La preservazione digitale è il processo che permette di mantenere accessibili e leggibili nel tempo i documenti informatici, indipendentemente dall’evoluzione dei formati o delle tecnologie. A livello mondiale, esistono diversi standard internazionali che definiscono come progettare, gestire e verificare archivi digitali affidabili, in grado di garantire integrità, autenticità e reperibilità dei dati per decenni.
In questo articolo scoprirai quali sono i principali standard internazionali per la conservazione digitale, come applicarli e perché sono fondamentali per assicurare che le informazioni digitali restino sempre utilizzabili e legalmente valide.
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Attiva subito DocuCloud Pagamento trasparente Pay per MB • Tracciabilità garantita dei documenti digitali • Zero canoni fissiOgni giorno vengono generati milioni di documenti digitali: contratti, fatture, PEC, immagini, dati clinici, archivi amministrativi. Tuttavia, molti di questi rischiano di diventare illeggibili se non vengono conservati correttamente. La preservazione digitale garantisce che i contenuti rimangano accessibili, comprensibili e autentici nel tempo.
Non si tratta di una semplice archiviazione di file, ma di un processo regolamentato che assicura la validità legale e tecnica delle informazioni digitali. Per riuscirci, gli standard internazionali offrono un insieme di regole, procedure e metodologie che consentono di proteggere i dati da obsolescenza, perdita e alterazioni.
Il modello OAIS (Open Archival Information System) è lo standard di riferimento internazionale per la gestione della preservazione digitale. Descrive l’intero ciclo di vita dei documenti digitali, dalla loro acquisizione fino alla distribuzione e al riutilizzo, fornendo una struttura chiara e flessibile per qualsiasi tipo di archivio.
Uno dei concetti fondamentali introdotti da OAIS è il pacchetto informativo, composto dal contenuto digitale e dai metadati che ne descrivono origine, struttura e contesto. Questa combinazione è essenziale per garantire l’autenticità e la leggibilità dei documenti nel lungo periodo.
Il modello OAIS distingue anche i ruoli di produttori, archivi e utenti, creando una catena documentale trasparente e tracciabile. È un approccio scalabile, adatto tanto a piccole organizzazioni quanto ad archivi nazionali o internazionali.
Lo standard ISO 16363 stabilisce i criteri per valutare l’affidabilità di un archivio digitale e la sua capacità di preservare informazioni a lungo termine. Analizza tre ambiti principali: la struttura organizzativa, la gestione tecnica e la sicurezza infrastrutturale.
Essere conformi a ISO 16363 significa disporre di un sistema documentale verificabile e trasparente, con politiche di sicurezza, procedure di controllo e meccanismi di backup in grado di proteggere i dati nel tempo. Questo standard rappresenta anche un marchio di fiducia verso utenti e istituzioni, attestando la qualità del sistema di conservazione.
La qualità della conservazione digitale dipende anche da come avviene il trasferimento dei documenti tra il produttore e il sistema di conservazione. Lo standard ISO 20652 disciplina questo passaggio critico, definendo modalità, responsabilità e controlli per garantire che i dati e i metadati vengano consegnati in modo completo e coerente.
Questo standard promuove procedure tracciabili e ripetibili che assicurano l’integrità dei contenuti durante il passaggio di custodia. È particolarmente utile per enti pubblici, aziende e istituzioni che gestiscono grandi volumi di dati, dove la coerenza e la verificabilità sono essenziali.
Gli standard internazionali forniscono un linguaggio comune per progettare sistemi di conservazione affidabili e interoperabili. Rispettare OAIS, ISO 16363 e ISO 20652 significa adottare un approccio globale alla gestione dei documenti digitali, evitando errori, duplicazioni o perdite di informazioni.
Per questo motivo, LetteraSenzaBusta ha progettato DocuCloud: un servizio conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e alle Linee Guida AgID, integrando i principi dei principali standard internazionali di preservazione digitale.
DocuCloud garantisce conservazione legale per almeno 10 anni, con dati cifrati, firmati digitalmente e marcati temporalmente, offrendo sicurezza e accesso continuo senza costi di abbonamento.
Adottare gli standard internazionali per la preservazione digitale non è solo una scelta tecnica, ma una garanzia di sicurezza, interoperabilità e affidabilità nel tempo. OAIS, ISO 16363 e ISO 20652 rappresentano le fondamenta di ogni sistema di conservazione moderna.
Con DocuCloud di LetteraSenzaBusta puoi affidarti a una soluzione pienamente conforme, sostenibile ed efficace, che unisce innovazione tecnologica e rispetto delle normative italiane ed europee.
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ISO 16363 stabilisce i criteri per certificare la qualità e l’affidabilità di un archivio digitale, verificando sicurezza, infrastruttura tecnica, governance e trasparenza dei processi.
Regola il processo di trasferimento dei documenti tra produttore e sistema di conservazione, garantendo completezza e correttezza dei dati e dei metadati associati.
No, ma rappresentano le migliori pratiche riconosciute a livello mondiale. La loro adozione assicura conformità, interoperabilità e fiducia nei sistemi di conservazione.
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Sono informazioni che descrivono il contenuto e il contesto dei documenti, indispensabili per garantirne autenticità, comprensione e reperibilità nel tempo.
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L’archiviazione è il semplice salvataggio di file, mentre la conservazione digitale assicura che i documenti mantengano valore legale e leggibilità per anni.
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