Negli ultimi anni la fatturazione elettronica è diventata la regola per la quasi totalità dei titolari di partita IVA, con un progressivo ampliamento dell’obbligo a partire dal 2019 fino alle più recenti estensioni.
Nonostante ciò, esistono ancora specifici casi previsti dalla normativa in cui è possibile emettere la tradizionale fattura cartacea, oppure fatture elettroniche che non transitano dal Sistema di Interscambio (SDI).
Conoscere queste eccezioni è fondamentale per evitare sanzioni, errori formali e problemi con la detrazione IVA, ma anche per organizzare in modo corretto la conservazione digitale a norma dei documenti fiscali.
In questo articolo vedremo chi può ancora emettere fattura cartacea, quali sono state le principali tappe dell’evoluzione normativa, cosa rischia chi non rispetta l’obbligo di e-fattura e perché la conservazione digitale a norma è oggi imprescindibile.
Obbligo quasi totale di e-fattura: dal 1° gennaio 2024 la fatturazione elettronica è la regola per quasi tutti i titolari di partita IVA, con poche eccezioni mirate.
Eccezione per il settore sanitario: i professionisti che inviano dati al STS possono emettere fattura cartacea verso i pazienti fino al 31 marzo 2025.
Esenzioni per alcuni produttori agricoli: i piccoli produttori in regime di esonero possono essere esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica.
Fattura cartacea fuori norma = rischi: usare la carta quando è obbligatoria la e-fattura comporta invalidità fiscale del documento e possibili sanzioni.
Conservazione digitale a norma indispensabile: soluzioni come DocuCloud permettono di conservare fatture e documenti fiscali per 10 anni in modo conforme e probatorio.
Attiva DocuCloud in un minuto
Attiva ora DocuCloud Tariffa a consumo reale Pay per MB • Conservazione decennale garantita • Zero costi annualiL’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica in Italia, datata 1° gennaio 2019, ha segnato una svolta nella gestione amministrativa e fiscale delle imprese e dei professionisti.
In una prima fase, l’obbligo ha riguardato la generalità dei titolari di partita IVA, ma il legislatore ha previsto alcune deroghe per categorie specifiche, in particolare i contribuenti in regime forfettario e i soggetti in regime di vantaggio, che hanno potuto continuare a emettere fatture cartacee.
Questa fase transitoria era stata pensata per consentire un adeguamento graduale ai nuovi sistemi digitali e per non gravare eccessivamente sulle realtà di minori dimensioni.
Il 1° luglio 2022, con il Decreto PNRR 2, è arrivato un ulteriore passo verso la digitalizzazione: l’obbligo di e-fattura è stato esteso ai forfettari e ai soggetti in regime di vantaggio che nel 2021 avevano superato i 25.000 euro di ricavi o compensi.
Chi non aveva superato tale soglia ha potuto continuare a emettere fatture cartacee fino al 31 dicembre 2023, beneficiando di un’ulteriore finestra temporale.
Dal 1° gennaio 2024, infine, l’obbligo di emettere fatture elettroniche è stato esteso di fatto a tutti i titolari di partita IVA, a prescindere dal regime fiscale adottato o dall’ammontare dei ricavi. Sulla carta sembrava la fine definitiva della fattura cartacea, ma il quadro resta articolato per via di alcune eccezioni puntuali.
Nonostante la spinta alla digitalizzazione, la normativa italiana continua a prevedere specifici casi in cui la fattura cartacea è ancora ammessa, oppure in cui la fattura elettronica non deve transitare attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).
Le principali eccezioni riguardano:
Professionisti sanitari che trasmettono i dati al Sistema Tessera Sanitaria (STS)
Piccoli produttori agricoli in regime di esonero
Operatori economici non stabiliti o non domiciliati in Italia
Per tutte le altre categorie di contribuenti, la regola generale è chiara: la fattura deve essere emessa in formato elettronico tramite SDI, pena la sua invalidità fiscale e le conseguenti sanzioni.
