Firmare gli allegati di una PEC: procedura, valore e costi

Come si inserisce una firma digitale in un invio PEC, che valore ha un allegato con o senza firma e quanto costa spedire una PEC con documenti firmati

La PEC certifica che un messaggio è partito ed è arrivato, ma non firma i documenti allegati: per sottoscriverli serve una firma digitale sul file.

Si può firmare prima di comporre il messaggio oppure, se la webmail lo consente, direttamente durante l'invio.

Usi e regole della posta certificata sono spiegati nella guida all'invio di documenti via PEC.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• La PEC non firma: La PEC certifica spedizione e consegna del messaggio, non la sottoscrizione dei documenti allegati, che richiede una firma sul file.
• Forma scritta: Un documento con firma digitale soddisfa la forma scritta e ha l'efficacia dell'art. 2702 c.c. (art. 20, c. 1-bis, CAD).
• Senza firma: Un allegato non firmato ha un'idoneità e un valore probatorio che il giudice valuta liberamente, secondo sicurezza, integrità e immodificabilità.
• Allegati nella ricevuta: La ricevuta di consegna completa contiene il messaggio originale con gli allegati: prova cosa è stato consegnato (art. 1, DM 2 novembre 2005).
• Tre formati: Una firma può essere PAdES sui PDF, che restano .pdf, CAdES su qualunque file, che diventa .p7m, o XAdES sui file XML.

Come inserire la firma digitale su una PEC?

La firma digitale si inserisce sui documenti allegati, non sulla PEC: si firma il file con il proprio certificato e poi lo si allega al messaggio, oppure lo si firma dalla webmail se questa integra la firma.

1. Preparare il file: meglio un PDF nella versione finale, che dopo la firma non va più modificato.
2. Scegliere il formato: PAdES per i PDF, CAdES per qualunque file, XAdES per l'XML.
3. Firmare e allegare: il file firmato si allega alla PEC e parte con il messaggio.

Il formato conta per chi riceve, come spiega l'articolo sulle firme CAdES e PAdES a confronto pratico.

È valido un allegato PEC non firmato digitalmente?

Sì, un allegato PEC non firmato è valido come documento trasmesso: la ricevuta di consegna completa ne prova l'avvenuta consegna, ma non dice chi lo ha sottoscritto.

Senza firma qualificata o avanzata, la sua idoneità alla forma scritta e il suo valore di prova sono valutati liberamente dal giudice, in base a sicurezza, integrità e immodificabilità (art. 20, c. 1-bis, CAD). Quando la firma serve è spiegato nell'articolo sul rapporto tra PEC e firma digitale.

Qual è il valore legale di un allegato PEC?

Il valore legale di un allegato PEC ha due piani: la PEC prova che il file è stato consegnato, perché la ricevuta completa contiene messaggio e allegati; la firma digitale, se c'è, prova chi lo ha sottoscritto.

• Con firma digitale: forma scritta ed efficacia dell'art. 2702 c.c. (art. 20, c. 1-bis, CAD).
• Senza firma: libera valutazione del giudice.
• Ricevute perse: fanno fede i log del gestore, conservati per trenta mesi (artt. 6 e 11, DPR 68/2005).

Cosa contiene ogni ricevuta è spiegato nell'articolo sulle ricevute di accettazione e di avvenuta consegna.

Quanto costa inviare una PEC con allegati firmati digitalmente?

Con la posta certificata con firma SuperPEC inviare una PEC con allegati firmati costa 1,97 € di invio per destinatario più 7,99 € per ogni allegato firmato dalla webmail, con la firma cheFIRMA! attivata gratis con la CIE di livello 3.

Il costo per un destinatario:

La marca temporale qualificata è facoltativa e costa 0,99 € per marca. A cosa serve è spiegato nell'articolo sulle marche temporali e il loro uso.

Conclusione

Con la PEC non si firma: si firmano i file allegati, prima o durante l'invio, e la PEC ne certifica la consegna. Un allegato firmato digitalmente ha la forma scritta, uno non firmato è valutato liberamente dal giudice.

Per firmare e spedire in un solo passaggio c'è la PEC di LetteraSenzaBusta che firma gli allegati.