gestione e la conservazione digitale dei messaggi.
Questa supposizione è inesatta: il certificato digitale incluso nei messaggi PEC ha una data di scadenza e i log di transazione non sono mantenuti indefinitamente dai fornitori di servizi.
Pertanto, per assicurare la conformità alle normative vigenti, professionisti, aziende ed enti pubblici devono aderire alle direttive del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), implementando sistemi dedicati alla conservazione sicura e duratura dei messaggi PEC.
Vediamo come funziona la conservazione digitale della PEC, quali vantaggi ha e come farla.
La conservazione digitale della PEC offre una serie di vantaggi per gli utenti, infatti, questa garantisce l’integrità e l’immutabilità dei messaggi PEC. Ogni comunicazione viene conservata con metadati che ne attestano la validità legale per 10 anni, assicurando conformità alle normative vigenti.
Inoltre, la ricerca e l’accessibilità delle comunicazioni tramite PEC viene facilitata e resa condivisibile con terze parti, senza bisogno di fornire i dati di accesso della PEC. Infine, il rischio di cancellazione accidentale delle comunicazioni inviate tramite PEC viene eliminato.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), inserisce le comunicazioni mediante PEC tra i documenti digitali che devono essere conservati obbligatoriamente. Una PEC di per sé ha già uno spazio in cui i messaggi vengono archiviati ma archiviare e conservare, in questo caso, non sono sinonimi.
La conservazione digitale, infatti, implica una serie di protocolli volti ad assicurare la conservazione dei documenti e dei file sul lungo periodo, prevenendone l’alterazione, la perdita e il danneggiamento. Favorendo, al contempo, l’accessibilità, la validità giuridica e l'autenticazione di questi.
Questo processo di conservazione deve essere svolto da un Responsabile della Conservazione, ovvero un soggetto certificato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) con idonee conoscenze in ambito normativo, archivistico e di privacy.
Come accennato precedentemente, per ottenere la conservazione digitale a norma delle comunicazioni tramite PEC è necessario rivolgersi ad un ente certificato dall’AgID, come LetteraSenzaBusta.
Con LetteraSenzaBusta è possibile non solo attivare una PEC senza alcun tipo di abbonamento annuale, ma anche usufruire del servizio di conservazione digitale per qualsiasi documento, comprese le comunicazioni PEC, direttamente online.
Il servizio avanzato di conservazione digitale assicura anche che ogni tipo di documento mantenga la sua validità legale, anche attraverso l’uso di sistemi di firma digitale e marcatura temporale certificati.
In questo modo, tutti i documenti saranno protetti e manterranno la loro validità probatoria, senza alcun inconveniente.
Quali sono le norme che regolano la conservazione della PEC?
Le norme per la conservazione della PEC sono stabilite dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), in particolare dall’articolo 43, e dalle Linee Guida di AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Cosa si intende per conservazione a norma della PEC?
La conservazione a norma della PEC implica che i messaggi devono essere mantenuti in un sistema di conservazione digitale che rispetti i requisiti legali e tecnici per garantire il valore legale dei documenti.
Chi definisce le modalità operative per la conservazione digitale?
Le modalità operative per la conservazione digitale sono definite dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e devono essere seguite per garantire la conformità alle norme.
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