Devi inviare una PEC formale ma non sai da dove iniziare e quale tono adottare?
Scrivere un messaggio di Posta Elettronica Certificata corretto e professionale è essenziale per comunicazioni ufficiali.
Ogni dettaglio, dall’oggetto all’introduzione fino alla chiusura, può fare la differenza tra essere presi sul serio o rischiare di essere ignorati.
Per aiutarti, in questo articolo ti spiegheremo come scrivere una comunicazione PEC chiara e credibile, con consigli pratici e frasi pronte da utilizzare.
Inoltre ti spiegheremo come conservare in modo sicuro e conforme alla legge tutti i messaggi PEC ricevuti e inviati grazie ad un esclusivo servizio di conservazione digitale a norma.
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Attiva subito la SuperPECAttivazione gratuita in 5 secondi • Paghi solo quando invii una PEC • Spazio illimitatoL’oggetto di un messaggio è un’informazione da scrivere accuratamente perché, quando invii una e-mail, sarà la prima cosa visualizzata dal destinatario assieme all’indirizzo di posta elettronica.
Da questa parte della comunicazione può dipendere la differenza tra essere presi in considerazione o essere cestinati, soprattutto per quanto riguarda la PEC.
L’oggetto di una e-mail certificata formale dovrebbe riassumere in maniera chiara e concisa ciò di cui parli per esteso nel testo del messaggio.
Non essere troppo prolisso, ma non eccedere nemmeno in sintesi, magari omettendo delle informazioni indispensabili per far capire al tuo interlocutore ciò di cui intendi parlare.
Se hai inviato la PEC allo scopo di richiedere informazioni su un contratto che hai stipulato con un operatore telefonico potresti scrivere nell’oggetto: “Richiesta informazioni contratto n° [numero del contratto] a nome di [tuo nome]”.
Se stai inviando dei documenti personali, allora l’oggetto potrebbe essere “Invio documento d’identità di [tuo nome]”, oppure “Invio codice fiscale di [tuo nome]” e via dicendo.
Di qualunque cosa tu voglia parlare, ricorda: sii chiaro e sintetico.
È proprio l’introduzione a fare la differenza tra un messaggio informale e uno formale.
In questo secondo caso dovresti iniziare la stesura della e-mail rivolgendoti direttamente al tuo interlocutore con un saluto formato da un aggettivo di circostanza più il suo nome e cognome.
Gli aggettivi di questo tipo più utilizzati sono ‘egregio’, ‘gentile’ e ‘illustre’.
Quest’ultimo, però, è abbastanza obsoleto e non è consigliabile utilizzarlo.
Per intenderci, se invii un messaggio di posta elettronica certificata PEC a un medico, dovresti iniziare con “Egregio/a Dott./Dott.ssa [nome e cognome]” o “Gentile Dott./Dott.ssa [nome e cognome]”.
Se, invece, spedisci una comunicazione a una persona della quale non conosci né il mestiere né il titolo di studio, potresti scrivere “Gentile Sig./Sig.ra [nome e cognome]”.
Quando il tuo interlocutore non è una persona (azienda, ente, ecc.) allora puoi utilizzare ‘spettabile’, contraendolo in ‘Spett.le’.
Esempio: “Spett.le Ditta [nome dell’azienda]”.
Al termine di questo saluto iniziale va posta una virgola, dopodiché è opportuno andare a capo due volte, lasciando un’intera riga bianca tra l’introduzione e il corpo del testo.
Nel corpo del testo dovresti spiegare chiaramente e per esteso il motivo per il quale hai inviato la PEC.
È opportuno andare dritti al punto, senza perdersi in convenevoli, ma ricordando di mantenere un tono formale e corretto. Il destinatario, infatti, potrebbe disinteressarsi al messaggio se questo risulta eccessivamente lungo o pesante da leggere.
Ecco alcuni suggerimenti su quali parole utilizzare per aprire questa parte della e-mail:
Fai molta attenzione a mantenere la terza persona singolare lungo tutto il testo e a non commettere errori grammaticali o sintattici.
Se non sei sicuro di ciò che hai scritto, copia il messaggio e incollalo su un nuovo documento di un software di scrittura che abbia un efficace strumento di correzione ortografica.
Dopo aver effettuato questa verifica, copia e incolla nuovamente il testo corretto nella e-mail.
Fai anche attenzione al lessico che utilizzi. Se usi parole di cui non conosci precisamente il significato, potresti scrivere frasi con poco senso e risultare poco serio di fronte al tuo interlocutore.
Meglio utilizzare qualche termine ricercato in meno piuttosto che fare la figura dell’ignorante!
Una volta che hai terminato di scrivere quello che intendevi comunicare, la PEC va conclusa con una formula di congedo.
Anche questa parte del testo va distanziata dalla precedente con un’intera riga bianca andando due volte a capo.
Le formule di congedo formali più utilizzate sono:
Tuttavia può essere una buona idea utilizzare anche formule meno formali come “Le auguro una buona giornata/buon lavoro”.
La scelta della frase di chiusura va fatta tenendo in considerazione l’importanza della persona con la quale si sta comunicando e la confidenza che si ha con essa.
