Nel ciclo di vita dei documenti informatici ogni passaggio ha un ruolo preciso: dalla formazione alla sottoscrizione, dal versamento in conservazione fino allo scarto documentale. Quest’ultima fase, spesso trascurata, è invece essenziale per garantire che la conservazione digitale a norma rimanga allineata alle disposizioni di legge, mantenga elevati standard di sicurezza e consenta una gestione razionale dei volumi archiviati.
Lo scarto non consiste in una semplice cancellazione dei file, ma in un processo regolamentato che prevede verifiche, autorizzazioni e tracciabilità delle operazioni, nel rispetto dei tempi di conservazione previsti dalla normativa. Gestire correttamente questa fase significa evitare accumuli inutili, ridurre i costi nel lungo periodo e assicurare che i documenti vengano eliminati solo quando hanno esaurito la loro funzione giuridica, amministrativa o fiscale.
Per comprendere come lo scarto documentale si inserisce all’interno del sistema di conservazione digitale e quali regole ne disciplinano l’applicazione, è utile partire da una visione completa del processo. A questo proposito, puoi consultare l’analisi approfondita sul funzionamento della conservazione digitale e sulle sue fasi operative, che chiarisce obblighi, responsabilità e tempistiche.
Nel resto di questo articolo vedremo cos’è lo scarto documentale, quando può essere effettuato, chi è responsabile della sua autorizzazione e perché rappresenta un elemento chiave per una conservazione digitale realmente sostenibile nel tempo.
Vuoi gestire in modo completo il ciclo di vita dei tuoi documenti digitali?
Scopri il servizio DocuCloud Conservazione a norma • Scarto documentale tracciato • Automazione completaLo scarto documentale digitale consiste nell’eliminazione definitiva dei documenti informatici che hanno superato il periodo di conservazione stabilito. Non è una scelta discrezionale, ma una fase obbligatoria e formalmente documentata che chiude il ciclo di vita documentale. Eliminare correttamente un documento significa ridurre rischi legali, migliorare la governance delle informazioni e ottimizzare i costi legati allo storage.
Conservare tutto per sempre non è solo inutile, ma anche vietato. Lo scarto permette di rispettare i limiti normativi e proteggere la privacy, eliminando dati che non hanno più valore amministrativo o probatorio. Aiuta inoltre a migliorare l’efficienza operativa, liberando spazio nei sistemi e riducendo i costi di conservazione. Infine, minimizza i rischi in caso di violazioni di sicurezza, limitando la quantità di dati esposti.
La procedura di scarto è regolata da precise disposizioni legislative:
Lo scarto segue un iter rigoroso e tracciato:
Tutte le fasi devono essere documentate, firmate digitalmente e registrate nel sistema di conservazione per garantirne la trasparenza e la validità legale.
Il Responsabile della Conservazione è la figura centrale nel processo di scarto. Definisce le politiche di retention, approva l’elenco dei documenti da eliminare e mantiene i rapporti con la Soprintendenza. Supervisiona la cancellazione, verificando che avvenga in modo sicuro, irreversibile e tracciato. Ogni operazione deve essere attestata nel Manuale della Conservazione e accompagnata dai relativi log e metadati.
I sistemi evoluti di conservazione digitale, come DocuCloud, integrano funzioni che automatizzano e semplificano la gestione dello scarto. Grazie ai metadati e alle policy di retention, identificano in autonomia i documenti giunti a scadenza, notificano il Responsabile e generano automaticamente l’elenco di scarto. Le operazioni vengono registrate in log certificati, assicurando trasparenza e conformità.
Inoltre, la cancellazione è effettuata con tecniche di wiping sicuro, impedendo ogni possibilità di recupero. Questo approccio garantisce un equilibrio ideale tra efficienza operativa e rispetto delle normative.
La procedura di scarto non è una mera eliminazione di file, ma una parte integrante della governance documentale digitale. Eseguire correttamente lo scarto significa gestire responsabilmente il patrimonio informativo dell’organizzazione, rispettando le regole e proteggendo i dati sensibili.
Con DocuCloud puoi automatizzare l’intero ciclo di vita documentale, dalla creazione allo scarto finale, in totale conformità con le Linee Guida AgID e il CAD.
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Attiva ora DocuCloud Automazione completa • Eliminazione sicura • Conformità CAD e AgIDÈ la fase finale del ciclo di vita dei documenti informatici che prevede l’eliminazione definitiva, tracciata e conforme dei file che hanno perso valore amministrativo o legale.
La Soprintendenza Archivistica rilascia il nulla osta dopo la verifica dell’elenco di scarto redatto dal Responsabile della Conservazione.
Dipende dalla tipologia di documento e dal Piano di Conservazione, ma generalmente varia tra i 5 e i 10 anni.
Sì. I sistemi digitali come DocuCloud automatizzano l’individuazione dei documenti scaduti e la generazione degli elenchi di scarto.
Si rischia di violare le normative sulla privacy (GDPR) e di accumulare dati inutili, con costi e rischi crescenti per la sicurezza aziendale.
La cancellazione è definitiva e tracciata tramite tecniche di wiping sicuro, che impediscono ogni recupero dei dati.
Coordina lo scarto, definisce le politiche di conservazione e garantisce la conformità legale e operativa del processo.
Sono le informazioni che documentano le operazioni di eliminazione, indicando data, autore e modalità di distruzione dei file.
Sì, purché abbiano superato il periodo di conservazione legale e siano esclusi da obblighi probatori o fiscali.
Utilizzando una soluzione di conservazione digitale certificata come DocuCloud, che integra la gestione dello scarto nel ciclo documentale e garantisce tracciabilità, sicurezza e conformità normativa.