Con l’evoluzione delle norme italiane in materia di amministrazione digitale, la conservazione digitale è oggi obbligatoria per moltissimi documenti informatici, tra cui fatture elettroniche, contratti firmati digitalmente, comunicazioni PEC, atti amministrativi e documentazione fiscale di privati, aziende e professionisti.
La conservazione digitale non è una semplice archiviazione in cloud, ma un processo tecnico e giuridico che tutela i documenti nel lungo periodo, preservandone integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità, in piena conformità a quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID.
Affinché la conservazione sia davvero valida, non basta adottare strumenti tecnologici evoluti: è obbligatorio stabilire procedure formali, definire ruoli specifici e nominare figure responsabili. Ed è proprio in questo contesto che assume un ruolo centrale il Responsabile della Conservazione, che supervisiona tutte le attività e garantisce la piena conformità normativa.
Questa figura professionale deve possedere competenze tecniche, capacità archivistiche, conoscenze in materia di sicurezza informatica e un approccio organizzativo strutturato. Nei paragrafi successivi vedremo chi è, cosa fa e quali responsabilità assume. Per comprendere come inquadrare correttamente la conservazione secondo CAD e AgID, può esserti utile approfondire il funzionamento completo della conservazione digitale e dei suoi obblighi legali.
Vuoi attivare un sistema di conservazione digitale a norma senza complicazioni?
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Si tratta di un ruolo che richiede un mix di competenze:
In caso di perdita, danneggiamento o illeggibilità dei documenti conservati, il Responsabile della Conservazione è la prima figura chiamata a rispondere sul funzionamento del sistema e sull’adeguatezza delle procedure adottate.
I compiti del Responsabile della Conservazione vanno ben oltre la semplice “archiviazione” dei documenti digitali. Il suo obiettivo è garantire che i documenti rimangano autentici, integri, leggibili e reperibili per tutto il periodo di conservazione previsto.
Tra i principali compiti rientrano:
Per supportare queste attività, il Responsabile della Conservazione si avvale spesso di un team interno e/o di fornitori esterni che gestiscono gli aspetti più tecnici, mantenendo però il presidio delle decisioni chiave.
Uno degli strumenti più importanti nella responsabilità del Responsabile della Conservazione è il Manuale di Conservazione.
Si tratta di un documento ufficiale che descrive in modo chiaro e strutturato:
Il Responsabile della Conservazione ha il compito di redigere, mantenere aggiornato e applicare il Manuale di Conservazione, adeguandolo all’evoluzione normativa, tecnologica e organizzativa dell’ente.
Il Responsabile della Conservazione deve essere individuato e nominato formalmente dall’ente o dall’azienda che adotta il sistema di conservazione. La nomina avviene tramite un atto interno (delibera, determina, lettera di incarico, contratto, ecc.) che definisce:
La figura può essere:
I servizi di conservazione digitale possono quindi essere delegati a soggetti esterni, a condizione che rispettino le Linee Guida AgID e offrano tutte le garanzie richieste dalla normativa.
Gestire un sistema di conservazione digitale interamente “in casa” può essere complesso, specie per piccole e medie imprese, studi professionali e organizzazioni senza un reparto IT strutturato. In questi casi, affidarsi a un servizio specializzato permette al Responsabile della Conservazione di concentrarsi più sugli aspetti di governance che sugli aspetti tecnici.
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In questo modo, il Responsabile della Conservazione può svolgere il proprio ruolo con maggiore serenità, sapendo di avere alle spalle un’infrastruttura tecnologica solida e un partner affidabile.
Il Responsabile della Conservazione digitale non è una figura puramente formale, ma un ruolo strategico per la compliance, la tutela legale e la continuità operativa di qualsiasi organizzazione che gestisca documenti informatici.
Grazie alle sue decisioni e alle procedure che supervisiona, l’ente può dimostrare nel tempo la piena validità giuridica dei documenti conservati, affrontare senza timori controlli fiscali e ispezioni, e proteggere il proprio patrimonio informativo da perdite, danneggiamenti o contestazioni.
Affidarsi a soluzioni specializzate come DocuCloud significa mettere il Responsabile della Conservazione nelle condizioni di lavorare meglio: meno oneri tecnici, più controllo sui processi e una maggiore garanzia di conformità normativa.
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Procedi all’attivazione di DocuCloud Attivazione online in pochi secondi • Conservazione a norma per 10 anni • Ideale per tutti i profili: privati, professionisti e aziendeÈ la figura incaricata di governare il sistema di conservazione digitale, assicurandone il corretto funzionamento nel tempo e la conformità alla normativa. Coordina procedure, strumenti e soggetti coinvolti nella conservazione dei documenti informatici.
Sì, per i soggetti che adottano un sistema di conservazione digitale a norma è necessario individuare formalmente un Responsabile della Conservazione, interno o esterno, a cui attribuire compiti e responsabilità precise.
Il Responsabile della Gestione Documentale presidia la fase di gestione corrente dei documenti (protocollazione, classificazione, fascicolazione), mentre il Responsabile della Conservazione è focalizzato sulla conservazione a lungo termine e sul mantenimento del valore legale dei documenti informatici.
Deve possedere competenze in ambito normativo (CAD, Linee Guida AgID, normativa fiscale e civilistica), tecnico-informatico (firme digitali, marche temporali, sistemi di storage), archivistico (classi documentali, tempi di conservazione) e organizzativo (gestione di processi, ruoli e fornitori).
Il Manuale di Conservazione è il documento che descrive il sistema di conservazione digitale, i processi adottati, i ruoli coinvolti, le misure di sicurezza e le classi documentali gestite. La sua redazione e il suo aggiornamento rientrano tra le responsabilità del Responsabile della Conservazione.
Il Responsabile non è automaticamente responsabile “in solido” di ogni evento, ma deve dimostrare che il sistema di conservazione è stato progettato, gestito e controllato secondo le regole previste. La sua responsabilità è legata alla corretta impostazione e supervisione dei processi.
Sì, il ruolo può essere affidato a un soggetto esterno o alcune attività possono essere delegate a un conservatore digitale che fornisce infrastrutture e servizi conformi. Resta comunque necessario definire chiaramente responsabilità e compiti nel contratto e negli atti di nomina.
DocuCloud mette a disposizione una piattaforma di conservazione digitale già conforme alle normative, con flussi automatizzati, gestione dei metadati, firme e marche temporali. In questo modo il Responsabile può concentrarsi sulla governance del sistema, riducendo il carico tecnico e operativo.
No, può essere sia interno (dipendente o dirigente) sia esterno (consulente, società specializzata). L’importante è che abbia le competenze necessarie e che la sua nomina sia formalizzata, con compiti e responsabilità chiaramente definiti.
In assenza di un Responsabile e di un sistema di conservazione digitale conforme, l’ente rischia di non poter dimostrare nel tempo il valore legale dei documenti informatici, con possibili conseguenze in caso di verifiche fiscali, ispezioni o contenziosi. Per questo è fondamentale nominare la figura e adottare un servizio a norma come DocuCloud.