Takeaways
La transizione verso il digitale, per aziende e amministrazioni locali, non è il futuro: è il presente. Uno dei pilastri di questa evoluzione è senza dubbio la conservazione digitale, un processo che va ben oltre la semplice archiviazione elettronica: parliamo infatti di un sistema articolato che deve garantire l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici nel lungo periodo. Al centro di questo panorama normativo si trova il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), il Decreto Legislativo n. 82 del 2005, che definisce le regole e i principi fondamentali per la gestione e la conservazione dei documenti digitali in Italia.
Il CAD è la legge di riferimento che disciplina l'uso degli strumenti digitali nei rapporti tra Pubblica Amministrazione, cittadini e imprese. Il codice nasce con l'obiettivo di promuovere e rendere effettivi i diritti di cittadinanza digitale, semplificando le procedure e dematerializzando i processi. Per quanto riguarda la conservazione digitale, il CAD stabilisce le fondamenta normative che assicurano il valore legale dei documenti informatici, un requisito essenziale per conferire validità giuridica a un documento nato o trasformato in formato digitale. Senza una corretta conservazione a norma, un documento informatico, pur esistente, potrebbe perdere la sua efficacia probatoria, esponendo a rischi legali e operativi.
L'articolo 44 del CAD, insieme alle Linee Guida di AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), descrive in modo dettagliato i requisiti che un sistema di conservazione digitale deve possedere per essere considerato a norma, le garanzie minime per tutelare il valore legale del documento nel tempo.
Un sistema di conservazione deve innanzitutto assicurare l’autenticità, ovvero la certezza dell'identità del soggetto che ha formato il documento. L'integrità garantisce che il documento non sia stato alterato o modificato dopo la sua formazione, mantenendo la sua piena originalità. La reperibilità è un altro aspetto fondamentale: i documenti devono essere rintracciabili e consultabili ogni volta che se ne abbia bisogno, anche a distanza di molti anni. Infine, la leggibilità e l'affidabilità sono indispensabili per assicurare che il contenuto sia sempre comprensibile e fruibile, a prescindere dai cambiamenti tecnologici.
Per raggiungere questi obiettivi, la normativa prevede l'adozione di processi specifici, l'apposizione di marcature temporali e firme digitali sul "pacchetto di archiviazione" e la redazione di un Manuale di Conservazione, che descrive l'organizzazione, i ruoli dei soggetti coinvolti (come il Responsabile della Conservazione), le procedure operative, le architetture e le misure di sicurezza adottate per il sistema di conservazione.
Il CAD e le Linee Guida AgID definiscono ruoli e responsabilità chiare all'interno del processo di conservazione. La figura del Responsabile della Conservazione è centrale: è il soggetto incaricato di definire e attuare le politiche del sistema di conservazione, garantendo che siano conformi alle normative. È una figura obbligatoria per le Pubbliche Amministrazioni e altamente raccomandata anche per i privati.
Per le imprese e le PA che non dispongono delle risorse o delle competenze interne per gestire autonomamente la conservazione digitale, la normativa prevede la possibilità di affidarsi a Conservatori Accreditati AgID come LetteraSenzaBusta, fornitori esterni che rispettano standard elevati di sicurezza e qualità, sottoposti a vigilanza da parte di AgID.
Scegliere un conservatore accreditato permette di delegare l'intero processo, assicurando che i propri documenti siano conservati a norma di legge e mantengano il loro valore legale nel tempo. Questo è particolarmente importante per documenti come le fatture elettroniche, i registri contabili e la posta elettronica certificata (PEC), per i quali esistono precisi obblighi di conservazione.
La conservazione digitale non riguarda solo i documenti "nativi digitali", cioè quelli creati direttamente in formato elettronico, ma anche i documenti analogici che vengono trasformati in digitale attraverso la dematerializzazione. La legge stabilisce che le copie informatiche di documenti analogici hanno lo stesso valore giuridico degli originali se la loro conformità è attestata da un pubblico ufficiale autorizzato o se non viene disconosciuta espressamente.
Alcuni esempi di documenti che spesso richiedono la conservazione digitale a norma includono:
La scelta di quali documenti sottoporre a conservazione digitale va fatta valutando la loro rilevanza legale, fiscale e amministrativa, tenendo conto dei tempi di conservazione previsti dalle diverse normative settoriali.
La conservazione digitale è un elemento imprescindibile per aziende e Pubbliche Amministrazioni che vogliono operare in un contesto sempre più informatizzato. Affidarsi a soluzioni professionali, come il nostro servizio DocuCloud, garantisce il rispetto delle stringenti normative del CAD e la tutela del valore legale dei documenti nel tempo.
Proteggi il valore legale dei tuoi documenti digitali e metti al sicuro il tuo patrimonio informativo in piena conformità con il CAD.: scopri il servizio di Conservazione Digitale di LetteraSenzaBusta.
Cos'è il CAD e perché è importante per la conservazione digitale?
Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) disciplina l'uso degli strumenti digitali tra Pubblica Amministrazione, cittadini e imprese. È cruciale per la conservazione digitale poiché stabilisce le norme che garantiscono il valore legale dei documenti informatici, conferendo validità giuridica ai documenti digitali.
Quali sono i requisiti della conservazione digitale secondo il CAD?
Il CAD e le Linee Guida di AgID richiedono che un sistema di conservazione digitale garantisca autenticità, integrità, reperibilità, leggibilità e affidabilità. È necessario adottare processi specifici come marcature temporali e firme digitali, oltre alla redazione di un Manuale di Conservazione.
Qual è il ruolo del Responsabile della Conservazione e dei Conservatori Accreditati?
Il Responsabile della Conservazione definisce e attua le politiche del sistema di conservazione, assicurandone la conformità alle normative. Le organizzazioni possono avvalersi di Conservatori Accreditati AgID, che rispettano elevati standard di sicurezza e qualità, assicurando che i documenti mantengano il loro valore legale nel tempo.