Guida completa alla gestione e alla conservazione dei documenti digitali

08 marzo 2024

News

Gestire e conservare documenti digitali: linee guida e best practices

Nell’era digitale la conservazione dei documenti digitali è diventata una priorità per aziende e professionisti. La digitalizzazione ha trasformato il modo in cui vengono archiviate e recuperate le informazioni, rendendo obsoleti i vecchi sistemi cartacei.

Tuttavia, la conservazione digitale non riguarda solo la semplice trasformazione di documenti fisici in formati elettronici. Si tratta di creare un ecosistema in cui l’informazione è facilmente accessibile, reperibile e protetta da manomissione e cancellazione.

La gestione completa dei documenti digitali è un processo che può essere diviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione. Vediamo cosa comprende ciascuna di queste fasi.

Formazione dei documenti digitali

Per la formazione dei documenti digitali si possono utilizzare diversi approcci, come la creazione del documento tramite software o servizi cloud, l’acquisizione del documento mediante via telematica, oppure la memorizzazione del documento su supporto informatico in formato digitale.

In ciascuno di questi casi deve, però, essere garantita l’integrità e l’immodificabilità della documentazione mediante l’apposizione di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato.

La firma digitale è un tipo di firma che ha lo stesso valore legale di una firma autografa e viene utilizzata per garantire l’identità del firmatario e l’integrità del documento. Il sigillo elettronico qualificato, invece, è simile alla firma digitale, ma viene utilizzato da una persona giuridica (come un’azienda o un’organizzazione) anziché da un individuo. Dunque, non conferma l’identità della persona che lo ha apposto, ma piuttosto quella dell’entità legale che lo utilizza.

Gestione dei documenti digitali

Per la gestione dei documenti digitali, in particolare per le Pubbliche Amministrazioni, la figura chiave è il Responsabile della Gestione Documentale. Questo ha il compito di redigere il Manuale per la Gestione Documentale.

Il Manuale per la Gestione Documentale è uno strumento fondamentale che descrive il sistema di gestione dei documenti e fornisce le istruzioni per il suo corretto funzionamento. Il manuale include dettagli su come questo viene aggiornato nel corso del tempo, su chi sono i responsabili della gestione e quali sono i loro ruoli, e sulle fasi di produzione, gestione e conservazione dei documenti.

Conservazione dei documenti digitali

Nella conservazione dei documenti digitali, il ruolo più importante è affidato al Responsabile della Conservazione. Questo ruolo richiede una profonda conoscenza giuridica, informatica ed archivistica.

Una delle sue principali responsabilità è la creazione e l’aggiornamento del Manuale di Conservazione, che deve contenere ogni informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento del sistema di conservazione nel tempo.

I compiti del Responsabile della Conservazione possono, però, essere delegati anche a soggetti esterni all’organizzazione. In questo caso, al fine di evitare problemi legati al mancato rispetto della normativa, è necessario rivolgersi ad enti certificati dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), come LetteraSenzaBusta.

Takeaways

• La gestione dei documenti digitali si compone di tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione.
• La formazione dei documenti digitali coinvolge diversi approcci, come la creazione tramite software, l'acquisizione telematica o la memorizzazione su supporto informatico. È fondamentale garantire l'integrità e l'immodificabilità della documentazione attraverso firme digitali o sigilli elettronici qualificati.
• Il Responsabile della Gestione Documentale gioca un ruolo chiave nella gestione dei documenti digitali. Questa figura è responsabile della redazione del Manuale per la Gestione Documentale.
• Il Responsabile della Conservazione è incaricato della creazione e dell'aggiornamento del Manuale di Conservazione, assicurando il corretto funzionamento del sistema di conservazione nel tempo.
• I compiti del responsabile della conservazione possono essere affidati ad enti esterni certificati dall'AgID, come LetteraSenzaBusta, che offre servizi di conservazione e formazione digitale dei documenti nel rispetto delle normative vigenti.

Domande & Risposte

Che cos’è la conservazione digitale dei documenti?

La conservazione digitale dei documenti è un processo che mira a preservare, proteggere e rendere accessibili i documenti in formato digitale nel corso del tempo. Questo approccio sostituisce l’archiviazione cartacea tradizionale e utilizza tecnologie specifiche per garantire l’integrità e la disponibilità continua dei documenti.

Quali sono le linee guida generali per la gestione e la conservazione digitale dei documenti?

Le linee guida includono l’assicurare l’integrità e l’immodificabilità dei documenti, la gestione dei diritti di accesso, la tracciabilità dei documenti e l’applicazione coerente delle politiche aziendali.

Quali sono i vantaggi della conservazione digitale dei documenti?

I vantaggi includono la riduzione dello spazio fisico necessario per l’archiviazione, l’accesso facilitato e veloce ai documenti, la maggiore sicurezza contro la perdita o il danneggiamento dei dati e la conformità con le normative vigenti.