Il buon senso è uno strumento indispensabile in questo frangente.
Se il tuo messaggio necessita di una risposta, e vorresti esortare il destinatario a fartela avere, puoi farlo in modo formale modificando le formule di congedo summenzionate in questo modo: “Resto in attesa di una sua cortese risposta e la saluto cordialmente” o “In attesa di cortese riscontro, porgo Distinti Saluti” ecc.
Dopo aver scritto la formula di congedo è opportuno andare a capo e indicare il proprio nome e cognome, dopodiché il messaggio è pronto per essere spedito.
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Dopo aver scritto e inviato un messaggio PEC formale, è fondamentale non limitarsi ad archiviarla nella propria casella: per tutelare il suo valore legale nel tempo, deve essere conservata digitalmente a norma di legge.
Infatti, salvare una semplice copia sul computer non basta: solo la conservazione digitale conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) assicura che la PEC rimanga integra, autentica e opponibile legalmente per almeno 10 anni, come richiesto dalla normativa italiana ed europea.
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Scrivere una PEC formale richiede attenzione e precisione per garantire chiarezza e professionalità nelle comunicazioni ufficiali. È altrettanto fondamentale conservare la PEC a norma di legge per mantenere il suo valore legale nel tempo.
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Attiva subito la SuperPECAttivazione gratuita e immediata • Firma Digitale integrata nella webmail • Conservazione a norma di legge facoltativaLe parti fondamentali di una PEC formale sono l'oggetto, l'introduzione, il corpo del testo e la formula di congedo. Curare ogni sezione con attenzione garantisce chiarezza e professionalità, rendendo il messaggio efficace e rispettoso delle norme comunicative. Una struttura precisa aiuta a trasmettere il contenuto in modo corretto e credibile.
L'oggetto di una PEC formale deve essere chiaro, sintetico e descrittivo, riassumendo in modo preciso il contenuto del messaggio. È importante indicare riferimenti utili, come numeri di contratto o documenti allegati, per facilitare l'identificazione immediata della comunicazione da parte del destinatario. Evitare oggetti troppo lunghi o vaghi aiuta a evitare che la PEC venga trascurata.
Per chiudere una PEC formale si utilizzano formule come "Distinti Saluti", "Cordiali Saluti" o "Cordialmente". In caso di necessità di una risposta, si possono integrare frasi come "Resto in attesa di una sua cortese risposta" o "In attesa di cortese riscontro". È essenziale scegliere il congedo più adatto considerando la natura del rapporto con il destinatario e l’importanza del messaggio.
Salvare una PEC semplicemente nel computer non garantisce valore legale nel tempo. Per preservarne validità, integrità e autenticità, è necessario adottare una conservazione digitale a norma di legge, conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale. Solo così il messaggio sarà opponibile legalmente per almeno 10 anni, come previsto dalla normativa italiana ed europea.
Per conservare a norma le PEC inviate e ricevute è consigliabile utilizzare un servizio certificato di conservazione digitale come DocuCloud. Questo sistema automatizza l'archiviazione, garantendo integrità, autenticità e opponibilità legale per almeno 10 anni, in conformità con il CAD. Inoltre, consente l'accesso sicuro ai documenti da qualsiasi dispositivo e in ogni momento.
È fondamentale utilizzare un saluto formale all'inizio della PEC, scegliendo tra aggettivi di circostanza come "Egregio" o "Gentile" seguiti dal titolo e nome completo. Se il destinatario è un ente o un'azienda, si usa "Spett.le" seguito dal nome dell'organizzazione. Questo approccio trasmette rispetto e professionalità fin dal primo contatto.
Il tono del corpo del testo deve essere formale, diretto e chiaro, evitando giri di parole o eccessivi convenevoli. Utilizzare la terza persona singolare e mantenere un linguaggio corretto e professionale aiuta a comunicare efficacemente il motivo dell'invio. Verificare l'ortografia e il lessico con un correttore riduce gli errori e migliora la credibilità.
Se non si conoscono titolo o professione del destinatario, si può utilizzare un saluto formale generico come "Gentile Sig./Sig.ra" seguito dal nome e cognome. Questo garantisce un approccio rispettoso senza rischiare di utilizzare formule inappropriate o obsolete, mantenendo la professionalità richiesta in una comunicazione formale.
Quando si allegano documenti a una PEC formale, è importante specificarlo nel corpo del testo con espressioni come "Le invio in allegato il documento X". Questo chiarisce subito il contenuto e l’obiettivo del messaggio, agevolando il destinatario nell’individuare gli allegati. Mantenere sempre un linguaggio formale e professionale durante tutta la comunicazione è imprescindibile.
La formula Pay per Email di SuperPEC consente di attivare gratuitamente la casella PEC senza costi fissi o canoni annuali, pagando solo per ogni PEC inviata, a partire da circa 1,35 € IVA inclusa. La ricezione è sempre gratuita, mentre lo spazio di archiviazione è illimitato. Questo modello è ideale per chi usa la PEC saltuariamente e desidera contenere i costi, evitando abbonamenti obbligatori.