NotificaTo Base, Smart o Legal: quale livello scegliere per la tua comunicazione

Come funzionano i tre livelli di NotificaTo, cosa aggiungono e quando conviene passare al livello superiore in base al tuo caso d'uso

Hai deciso di usare NotificaTo per una comunicazione importante, ma davanti a te ci sono tre livelli: Base, Smart e Legal. Non sono tre servizi alternativi tra cui sceglierne uno soltanto: sono tre livelli progressivi che si sommano, e la scelta giusta dipende da cosa ti serve provare e da quanto a lungo la prova deve reggere nel tempo.

Scegliere il livello sbagliato verso il basso espone a rischi che costano molto più del piccolo risparmio iniziale. In questa guida vediamo cosa aggiunge ogni livello, il meccanismo legale che lo giustifica e quale conviene in base al tuo caso d'uso, all'interno del quadro più ampio delle comunicazioni a valore legale.

Takeaways - Punti chiave dell'articolo

• Livello Base: Con 9,97 € documenti invio, consegna e lettura: ideale per solleciti, avvisi e comunicazioni commerciali.
• Livello Smart: Aggiunge la Firma Elettronica Qualificata (+7,99 €) e dà all'allegato valore di scrittura privata per diffide e messe in mora.
• Livello Legal: Aggiunge la Conservazione a norma AgID (+0,97 €/MB) e fa sopravvivere la prova fino a 10 anni.
• Validità LTV: La Long Term Validation (+1,99 €) prolunga la verificabilità della firma anche dopo la scadenza del certificato.
• Livelli progressivi: I tre livelli non sono alternativi: si sommano e si parte sempre dal Base.

Quando basta NotificaTo Base?

Il livello Base è sufficiente per ogni comunicazione in cui hai bisogno di provare che il destinatario ha ricevuto un messaggio con un certo contenuto in una certa data, ma non serve che il documento allegato abbia valore di scrittura privata.

Esempi tipici: solleciti di pagamento bonari, avvisi di assemblea condominiale, comunicazioni tra condomini, segnalazioni tra privati, conferme di accordi informali, comunicazioni commerciali con clienti o fornitori. Le 8 prove certificate attestano invio, contenuto, consegna e lettura con firma qualificata di Namirial S.p.A.

Quando serve la Firma Elettronica Qualificata (NotificaTo Smart)?

La FEQ è necessaria quando vuoi che il documento allegato alla comunicazione abbia valore di scrittura privata ai sensi dell'art. 2702 c.c. Questo significa che chi vuole contestarne il contenuto deve proporre querela di falso, l'onere probatorio più elevato previsto dall'ordinamento civile italiano.

Situazioni tipiche: diffide formali, messe in mora, recessi contrattuali, disdette di locazione, richieste di pagamento a professionisti, atti societari. Il livello Smart include anche la validità LTV opzionale (Long Term Validation, +1,99 €), che prolunga la verificabilità della firma nel tempo.

Cos'è la validità LTV e perché è importante?

LTV (Long Term Validation) incorpora nel documento le informazioni di validazione della firma al momento dell'apposizione, estendendo la verificabilità della FEQ anche dopo la scadenza del certificato qualificato del firmatario.

Senza LTV, una firma elettronica qualificata potrebbe perdere il suo valore probatorio nel tempo: una volta scaduto il certificato, non è più possibile verificare retroattivamente che fosse valido al momento della firma. La LTV risolve questo problema ed è raccomandata ogni volta che l'atto potrebbe essere usato in giudizio anni dopo l'invio.

Quando attivare la Conservazione Digitale a norma (NotificaTo Legal)?

La Conservazione Digitale a norma AgID per 10 anni ai sensi dell'art. 44 CAD è raccomandata quando la prova deve essere recuperabile, integra e leggibile a distanza di anni.

Casi d'uso principali: interruzione della prescrizione di crediti (la prescrizione ordinaria è 10 anni, quindi il fascicolo deve sopravvivere per tutta la durata), atti societari rilevanti, comunicazioni ad alto rischio di contenzioso che potrebbero essere impugnate a distanza di anni. La conservazione è gestita da Intesi Group S.p.A., certificato ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013, conservatore iscritto nel Marketplace AgID.

Il livello giusto per ogni caso d'uso

Ogni comunicazione ha il suo livello ottimale. Di seguito una mappa rapida dei casi d'uso più frequenti, del livello consigliato e della ragione che lo giustifica.

Restano nel livello Base i solleciti di pagamento bonari, gli avvisi di assemblea condominiale e le conferme di accordi informali: qui basta la prova di consegna, perché non c'è un atto formale da blindare nel contenuto.

Salgono a Smart la messa in mora formale, la diffida ad adempiere e i recessi o le disdette contrattuali: in tutti questi casi l'allegato deve valere come scrittura privata, così l'unico modo per disconoscerlo diventa la querela di falso, insieme alla certezza del contenuto e alla data di consegna.

Richiedono il livello Legal l'interruzione della prescrizione, gli atti societari rilevanti e le comunicazioni ad alto rischio di contenzioso: qui la prova deve sopravvivere anche fino a 10 anni e il fascicolo completo deve restare integro per un eventuale giudizio.

Come scegliere e attivare il livello corretto al momento dell'invio

Al momento dell'invio con NotificaTo, dopo aver scelto il canale e redatto il messaggio, il sistema ti presenta le opzioni aggiuntive, così puoi decidere il livello quando hai davanti il caso concreto.

Attiva la Firma Elettronica Qualificata se alleghi un documento che deve avere valore di scrittura privata. Attiva la validità LTV insieme alla FEQ ogni volta che l'atto potrebbe essere usato in giudizio nel medio e lungo periodo. Attiva la Conservazione Digitale a norma per gli atti più critici: il sistema conserverà automaticamente il fascicolo completo per 10 anni.

Non devi decidere tutto in anticipo: puoi partire dal Base e valutare le opzioni al momento dell'invio. Il costo aggiuntivo di Smart o Legal è spesso irrilevante rispetto al rischio di non avere le prove giuste quando servono davvero.

Conclusione

La differenza tra i tre livelli non è solo di costo: è la differenza tra una prova di avvenuta consegna e un fascicolo che regge in giudizio anche tra 10 anni. Per le comunicazioni più critiche, scegliere il livello Base per risparmiare 7 o 8 euro può esporre a rischi ben più costosi.

Il consiglio pratico resta lo stesso: parti dal Base, poi valuta al momento dell'invio se l'allegato deve valere come scrittura privata (Smart) e se la prova deve restare integra per anni (Legal). Scegliere il livello giusto costa poco, mentre scoprire di aver scelto quello sbagliato proprio quando serve la prova può costare molto.