Conservazione digitale della PEC: come funziona e quando va messa in pratica

24 novembre 2025

Conservazione

PEC e conservazione digitale: cosa succede davvero ai messaggi nel tempo

Molti professionisti e aziende ritengono erroneamente che la Posta Elettronica Certificata (PEC), essendo autenticata e legalmente valida al momento dell'invio, si mantenga automaticamente valida nel tempo.

La verità è che la PEC non è sufficiente da sola a garantire la conservazione a lungo termine con pieno valore probatorio: i certificati digitali delle comunicazioni PEC scadono, i server PEC mantengono i log solo per un periodo limitato e in caso di perdita dell’account PEC non sarebbe più possibile recuperare prove opponibili a terzi.

Per questo motivo la normativa italiana – in particolare il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID – richiede che le PEC rilevanti ai fini legali, fiscali e amministrativi vengano sottoposte a un processo di conservazione digitale a norma.

In questo articolo vedremo come funziona la conservazione digitale della PEC, quando è obbligatoria e come metterla in pratica in modo semplice e conforme.

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Takeaways: Punti chiave dell'articolo

• La PEC non basta da sola: spiegazione di perché la ricevuta PEC non garantisce valore probatorio permanente.
• Perché serve la conservazione digitale: differenza tra archiviare e conservare a norma, e cosa dice la normativa.
• Come funziona tecnicamente: ruolo di firma digitale, marca temporale, metadati e verificabilità nel tempo.
• Quando è obbligatoria: casi per aziende, professionisti, enti pubblici e liberi cittadini.
• La soluzione semplice: conservazione automatica delle PEC tramite DocuCloud e SuperPEC.

Perché la PEC non è sufficiente senza conservazione digitale

Anche se la PEC fornisce evidenza legale del percorso di invio e ricezione, questa validità non è “eterna”.

Ecco cosa può accadere nel tempo:

• scadenza dei certificati usati nelle ricevute di accettazione e consegna;
• perdita delle tracce log presso il gestore PEC;
• possibile cancellazione accidentale dei messaggi nella casella PEC dell'utente;
• difficoltà nel ricostruire il contesto probatorio dopo mesi o anni.

Per questo motivo la PEC deve essere “trasferita” in un sistema di conservazione digitale a norma, che ne preservi valore probatorio e integrità.

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Cosa significa conservare a norma la PEC

La conservazione digitale a norma non è un semplice salvataggio dei messaggi PEC: è un processo regolato legalmente che prevede:

1. regole tecniche e procedure documentate — Manuale di Conservazione;
2. metadati strutturati (mittente, destinatario, timestamp, ID transazione);
3. marca temporale e firma digitale applicate al pacchetto di conservazione;
4. immutabilità e tracciabilità dell’intera cronologia del messaggio;
5. accessibilità nel tempo fino a 10 anni o oltre.

In questo modo la PEC non è solo “visibile”, ma diventa una prova opponibile a terzi anche dopo anni.

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Come fare la conservazione digitale della PEC

Per la conservazione digitale delle PEC è indispensabile rivolgersi a un conservatore accreditato AgID, come LetteraSenzaBusta.

DocuCloud consente di:

• conservare automaticamente tutte le PEC inviate e ricevute;
• ricercare i messaggi per mittente, destinatario, oggetto e periodo;
• condividere l’esibizione del messaggio con terzi senza dare accesso alla casella PEC;
• proteggere i messaggi da cancellazione accidentale o volontaria;
• conservare con valore legale ogni messaggio per 10 anni.

Se utilizzi già SuperPEC, la conservazione PEC con DocuCloud può essere attivata in modo automatico e trasparente, senza nessun intervento manuale.

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Conclusione: se usi la PEC, devi conservare a norma

La PEC è uno strumento potente per comunicazioni legali, ma la sua forza probatoria non è permanente se non accompagnata da un processo di conservazione digitale conforme.

Affidandoti a un sistema certificato come DocuCloud, puoi assicurarti che ogni messaggio PEC mantenga nel tempo il suo valore legale e probatorio, senza rischi di perdita o invalidazione.

FAQ - Domande frequenti su come funziona e quando va messa in pratica la conservazione digitale della PEC

1. La PEC archiviata nella casella è già conservata a norma?

No. La PEC archiviata nella casella è solo memorizzata, non conservata legalmente. Serve un sistema di conservazione digitale certificato.

2. Dopo quanto tempo i log PEC sui server vengono cancellati?

Dipende dai gestori, ma solitamente dopo 18-30 mesi. Non sono mantenuti per 10 anni.

3. Se perdo l’accesso alla mia PEC, perdo anche le prove legali dei messaggi?

Sì, se non li hai conservati a norma. Con DocuCloud restano accessibili indipendentemente dalla casella PEC.

4. La PEC ha valore legale anche senza conservazione?

Sì, ma solo nel breve periodo. Nel lungo termine il valore probatorio decade senza un sistema di conservazione.

5. Quando è obbligatorio conservare la PEC?

Per aziende, professionisti e PA quando le PEC riguardano contratti, ordini, fatture, contenziosi, atti amministrativi o notifiche.

6. La conservazione digitale sostituisce il backup?

No. Il backup fa copie, la conservazione certifica integrità e valore probatorio. Sono due cose diverse.

7. Posso farla da solo salvando i messaggi PEC in PDF?

No. Il salvataggio manuale non ha valore legale e non conserva i metadati di certificazione.

8. SuperPEC conserva automaticamente i messaggi?

Se abbinata a DocuCloud sì: ogni PEC inviata e ricevuta viene conservata automaticamente.

9. Quanto dura legalmente la conservazione della PEC?

Almeno 10 anni, salvo normative specifiche per alcuni tipi di documenti.

10. Quanto costa conservare le PEC con DocuCloud?

Si paga solo lo spazio realmente utilizzato (Pay per MB), senza canoni fissi o abbonamenti annuali.