Tra le eccezioni più rilevanti spicca il settore sanitario. Medici, psicologi, infermieri, farmacisti e altre figure sanitarie che trasmettono i dati delle fatture al Sistema Tessera Sanitaria (STS) sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica per le prestazioni rese a persone fisiche.
La ratio di questa eccezione è la tutela dei dati sensibili dei pazienti. Il Garante per la Privacy ha più volte evidenziato criticità rispetto al transito di tali informazioni attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), ritenendolo non pienamente compatibile con le garanzie richieste dal GDPR.
Per questo, nel tempo sono state concesse diverse proroghe. L’ultima, introdotta dal decreto Milleproroghe pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 27 dicembre, ha esteso l’esonero:
fino al 31 marzo 2025 i professionisti sanitari possono continuare a emettere fatture cartacee verso consumatori finali, oppure fatture elettroniche purché non transitino attraverso l’SDI.
Resta invece obbligatoria la e-fattura tramite SDI per le prestazioni rese a soggetti diversi dalle persone fisiche (ad esempio strutture sanitarie private o altri soggetti IVA), a condizione che dai dati non emergano informazioni sanitarie riferibili al paziente.
In questo modo il legislatore cerca di bilanciare l’esigenza di digitalizzazione con la massima protezione della privacy dei pazienti.
Un’altra categoria che rientra tra le eccezioni all’obbligo di fatturazione elettronica è quella dei piccoli produttori agricoli.
Secondo le indicazioni più recenti riportate da fonti ufficiali e stampa specializzata, alcuni operatori agricoli che beneficiano del regime di esonero ai sensi dell’art. 34, comma 6, del DPR n. 633/1972 risultano già esonerati dall’emissione stessa della fattura e, di conseguenza, anche dall’obbligo di fatturazione elettronica.
La logica alla base di questa previsione è quella di semplificare gli adempimenti amministrativi per realtà spesso localizzate in aree rurali, con strutture organizzative ridotte e risorse limitate.
L’esonero dalla fatturazione elettronica, in questo contesto, è quindi un corollario dell’esonero dall’obbligo di emettere fattura, e rappresenta un riconoscimento delle specificità del settore agricolo.
Considerata la particolarità di queste casistiche, è sempre consigliabile rivolgersi a un commercialista esperto nel settore agricolo per verificare la propria posizione e l’eventuale applicabilità dell’esonero.
L’emissione di una fattura cartacea in un contesto in cui vige l’obbligo di fatturazione elettronica non è un semplice dettaglio formale, ma comporta conseguenze rilevanti.
Innanzitutto, la fattura cartacea emessa in violazione dell’obbligo non è considerata fiscalmente emessa. Questo significa che, agli occhi dell’Amministrazione Finanziaria, il documento non ha efficacia ai fini IVA.
La conseguenza più immediata per il cessionario o committente è che non può esercitare il diritto alla detrazione dell’IVA indicata in quella fattura, con un danno economico concreto.
Inoltre, sono previste sanzioni amministrative sia per il cedente/prestatore sia per il cessionario/committente, con importi variabili in funzione della gravità e della tipologia di violazione.
Queste previsioni sanzionatorie sottolineano come la fatturazione elettronica sia ormai un pilastro centrale del sistema di controllo fiscale italiano, e come la corretta gestione del formato documentale non sia più un aspetto opzionale.
Per questo è fondamentale mantenersi aggiornati sulle norme e verificare attentamente se si rientra o meno nelle pochissime eccezioni ancora ammesse per la fattura cartacea.
Una volta chiarito chi è tenuto alla e-fattura e chi può ancora emettere fattura cartacea, resta un tema centrale: come conservare correttamente le fatture elettroniche (e, quando previsto, anche le fatture cartacee digitalizzate).
