Notifica via PEC: come si deposita la prova in giudizio

La prova della notifica via PEC sta nelle ricevute originali, nel doppio perfezionamento e nell'attestazione di conformità per il deposito.

Nel deposito la prova non è il messaggio notificato, ma la coppia di ricevute che il gestore certificato ha emesso: è da quelle che si ricava il momento in cui la notifica si è perfezionata per ciascuna delle due parti. Per questa ragione il formato conta quanto il contenuto: i file originali conservano i dati tecnici che una stampa o una conversione perdono, e senza quei dati la ricevuta smette di dimostrare ciò che dovrebbe. La conseguenza pratica è che l'archiviazione delle ricevute non è un adempimento burocratico ma la costruzione della prova stessa, e va curata dal momento dell'invio. Il funzionamento del servizio è descritto nella pagina su che cos'è la PEC e come funziona.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Fonte normativa: le notifiche in proprio eseguite dagli avvocati a mezzo PEC sono disciplinate dalla L. 53/1994, che ne fissa le condizioni.
• La prova sono le ricevute: accettazione e avvenuta consegna, entrambe complete e nel formato originale, dimostrano il perfezionamento della notifica.
• Doppio perfezionamento: per il notificante conta la ricevuta di accettazione, per il destinatario la ricevuta di avvenuta consegna.
• Regola oraria: la notifica eseguita dopo le ore 21 si considera perfezionata per il destinatario alle 7 del giorno successivo.
• Formato del deposito: nel processo telematico servono i file EML o MSG originali delle ricevute, non stampe o semplici PDF.

Come si perfeziona una notifica a mezzo PEC?

Si perfeziona in due momenti distinti, uno per ciascuna parte: per il notificante nel momento in cui il gestore emette la ricevuta di accettazione, per il destinatario nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna. È il cosiddetto doppio perfezionamento, e spiega perché entrambe le ricevute vanno conservate.

• Per chi notifica: conta la ricevuta di accettazione, che fissa il momento in cui l'atto è stato affidato al gestore.
• Per chi riceve: conta la ricevuta di avvenuta consegna, che attesta l'ingresso nella sua casella.
• Perché la distinzione pesa: i termini che riguardano le due parti possono decorrere da momenti diversi, e le date rilevanti si leggono nelle rispettive ricevute.

Quando la notifica via PEC è obbligatoria?

La notifica telematica è la regola nei rapporti in cui il destinatario dispone di un domicilio digitale risultante dai pubblici elenchi: imprese, professionisti iscritti agli albi e pubbliche amministrazioni sono raggiungibili in quel modo, e l'indirizzo va reperito nei registri ufficiali e non altrove.

• Destinatari con domicilio digitale: imprese e professionisti, il cui indirizzo risulta dai pubblici elenchi.
• Privati cittadini: lo sono se hanno eletto il proprio domicilio digitale, possibilità aperta ai privati dal 6 giugno 2023 con l'iscrizione della PEC nell'indice nazionale INAD.
• Verifica preliminare: l'indirizzo si controlla nei pubblici elenchi prima di procedere, perché una notifica a un indirizzo non risultante da lì espone a contestazioni.

Quali sono gli orari per le notifiche via PEC?

La notifica eseguita dopo le ore 21 si considera perfezionata per il destinatario alle ore 7 del giorno successivo, mentre per il notificante resta fermo il momento attestato dalla ricevuta di accettazione. La regola tutela chi riceve, senza penalizzare chi ha rispettato un termine in scadenza.

Poiché la regola si applica al destinatario e non a chi invia, la ricevuta di accettazione emessa entro il termine conserva il proprio effetto anche quando la consegna viene collocata al mattino seguente.

Come notificare un atto di citazione a mezzo PEC con relata?

L'atto viene inviato dalla casella certificata del notificante all'indirizzo del destinatario risultante dai pubblici elenchi, accompagnato dalla relata di notifica, che è il documento in cui si dà atto di che cosa si notifica, a chi e con quale modalità.

• Cosa si allega: l'atto da notificare e la relata, come documenti informatici distinti.
• Cosa si conserva: il messaggio inviato e le due ricevute nei file originali, perché sono la prova del perfezionamento.
• Cosa si verifica prima: che l'indirizzo del destinatario risulti dai pubblici elenchi e che la propria casella sia attiva.

La relata di notifica deve essere firmata digitalmente?

Nella notifica in proprio eseguita dall'avvocato ai sensi della L. 53/1994 la relata è un atto che proviene da lui e viene di regola sottoscritta con firma digitale, come i documenti informatici che l'avvocato forma nell'esercizio di quel potere. Trattandosi di materia processuale, la modalità concreta va verificata sulla disciplina applicabile al singolo adempimento.

• Perché la firma conta: la PEC certifica la trasmissione, non la paternità del documento trasmesso; quella la dà la firma digitale.
• Che cosa resta separato: le ricevute del gestore, che non vengono firmate dall'avvocato e valgono per quello che attestano.

Come si conservano le ricevute che serviranno al deposito?

Vanno tenute nel formato originale in cui arrivano, senza conversioni, e in un archivio che resti consultabile a distanza di anni: un procedimento può richiedere le ricevute molto tempo dopo l'invio. La SuperPEC di LetteraSenzaBusta le raggruppa e archivia automaticamente dopo ogni invio, con spazio illimitato.

• Nessun limite di spazio: l'archivio non costringe a cancellare messaggi vecchi per fare posto ai nuovi.
• Ricezione gratuita: ricevere PEC e ricevute non comporta costi, quindi la casella resta attiva anche nei periodi senza invii.
• Costo per invio: 1,97 € a PEC, senza canone annuale.
• Gestore autorizzato: Intesi Group S.p.A., iscritto tra i gestori autorizzati da AgID.

Conclusione

Nel deposito la prova della notifica sono le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna nei file originali, perché è da esse che si ricava il doppio perfezionamento: la prima vale per chi notifica, la seconda per chi riceve. Nel deposito cartaceo le copie richiedono l'attestazione di conformità dell'avvocato ai sensi della L. 53/1994, e una notifica eseguita dopo le ore 21 si considera perfezionata per il destinatario alle 7 del mattino seguente. Poiché tutto poggia su documenti che vanno conservati intatti per anni, il punto critico è l'archivio: una casella certificata che conserva le ricevute senza limiti di spazio mette al riparo dalla perdita della prova.