Livelli Base, Smart e Legal: quale scegliere e quando
Quando basta il livello Base, quando serve la firma qualificata, cos'è la validità LTV, quando attivare la conservazione e come scegliere il livello all'invio
Che differenza c'è tra NotificaTo Base, Smart e Legal?
Il livello Base, a 9,97 €, genera fino a 8 affidavit certificati su invio, consegna ed eventuale apertura del messaggio. Smart aggiunge all'allegato la firma elettronica qualificata con validità LTV, che gli dà valore di scrittura privata; Legal versa il fascicolo completo in conservazione a norma per 10 anni. Prezzi e opzioni sono nella pagina dei tre livelli di NotificaTo.
I tre livelli rispondono a domande diverse: se basta provare la consegna, se l'allegato deve valere come scrittura privata e se la prova deve restare disponibile per anni.
Decidere prima dell'invio conta, perché firma e conservazione si scelgono durante la procedura.
Il ruolo delle prove nelle comunicazioni legali è descritto nella guida alle prove di invio e consegna.
Takeaways - Punti chiave dell'articolo
- Scrittura privata: Con firma elettronica qualificata il documento informatico soddisfa la forma scritta e ha l'efficacia dell'art. 2702 c.c. (art. 20 del CAD).
- Firma del titolare: Per l'art. 20, comma 1-ter, del CAD l'uso della firma qualificata si presume riconducibile al titolare, salvo prova contraria.
- Validità nel tempo: La Long Term Validation estende la verificabilità di una firma qualificata oltre la scadenza del certificato del firmatario.
- Conservazione decennale: La conservazione a norma mantiene il fascicolo integro per 10 anni, quanto la prescrizione ordinaria dei crediti (art. 2946 c.c.).
- Livelli progressivi: Base, Smart e Legal si sommano: firma qualificata e conservazione si aggiungono all'invio, che resta la base di ogni livello.
Quale livello per questa comunicazione?
Scegli il livello su NotificaTo Base con fino a 8 affidavit • Smart con firma qualificata e LTV • Legal con conservazione per 10 anniQuando basta NotificaTo Base?
NotificaTo Base basta quando serve provare che una comunicazione è stata inviata e consegnata, con data, ora e integrità del contenuto, senza che l'allegato debba valere come scrittura privata.
Il livello Base di NotificaTo genera per ogni invio fino a 8 affidavit certificati, tra cui accettazione, esito della consegna al dispositivo, avviso di ricevimento ed eventuale apertura, e costa 9,97 €. È pensato per comunicazioni commerciali e di servizio, come i solleciti.
Quando serve la Firma Elettronica Qualificata (NotificaTo Smart)?
La firma elettronica qualificata serve quando l'allegato deve avere valore di scrittura privata: con firma qualificata il documento informatico soddisfa la forma scritta e ha l'efficacia dell'art. 2702 c.c. (art. 20, comma 1-bis, CAD).
Per il comma 1-ter l'uso della firma si presume riconducibile al titolare, salvo prova contraria. È il livello Smart, pensato per diffide, disdette contrattuali e richieste di pagamento; la firma costa 7,99 €.
La differenza tra richiesta di pagamento e diffida è spiegata nell'articolo su diffida e messa in mora a confronto.
Cos'è la validità LTV e perché è importante?
La validità LTV, Long Term Validation, estende la verificabilità della firma qualificata anche dopo la scadenza del certificato del firmatario.
Il certificato di una firma qualificata ha infatti una durata: quello di cheFIRMA!, per esempio, dura 3 anni. Senza LTV la firma potrebbe perdere valore probatorio nel tempo, perché la verifica si basa sullo stato del certificato; l'opzione costa 1,99 €.
Quando attivare la Conservazione Digitale a norma (NotificaTo Legal)?
La conservazione a norma serve quando la prova deve restare integra e reperibile per anni, per esempio per interrompere la prescrizione di un credito o per comunicazioni ad alto rischio di contenzioso.
Con il livello Legal il fascicolo completo, con prove, messaggio e allegato firmato, è conservato a norma per 10 anni da Intesi Group, conservatore iscritto nel Marketplace AgID e certificato ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013. Costa 0,97 € per MB.
Il legame con i tempi di un credito è spiegato nell'articolo sui termini di prescrizione dei crediti.