Limitarsi a salvare i file XML o i PDF sul proprio computer, su un hard disk esterno o su un generico servizio cloud non è sufficiente per essere in regola.
La normativa italiana richiede la conservazione digitale a norma, ovvero un processo strutturato che assicuri nel tempo:
integrità del documento (nessuna modifica non autorizzata);
autenticità del soggetto che ha emesso il documento;
leggibilità nel lungo periodo;
reperibilità e corretta esibizione in caso di controlli.
La conservazione a norma non è un semplice backup, ma un processo regolamentato che attribuisce al documento informatico pieno valore legale nel tempo, equiparandolo alla conservazione cartacea tradizionale.
Questo processo prevede l’utilizzo di firme digitali e marche temporali, oltre alla gestione strutturata dei metadati e dei log (audit trail) che documentano il ciclo di vita del documento.
Una conservazione non conforme espone a rischi importanti: in sede di verifica da parte dell’Agenzia delle Entrate, le fatture non correttamente conservate potrebbero essere considerate inesistenti, con recupero d’imposta, sanzioni e contestazioni sulla detrazione IVA.
Per adempiere in modo semplice e sicuro all’obbligo di conservazione a norma è possibile affidarsi a servizi specializzati di conservazione digitale, che gestiscono per tuo conto tutti gli aspetti tecnici e normativi.
DocuCloud, il servizio innovativo di LetteraSenzaBusta, è pensato proprio per questo.
Con DocuCloud puoi:
conservare a norma per 10 anni le tue fatture elettroniche e altri documenti fiscali, in conformità alla normativa vigente;
pagare solo lo spazio realmente utilizzato (Pay per Megabyte), evitando abbonamenti rigidi o canoni annuali fissi;
automatizzare la conservazione dei documenti generati dagli altri servizi di LetteraSenzaBusta, integrando facilmente e-fatture, PEC, documenti firmati digitalmente e altro;
accedere 24/7 ai tuoi documenti dalla tua area riservata, pronto a esibirli in caso di controlli o verifiche.
Per le fatture cartacee dei soggetti ancora esonerati dall’e-fattura, è possibile digitalizzarle, firmarle digitalmente, apporre una marca temporale e conservarle poi in DocuCloud, ottenendo così un fascicolo digitale completo e a valore probatorio.
In questo modo puoi affrontare con serenità eventuali controlli fiscali, contestazioni o richieste di chiarimenti, avendo sempre a disposizione documenti conservati a norma di legge.
La fattura cartacea non è ancora del tutto scomparsa, ma resiste solo in casi ben precisi, come il settore sanitario (per le prestazioni verso persone fisiche) e alcune realtà agricole in regime di esonero.
Per la grande maggioranza dei titolari di partita IVA, però, la fatturazione elettronica via SDI è oggi un obbligo non più aggirabile, e l’emissione di fatture cartacee fuori dai casi ammessi può comportare sanzioni e la perdita del diritto alla detrazione IVA.
In questo contesto, non basta più “emettere la fattura nel formato giusto”: è indispensabile anche conservarla correttamente nel tempo, adottando un sistema di conservazione digitale a norma capace di garantire integrità, leggibilità e opponibilità a terzi.
Grazie a DocuCloud, puoi trasformare fatture elettroniche e documenti fiscali in un patrimonio documentale sicuro, conforme e facilmente esibibile, pagando solo lo spazio che utilizzi e riducendo al minimo i rischi legali e fiscali legati a una gestione non corretta della documentazione.
Non aspettare che un controllo o una contestazione metta in luce eventuali criticità: inizia ora a gestire fatture elettroniche e documenti fiscali con una conservazione digitale davvero a norma.
