Takeaways
Nella conservazione digitale, la sicurezza e la conformità alle normative di settore sono tutto. Archiviare i documenti in formato elettronico è molto diverso da conservare e gestire la documentazione aziendale seguendo le regole e affidandosi a soggetti qualificati. È qui che entra in gioco l'albo dei conservatori digitali: chiunque debba gestire documenti importanti in formato digitale e lo voglia fare in modo corretto e sicuro, deve sapere cos'è e come funziona. Scopriamo di più a proposito.
L'albo dei conservatori digitali è un registro pubblico gestito da AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) e include tutti i soggetti che, in Italia, sono autorizzati a svolgere l'attività di conservatore di documenti informatici a norma. Per essere iscritti all'albo, i conservatori devono dimostrare di possedere determinati requisiti tecnici, organizzativi e di sicurezza.
La funzione principale dell'albo è proprio quella di fornire ad aziende e professionisti un elenco di conservatori che possiamo definire affidabile. Immagina di dover conservare fatture elettroniche, contratti, o documenti contabili per anni come richiede la legge: non puoi certo permetterti errori o incertezze riguardo alla validità legale e all'integrità dei tuoi documenti. L'albo ha la funzione di segnalare a chi è interessato quali sono i soggetti che hanno superato i controlli necessari e sono idonei a svolgere questo compito delicato.
Affideresti un qualsiasi compito a una persona inesperta o priva di competenze? No, vero? Ecco, lo stesso principio dev'essere seguito anche per quanto riguarda la conservazione digitale. Il motivo è semplice: solo i soggetti iscritti all'albo sono abilitati a garantire la validità legale e l'opponibilità a terzi dei documenti conservati digitalmente.
Affidarsi a un conservatore accreditato significa avere la certezza che i tuoi documenti vengano gestiti secondo le normative vigenti, tra cui il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le linee guida AgID. L'integrità dei dati, la loro immodificabilità nel tempo, la sicurezza degli archivi e la possibilità di esibirli in caso di controlli o contenziosi sono tutti aspetti fondamentali che un conservatore digitale abilitato può garantire.
Un servizio che non compare nell'albo potrebbe non rispettare gli standard necessari, mettendo a rischio la validità legale dei tuoi documenti ed esponendoti anche a potenziali sanzioni o problemi in caso di verifiche.
L'iscrizione all'albo AgID è tutt'altro che una banalità. I conservatori digitali devono superare una serie di verifiche rigorose che riguardano vari aspetti della loro attività. Tra i principali requisiti ci sono:
Questi requisiti sono pensati per proteggere i tuoi documenti, garantendoti che il servizio di conservazione sia davvero in grado di assolvere ai suoi compiti.
Dopo aver elencato i tanti motivi per cui affidarsi a un conservatore digitale presente nell'albo è la scelta migliore da fare, ora vediamo in che modo i tuoi documenti vengono tutelati, in senso lato, dall'albo.
In primis, un conservatore accreditato ti dà la certezza che i tuoi documenti conserveranno il loro valore legale nel tempo, fondamentale per fatture, contratti, atti notarili e qualsiasi altro documento che possa avere valore probatorio. Un documento conservato in modo non conforme, digitale e non, potrebbe perdere la sua validità in tribunale o di fronte a un'autorità.
In secondo luogo, l'albo garantisce che il servizio di conservazione sia sempre aggiornato rispetto all'evoluzione normativa. Le leggi sulla conservazione digitale possono cambiare nel tempo, e un conservatore accreditato ha l'obbligo di adeguare i propri sistemi e processi. Tutto ciò ti solleva dal compito di monitorare e implementare tu stesso questi aggiornamenti.
Infine, i sistemi di conservazione accreditati sono progettati per essere resilienti e sicuri, riducendo al minimo le probabilità di "incidenti".
Gestito da AgID, l'albo dei conservatori digitali include i soggetti autorizzati a conservare i documenti informatici in Italia. La sua funzione è fornire un elenco di conservatori accreditati in grado di svolgere un compito delicato. L'iscrizione all'albo richiede verifiche rigorose su requisiti di affidabilità, professionalità, tecnologici, di processo e di sicurezza, pensati per proteggere i tuoi documenti. Questo riduce anche i rischi di perdita o corruzione dei dati, grazie a sistemi resilienti e sicuri.
Ricordiamo che solo i soggetti iscritti all'albo possono garantire la validità legale e l'opponibilità a terzi dei documenti conservati, in conformità con il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le linee guida AgID.
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Cos'è l'albo dei conservatori digitali e qual è la sua funzione per aziende e professionisti?
L'albo dei conservatori digitali è un registro ufficiale gestito da AgID che raccoglie tutti i soggetti autorizzati a svolgere attività di conservazione documentale informatica a norma. La sua funzione principale è offrire ad aziende e professionisti un elenco affidabile di operatori accreditati, che garantiscono il rispetto delle normative italiane in materia di conservazione digitale, come il CAD e le linee guida AgID.
Perché è rischioso scegliere un servizio di conservazione digitale non presente nell'albo AgID?
Affidarsi a un fornitore non iscritto all’albo significa esporsi al rischio concreto di non conformità normativa, perdita del valore legale dei documenti conservati e potenziali problemi in caso di controlli o contenziosi. Solo i soggetti accreditati possono infatti garantire la validità giuridica dei documenti digitali, l’opponibilità a terzi e l’adeguamento continuo alle normative in evoluzione.
Quali sono i requisiti che un conservatore digitale deve soddisfare per essere iscritto all'albo?
Per ottenere l’iscrizione all’albo dei conservatori digitali, un fornitore deve superare verifiche stringenti su più fronti: affidabilità e professionalità aziendale, sicurezza dei sistemi, robustezza tecnologica e adozione di processi documentati e tracciabili. Tutti questi requisiti servono a garantire che i documenti siano conservati in modo sicuro, integro e legalmente valido nel tempo.