Il livello giusto per ogni caso d'uso
Il livello si sceglie in base a cosa deve provare la comunicazione e per quanto tempo. I casi d'uso indicati per ciascun livello:
| Livello | Cosa aggiunge | Casi d'uso |
|---|---|---|
| Base | Fino a 8 affidavit certificati | Solleciti, comunicazioni commerciali e di servizio |
| Smart | Firma qualificata con validità LTV sull'allegato | Diffide, disdette contrattuali, richieste di pagamento |
| Legal | Conservazione a norma per 10 anni | Contenziosi ad alto rischio, interruzione della prescrizione |
Se la legge o il contratto impongono una forma specifica, come la raccomandata cartacea, conta quella forma. I casi in cui serve la carta sono descritti nell'articolo su quando la raccomandata postale fa prova.
Come scegliere e attivare il livello corretto al momento dell'invio
Il livello si sceglie al momento dell'invio, al quarto passaggio della procedura: dopo canale, testo ed eventuale allegato in PDF, si decide se applicare la firma qualificata, attivare la validità LTV e impostare la conservazione per 10 anni.
Poi si paga con carta di credito o prepagata, o con il credito ricaricato, e le prove si scaricano dall'area riservata. Per inviare serve la firma cheFIRMA!, attivabile gratis.
Come usare le prove in caso di contestazione è spiegato nell'articolo sulle prove di ricezione di una comunicazione.
Conclusione
Il livello Base prova invio e consegna, Smart dà all'allegato valore di scrittura privata con firma qualificata e LTV, Legal conserva il fascicolo a norma per 10 anni. La scelta dipende da cosa va dimostrato e per quanto tempo.
Livelli e opzioni sono riepilogati sulla pagina della raccomandata digitale NotificaTo.
Livello scelto? Mancano pochi passaggi
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La procedura colloca la scelta di firma qualificata, validità LTV e conservazione prima del pagamento e dell'invio, e non prevede un passaggio successivo per modificarla. La firma, inoltre, si appone al documento prima che parta: se serve un livello diverso, occorre preparare un nuovo invio con le opzioni corrette.
È un documento sottoscritto da chi rende una dichiarazione: per l'art. 2702 c.c. fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza della dichiarazione da chi l'ha firmata, se la sottoscrizione è riconosciuta o legalmente considerata riconosciuta. Un documento informatico con firma qualificata ha la stessa efficacia (art. 20 CAD).
Dipende dalla prova richiesta. Il livello Base attesta invio, consegna e integrità del messaggio, ma senza firma qualificata l'idoneità alla forma scritta chiesta dall'art. 1219 c.c. è valutata dal giudice (art. 20, comma 1-bis, CAD). Con la firma qualificata del livello Smart il documento soddisfa la forma scritta.
Una firma qualificata vale se il certificato non era scaduto, revocato o sospeso al momento della sottoscrizione (art. 24 CAD). Il certificato ha però una durata, e per verificare la firma anche dopo la scadenza si aggiunge la validità LTV. Quello di cheFIRMA!, per esempio, dura 3 anni ed è rinnovabile gratis.
Il livello Legal somma l'invio (9,97 €), la firma qualificata (7,99 €), la validità LTV (1,99 €) e la conservazione a norma (0,97 € per MB). Il totale dipende quindi dai megabyte conservati; si paga senza abbonamento, anche con il credito ricaricato, che non ha scadenza.
No, la legge chiede un atto che costituisca in mora il debitore (art. 2943 c.c.) e la prova che gli sia arrivato, non la conservazione a norma. Conservare il fascicolo per 10 anni, però, aiuta a produrlo integro se il contenzioso nasce anni dopo, entro la prescrizione ordinaria di dieci anni.
È il procedimento con cui si contesta in giudizio la falsità di un documento che fa piena prova, come l'atto pubblico o la scrittura privata riconosciuta, che per l'art. 2702 c.c. prova la provenienza fino a querela di falso. Per la firma qualificata vale anche la presunzione dell'art. 20, comma 1-ter, CAD.
Si può usare per comunicazioni legate alla vita della società, come richieste o avvisi tra soci e amministratori, quando la legge o lo statuto non prevedono una forma specifica. Per convocazioni, delibere e verbali valgono le regole dello statuto e del codice civile; il livello Legal conserva comunque il fascicolo a norma per 10 anni.
