Con le nuove leggi in materia di amministrazione digitale, la conservazione digitale è diventata obbligatoria per molti documenti come le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente e le comunicazioni PEC.
La conservazione digitale è un processo che consente di conservare documenti e informazioni in formato digitale per un periodo di tempo prolungato, garantendo la loro integrità, autenticità e accessibilità nel tempo.
Questo importante processo coinvolge l'adozione di procedure, tecnologie e pratiche che assicurano che i documenti digitali siano conservati in modo sicuro e conforme alle normative vigenti, in particolare al Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD).
Al centro della conservazione digitale si trova la figura del Responsabile della Conservazione, un professionista che combina competenze tecniche, conoscenze archivistiche e sensibilità strategica.
Vediamo nel dettaglio chi è il Responsabile della Conservazione e che compiti ha.
Il Responsabile della Conservazione è un individuo che gestisce con piena responsabilità ed autonomia il sistema di conservazione, garantendone il corretto funzionamento. Si tratta di un ruolo che richiede molte competenze in ambito di normativa, tecnologie informatiche, archiviazione dati e in materia di privacy.
Nel caso che i documenti digitali conservati vengano persi, danneggiati o eliminati, infatti, è la prima persona a risponderne. Inoltre, durante eventuali controlli da parte delle autorità competenti il Responsabile della Conservazione è la persona di riferimento.
I compiti di questa figura professionale, come si può immaginare, non si limitano alla sola archiviazione dei documenti in formato digitale. Egli, infatti, deve garantire che questi rimangano accessibili, autentici e integri nel corso del tempo e mettere in atto particolari strategie affinché ciò avvenga.
Il Responsabile della Conservazione ha diversi compiti complessi ai quali adempiere, in particolare deve:
Il Manuale di Conservazione, in particolare, è il documento più importante dell’intero sistema di conservazione, in quanto stabilisce le procedure e le modalità tecniche adottate per la conservazione dei documenti, i soggetti coinvolti nella conservazione, i ruoli, il modello di funzionamento, le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.
Il Responsabile della Conservazione può essere sia interno che esterno alla propria attività, e deve essere nominato mediante nomina formale. Tuttavia, i servizi di conservazione digitale possono essere anche delegati ad altri enti, a patto che siano accreditati dall’AgID, come lo è il portale di LetteraSenzaBusta.
Il servizio di conservazione digitale offerto da LetteraSenzaBusta consente di conservare digitalmente ogni tipologia di documento, rispettando i principi di accessibilità, autenticità ed integrità. Nel totale rispetto della privacy, totalmente online e senza installare nessun software.
Cosa sono i pacchetti di versamento?
I pacchetti di versamento, noti anche come SIP (Submission Information Package), sono un insieme di dati che vengono inviati al sistema di conservazione digitale e che contengono i documenti da conservare e i relativi metadati, che identificano e descrivono i contenuti.
Che cos’è il rapporto di versamento?
Il rapporto di versamento è un documento informatico che attesta la presa in carico dei pacchetti di versamento da parte del sistema di conservazione.
Che cos’è il pacchetto di distribuzione?
Il pacchetto di distribuzione, noto anche come DIP (Dissemination Information Package), è un insieme di informazioni che vengono inviate dal sistema di conservazione ad un utente, in risposta ad una sua richiesta.