Quando si parla di conservazione digitale a norma, non basta “archiviare” i file: servono regole, processi e soggetti qualificati.
Tra gli strumenti più importanti c’è l’albo dei conservatori digitali, il registro pubblico che orienta imprese e professionisti verso operatori realmente conformi.
Conoscere cos’è, come funziona e come si consulta l’albo è il primo passo per evitare rischi di non conformità e perdita di valore legale dei documenti.
In questo articolo scoprirai come l’albo si inserisce nel quadro normativo (CAD, Linee Guida AgID, eIDAS), quali requisiti deve rispettare un conservatore accreditato e quali verifiche pratiche compiere prima di sottoscrivere un servizio.
Vedremo anche criteri comparativi per scegliere in modo consapevole e come una soluzione come DocuCloud semplifica la conformità grazie a processi automatizzati e pay per MB.
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Attiva subito DocuCloud Pagamento a consumo effettivo • Conservazione documentale a norma per 10 anni • Nessun abbonamento annualeL’albo dei conservatori digitali è un registro pubblico gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) che elenca i soggetti autorizzati a svolgere la conservazione a norma dei documenti informatici.
Finalità: fornire ad aziende e professionisti un elenco di operatori che hanno superato verifiche su sicurezza, processi e capacità organizzativa.
Benefici: riduzione del rischio legale, certezza di conservazione a lungo termine, esibizione probatoria e continuità operativa.
In assenza di un operatore accreditato, i documenti potrebbero non mantenere valore giuridico ed esibibilità nel tempo.
La conservazione a norma si fonda su CAD, Linee Guida AgID e Regolamento eIDAS: insieme definiscono requisiti tecnici e organizzativi, ruoli, metadati e controlli.
Tra gli obblighi: firma digitale e marca temporale, gestione del manuale di conservazione, audit trail, esibizione e reversibilità.
Figure chiave:
Titolare: responsabile dei documenti e delle decisioni di conservazione.
Responsabile della Conservazione: governa processo, manuale, verifiche e controlli periodici.
Conservatore: esegue il servizio garantendo integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità a lungo termine.
L’iscrizione richiede il rispetto di requisiti stringenti su infrastrutture, sicurezza, organizzazione e qualità del servizio.
Di seguito gli aspetti valutati più rilevanti:
Ambiti di verifica principali
Sicurezza e continuità: cifratura, segregazione, ridondanza, piani di DR/BCP e monitoraggio.
Processi e controlli: manuale aggiornato, metadati, firme e marche, audit trail, esibizione e log a norma.
Organizzazione: ruoli nominati, competenze, formazione, gestione incidenti e SLA.
Interoperabilità: integrazione con PEC e firma, portabilità e reversibilità senza lock-in.
Per una decisione consapevole, valuta i seguenti punti essenziali:
È consigliabile verificare che il fornitore:
Sia iscritto all’albo e mantenga la conformità con aggiornamenti periodici.
Metta a disposizione il Manuale e mostri evidenze di firme, marche, metadati e audit trail.
Garantisca esibizione e reversibilità con formati aperti e SLA chiari.
Confronta sempre costi reali (TCO), automazioni e integrazioni per evitare oneri occulti e complessità operative.
Le piattaforme moderne semplificano l’adeguamento: automazioni per firme/marche, versamento, metadati e verifiche periodiche riducono errori e tempi.
DocuCloud adotta un modello pay per MB, elimina canoni rigidi e integra servizi LSB (PEC, firma, data certa) per una governance fluida del ciclo di vita documentale.
Compliance by design: processi a norma, metadati coerenti, esibizione e tracciabilità integrata.
Automazione: versamento e controlli programmati riducono rischi umani e tempi operativi.
TCO trasparente: paghi solo ciò che usi, senza lock-in né canoni annuali.
Integrazioni LSB: PEC SuperPEC, cheFIRMA!, Data Certa — tutto entra in conservazione automaticamente.
Se cerchi un servizio conforme e sostenibile nel tempo, DocuCloud è un alleato concreto per la conservazione a norma.
L’albo dei conservatori digitali è la bussola per selezionare operatori realmente conformi e affidabili.
Incrocia la presenza in albo con requisiti tecnici, processi, SLA e costi totali: così proteggi valore legale, operatività e reputazione.
Con una piattaforma moderna come DocuCloud ottieni automazione, trasparenza dei costi e integrazioni native per una conservazione a norma senza frizioni.
Scegli in modo consapevole, partendo dall’albo — e metti in sicurezza oggi il valore probatorio dei tuoi documenti digitali.
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Procedi all’attivazione di DocuCloud Nessun costo di attivazione • Servizio conforme agli standard europei • Adatto a imprese, professionisti, persone fisicheÈ il registro pubblico (gestito da AgID) che elenca i soggetti autorizzati a erogare servizi di conservazione digitale a norma in Italia.
Perché potresti perdere valore probatorio, incorrere in non conformità e non avere garanzie su esibizione, metadati, firme e marche temporali.
CAD, Linee Guida AgID ed eIDAS definiscono requisiti tecnici/organizzativi, ruoli, metadati, firme e audit trail.
L’archiviazione salva file; la conservazione a norma li rende opponibili a terzi con processi, metadati, firme, marche e controlli.
Consultando il registro ufficiale e richiedendo evidenze documentali (manuale, ruoli nominati, SLA, procedure e audit).
Cifratura, ridondanza, DR/BCP, metadati strutturati, log/audit trail, esibizione, reversibilità e portabilità.
È la figura che governa il processo, mantiene il manuale, pianifica controlli e garantisce la conformità nel tempo.
No: serve un sistema di conservazione a norma che gestisca metadati, firme e marche, garantendo opponibilità nel tempo.
Valuta il TCO (canoni, spazio, tempi uomo), modelli pay per MB, costi di esibizione e reversibilità, assenza di lock-in.
Automatizza versamento, metadati, firme/marche ed esibizione; integra PEC/firma e offre un modello pay per MB senza canoni annuali.