Takeaways
Ogni giorno aziende e professionisti producono e gestiscono una quantità notevole di informazioni digitali, tra contratti di lavoro, fatture, documenti d'identità, ma anche fotografie e video. Questi file rappresentano una parte importante della nostra vita personale e professionale: spesso li diamo per scontati, salvandoli sul desktop del computer o in una cartella generica, credendoli al sicuro. La realtà, purtroppo, è ben diversa: problemi come un guasto improvviso, un furto o un semplice errore umano possono cancellare file importanti, con conseguenze potenzialmente molto gravi.
La perdita di dati non è solo un contrattempo: può causare un danno economico e persino problemi legali. A livello aziendale, è fondamentale adottare strumenti professionali per la conservazione dei file digitali: questo articolo ha lo scopo di spiegarti, passo dopo passo, i metodi più efficaci per proteggere i tuoi documenti e come evitare gli errori più comuni che mettono a rischio il tuo patrimonio digitale.
Molte persone usano i termini "archiviazione" e "backup" come sinonimi. In realtà descrivono due concetti molto diversi e conoscere la differenza può aiutare a gestire in modo sicuro i dati. L'archiviazione è semplicemente il luogo dove i file "vivono" quotidianamente. La cartella "Documenti" del tuo PC è un sistema di archiviazione: lo stesso vale per un hard disk esterno dove sposti i file per liberare spazio sul computer.
Il backup, invece, è una copia di sicurezza di quei file, conservata in un luogo diverso dall'originale. La sua funzione è quella di poter ripristinare i dati in caso di perdita o danneggiamento dell'originale. Salvare un file solo su un hard disk esterno non è un backup: se quell'hard disk si rompe o viene smarrito, il file è perso per sempre. Un vero backup prevede che esistano almeno due copie dello stesso file in due posti differenti.
Gli strumenti di archiviazione fisica sono i più conosciuti: parliamo di hard disk interni o esterni (HDD), unità a stato solido (SSD) e chiavette USB, dispositivi che offrono il vantaggio di avere un controllo totale e diretto sui propri dati ma, essendo sistemi di conservazione "fisica", sono esposti a numerosi rischi.
Un hard disk meccanico ha una vita limitata e può subire guasti improvvisi; una chiavetta USB è piccola e facile da perdere. Entrambi questi supporti sono vulnerabili a danni fisici come cadute, incendi, allagamenti o sbalzi di tensione, per non parlare del rischio di furti. Affidare la conservazione di documenti importanti a un unico dispositivo fisico è una strategia fragile, fin troppo rischiosa: è un po' come tenere tutti i propri risparmi in un solo cassetto di casa.
I servizi di cloud storage, come Google Drive, Dropbox o OneDrive, sembrano aver risolto molti problemi: offrono accessibilità da qualsiasi dispositivo, facilità di condivisione e liberano spazio sui nostri computer. Sono senza dubbio strumenti molto utili per l'archiviazione e la sincronizzazione quotidiana. Ma sono la soluzione definitiva per una conservazione sicura a lungo termine? Non sempre e non per tutte le necessità.
Quando carichiamo un file su un servizio cloud, ne stiamo affidando la custodia a un'azienda terza. Le condizioni del servizio possono cambiare e la nostra privacy dipende dalle politiche di sicurezza del fornitore, che non sempre sono trasparenti. Un attacco informatico ai loro server o la chiusura del servizio potrebbero mettere in pericolo i nostri dati. Il cloud è sicuramente più affidabile di un device fisico, ma i documenti con valore legale o fiscale potrebbero comunque essere a rischio.
Esiste una strategia universalmente riconosciuta per la sicurezza dei dati, semplice da ricordare e molto efficace: la regola del 3-2-1. Questo approccio riduce le possibilità di perdere un file. Ecco in cosa consiste:
Seguire la regola del 3-2-1 garantisce una protezione robusta per la maggior parte delle esigenze personali e professionali, garantendo la sopravvivenza dei dati anche in caso di eventi gravi.
Quando si parla di documenti con valore legale, come fatture elettroniche, contratti firmati digitalmente o comunicazioni ufficiali, un semplice backup non è sufficiente. In questi casi non basta salvare una copia del file: le norme impongono che vengano garantite l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità nel tempo. Questo processo si chiama conservazione digitale.
A differenza di un normale salvataggio su cloud o hard disk, un sistema di conservazione digitale a norma è in grado di apporre firme digitali e marche temporali ai documenti che ne "cristallizzano" il contenuto e la data, rendendoli immutabili e opponibili a terzi. Il processo assicura che un documento digitale conservato oggi abbia lo stesso valore legale anche tra dieci o venti anni. È la soluzione pensata per professionisti, aziende e chiunque abbia la necessità di custodire documenti che devono mantenere la loro validità legale nel tempo, proteggendoli non solo dalla perdita, ma anche da qualsiasi contestazione futura.
Proteggere i propri file digitali può richiedere un piccolo sforzo iniziale, ma i benefici in termini di sicurezza e tranquillità sono immensi. Abbiamo visto che affidarsi a un solo dispositivo è un errore che può costar caro, e che distinguere tra archiviazione e backup è fondamentale. La regola del 3-2-1 rappresenta un'ottima base di partenza per chiunque voglia mettere al sicuro i propri dati.
Per i documenti aziendali, quelli che hanno un valore fiscale o legale, serve un passo in più. La conservazione digitale a norma è un processo che garantisce il valore legale dei tuoi file nel tempo, la scelta più sicura per trasformare un file digitale in un documento solido, sicuro e a prova di futuro.
Hai fatture, contratti o documenti legali che devono mantenere il loro valore nel tempo? Scopri subito il nostro servizio di conservazione digitale DocuCloud.
Qual è la differenza tra archiviazione e backup dei file digitali?
L'archiviazione è il luogo dove i file vengono conservati per l'uso quotidiano, come il disco del computer o un hard disk esterno. Il backup è una copia di sicurezza di quei file, conservata altrove per permettere il recupero in caso di perdita. Avere un solo file su un hard disk non è un backup, serve almeno una seconda copia in un altro luogo.
I servizi cloud sono sufficienti per una conservazione sicura dei documenti?
I servizi cloud sono utili per la gestione quotidiana e la sincronizzazione, ma non sempre rappresentano una soluzione definitiva per la conservazione a lungo termine. Esistono rischi legati alla privacy, alle condizioni contrattuali e alla possibile perdita di dati in caso di attacchi informatici o chiusura del servizio.
Cos'è la conservazione digitale a norma e quando è necessaria?
La conservazione digitale a norma è un processo regolamentato che garantisce il valore legale nel tempo di documenti digitali come contratti o fatture. Si basa su firme digitali e marche temporali che ne assicurano autenticità, integrità e reperibilità anche a distanza di anni.