Negli ultimi anni, la conservazione dei documenti in formato elettronico è diventata una necessità di vitale importanza per le aziende, i professionisti e le Pubbliche Amministrazioni.
La normativa italiana, infatti, ha introdotto specifici obblighi e riferimenti legislativi che regolamentano il sistema di conservazione digitale e che permettono di garantire l’integrità, l’autenticità e la leggibilità dei documenti nel tempo.
In particolare, i principi fondamentali per la conservazione digitale e la definizione delle modalità tecniche e legali per la gestione a norma dei documenti digitali sono contenuti nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Secondo il CAD il processo di conservazione digitale deve assicurare che i documenti siano conservati in formati che ne permettano la consultazione nel tempo, senza alterazioni.
Questo processo di conservazione è supportato da un’infrastruttura: il sistema di conservazione digitale. Vediamo che cos’è e a cosa serve.
Per sistema di conservazione digitale si intende l’infrastruttura tecnologica e i protocolli specifici impiegati per proteggere e mantenere accessibili i dati digitali nel lungo termine. Un sistema di conservazione digitale efficace si basa su diverse componenti chiave come gli hardware e i software, fondamentali per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati, l’adozione di standard internazionali nelle pratiche di conservazione, come il Modello OAIS (Open Archival Information System), e la gestione dei metadati, cruciali per la catalogazione, il recupero e la comprensione dei dati conservati.
Il sistema di conservazione deve inoltre rispettare dei requisiti fondamentali, quali l’accessibilità dei dati sul lungo periodo, la protezione di questi da accessi non autorizzati, corruzione o perdite, e la consultabilità dei dati in qualsiasi momento.
La funzione principale del sistema di conservazione digitale è quella di garantire la longevità e l’accessibilità delle informazioni digitali. Per farlo è necessario mettere in atto alcune procedure specifiche, come:
Le figure che cooperano per realizzare tutto questo sono il Responsabile della Conservazione e il Responsabile della Gestione Documentale.
Per gestire meglio la conservazione digitale, il Responsabile della Conservazione può delegare questa ad altri enti. Questi, però, devono essere certificati dall’AgID. Tra le terze parti certificate che possono svolgere questo ruolo c’è anche LetteraSenzaBusta.
Grazie al servizio di conservazione digitale di LetteraSenzaBusta, non sarà necessario installare nessun software sul proprio PC, né recarsi fisicamente in nessun luogo. Tutto può essere fatto in pochi istanti direttamente online e dalla propria dimora o dal proprio ufficio. I documenti verranno conservati nel totale rispetto della normativa e saranno accessibili ogni qualvolta lo si vorrà.
Che cos’è il modello OAIS (Open Archival Information System)?
Il modello OAIS (Open Archival Information System) è un modello concettuale per la gestione, l’archiviazione e la conservazione a lungo termine dei documenti digitali. Fornisce un quadro di riferimento che delinea le funzioni, le responsabilità e l’organizzazione di un sistema che mira a preservare le informazioni digitali nel lungo periodo, garantendone l’accesso a una comunità di utenti identificati.
Qual è la differenza tra il Responsabile della Conservazione e il Responsabile della Gestione Documentale?
Il Responsabile della Conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Mentre il Responsabile della Gestione Documentale si occupa della tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, assicurando la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento al sistema di conservazione.
Qual è la differenza tra conservazione digitale e sistema di conservazione digitale?
La conservazione digitale si riferisce al processo che permette di conservare i documenti in formato digitale, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti. Il sistema di conservazione digitale, invece, è l’infrastruttura tecnologica e l’insieme delle procedure che supportano questo processo.