Nella conservazione digitale a norma, uno degli aspetti più critici – e spesso sottovalutati – è la scelta del formato del documento. Non tutti i file sono adatti a restare leggibili e difendibili in sede legale nel lungo periodo: alcuni formati sono legati a software proprietari, altri rischiano di non essere più supportati tra pochi anni.
È proprio il formato a determinare se un documento potrà rimanere leggibile, integro e giuridicamente valido tra 5, 10 o 20 anni. Scegliere fin dall’origine formati stabili (come i formati aperti o il PDF/A) significa proteggere il valore probatorio dei documenti e ridurre i rischi di doverli “ricostruire” in futuro.
In questo contenuto vedremo come selezionare il formato corretto in base al tipo di documento, quali sono i formati più indicati per la conservazione a lungo termine e perché questa scelta incide direttamente sulla validità legale del documento informatico.
Se desideri avere una visione più ampia su processo, regole tecniche e obblighi normativi, puoi anche vedere nel dettaglio come è strutturata la conservazione digitale a norma e come si inserisce il tema dei formati nel ciclo di vita dei documenti.
Procedi con l’attivazione immediata della Conservazione Digitale
Attiva ora DocuCloud Paghi solo per lo spazio utilizzato (Pay per MB) • Archiviazione certificata per un decennio • Nessun abbonamento annualeSalvare un file su un hard disk o su un cloud NON equivale a conservarlo digitalmente a norma. La conservazione digitale implica una serie di regole e procedure, tra cui l’obbligo di utilizzare formati idonei, stabili, documentati e riconosciuti dagli standard tecnici di lungo periodo.
Un documento salvato in un formato errato potrebbe diventare in futuro:
È per questo che la scelta del formato è un atto tecnico con conseguenze giuridiche.
Secondo le Linee Guida AgID, i formati ammessi e consigliati per la conservazione digitale sono specificamente pensati per garantire durata e leggibilità nel tempo.
Ecco i principali formati approvati:
PDF/A e TIFF sono ad oggi gli standard più solidi e duraturi.
Il formato PDF/A non è un PDF comune. È progettato specificamente per la conservazione a lungo termine.
I suoi vantaggi principali:
Un PDF/A visualizzato nel 2025 apparirà identico nel 2040.
Alcuni formati sono molto diffusi, ma NON adatti alla conservazione legale:
Usare questi formati non garantisce integrità, leggibilità futura o compatibilità normativa.
Nella conservazione digitale, non conta solo il file, ma anche il contesto.
Un documento conservato deve includere:
Un sistema serio di conservazione come DocuCloud gestisce tutto questo automaticamente.
Il rischio più grande della conservazione digitale è l’invecchiamento dei formati. Un documento salvato in un formato proprietario oggi potrebbe essere illeggibile domani.
Se serve un software speciale per aprire un documento, quel documento non è sicuro per il lungo termine.
I formati aperti invece garantiscono:
Se devi conservare documenti importanti per il futuro — fiscali, societari, legali o personali — fai attenzione a scegliere il formato giusto sin dall’origine e valuta una soluzione a norma come DocuCloud.
La scelta del formato di un documento destinato alla conservazione digitale non è un dettaglio, ma un elemento strutturale che determina se quel documento sarà leggibile e opponibile in giudizio tra dieci anni.
Utilizzare formati aperti, standardizzati e raccomandati dalla normativa è la base per garantire valore legale nel tempo. E affidarsi a un sistema professionale di conservazione digitale certificata rende questo processo sicuro, automatico e sostenibile.
Fai il primo passo verso una gestione digitale sicura e senza pensieri
Procedi all’attivazione di DocuCloud Attivazione immediata e senza spese • Servizio conforme agli standard europei • La scelta giusta per aziende, studi professionali e utenti privatiNo. Il PDF standard può contenere elementi dinamici o dipendere da font esterni. Il PDF/A invece è progettato appositamente per l’archiviazione a lungo termine.
Perché TIFF conserva il contenuto senza compressione (senza perdita). Il JPEG invece elimina parti dell’immagine e quindi riduce l’integrità del dato.
Sì, OOXML è supportato. Tuttavia, per un documento definitivo è consigliabile convertirlo in PDF/A prima della conservazione.
Le PEC sono conservate all’origine in formato RFC 2822 / MIME, che è lo standard per i messaggi email certificati.
Sì, ma non è consigliato. TIFF è il formato raccomandato per immagini di valore probatorio.
Sì, perché alcuni formati garantiscono integrità e certificazione, mentre altri non offrono garanzie nel tempo.
No. Se il sistema di conservazione è professionale e conforme, prevede migrazione dei formati verso nuove versioni standard.
Si deve verificare nelle Linee Guida AgID o affidarsi a un sistema certificato come DocuCloud che applica automaticamente le regole.
Il documento potrebbe perdere valore probatorio e non essere riconosciuto legalmente come documento integro o autentico.
Sì. Il sistema controlla automaticamente la conformità, converte i formati, applica firma digitale, marca temporale e conserva a norma per 10 anni.