Trova la soluzione di Conservazione Digitale più adatta alle tue necessità
Procedi all’attivazione di DocuCloud Attivazione gratuita • Pienamente conforme alla normativa eIADS • Ideale per privati, professionisti ed impresePrima del 1° gennaio 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica non era ancora totalmente generalizzato. Alcune categorie, come i contribuenti in regime forfettario o di vantaggio sotto determinate soglie di ricavi, potevano ancora emettere fatture cartacee. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è stato sostanzialmente esteso a tutti i titolari di partita IVA, indipendentemente dal regime fiscale o dal volume d’affari, con poche eccezioni specifiche (professionisti sanitari, alcuni piccoli produttori agricoli, operatori non stabiliti in Italia).
Grazie alla proroga introdotta dal decreto Milleproroghe, i professionisti sanitari che trasmettono i dati al Sistema Tessera Sanitaria possono emettere fatture cartacee (o fatture elettroniche che non transitano per l’SDI) per le prestazioni rese a persone fisiche fino al 31 marzo 2025. L’obiettivo è tutelare la privacy dei pazienti, evitando il passaggio di dati sanitari sensibili attraverso il Sistema di Interscambio.
No. L’esonero riguarda le prestazioni verso consumatori finali (persone fisiche) i cui dati vengono inviati al Sistema Tessera Sanitaria. Quando il committente non è una persona fisica e dai dati non emergono informazioni sanitarie riferibili al paziente, l’obbligo di fatturazione elettronica tramite SDI continua a valere.
Rientrano tra i potenziali esonerati alcuni piccoli produttori agricoli che beneficiano del regime di esonero ai sensi dell’art. 34, comma 6, del DPR 633/1972. Questi soggetti, già esonerati dall’emissione della fattura, sono di conseguenza esclusi anche dall’obbligo di fatturazione elettronica. Per verificare la propria posizione è sempre opportuno consultare un commercialista specializzato nel settore agricolo.
Gli operatori economici che non sono stabiliti o domiciliati in Italia, in molti casi, non sono tenuti a emettere fattura elettronica tramite SDI per le operazioni effettuate nel nostro Paese. Tuttavia, trattandosi di una materia complessa e legata anche alla natura delle operazioni e alla presenza (o meno) di una stabile organizzazione, è consigliabile valutare il singolo caso con il proprio consulente fiscale.
Se un soggetto obbligato alla fatturazione elettronica emette fatture cartacee fuori dai casi previsti, la fattura non è considerata fiscalmente emessa. Il cliente non può detrarre l’IVA e possono scattare sanzioni amministrative sia per chi emette sia per chi riceve il documento irregolare. Si tratta quindi di una violazione che ha effetti concreti sia sul piano fiscale sia su quello sanzionatorio.
Sì, se il soggetto rientra effettivamente tra le categorie esonerate (ad esempio alcuni professionisti sanitari verso pazienti o piccoli produttori agricoli in regime di esonero) la fattura cartacea, emessa nel rispetto delle norme, ha pieno valore fiscale e probatorio. Resta comunque fondamentale conservarla correttamente, preferibilmente digitalizzandola e inserendola in un sistema di conservazione a norma.
Le fatture elettroniche non possono essere semplicemente salvate su un computer o su un cloud generico. Devono essere oggetto di conservazione digitale a norma, tramite un processo regolamentato che prevede firme digitali, marche temporali, gestione dei metadati e audit trail. Solo così il documento mantiene nel tempo pieno valore legale ed è esibibile in caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate.
DocuCloud ti consente di conservare a norma fatture elettroniche, documenti fiscali e fatture cartacee digitalizzate per almeno 10 anni, garantendo integrità, leggibilità e opponibilità a terzi. Paghi solo lo spazio effettivamente utilizzato (Pay per MB) e puoi accedere ai documenti in qualsiasi momento dalla tua area riservata, semplificando verifiche, controlli e contenziosi.
Per evitare errori è importante conoscere bene le regole generali (obbligo di e-fattura per tutti i titolari di partita IVA dal 2024) e le poche eccezioni ancora vigenti (settore sanitario, piccoli produttori agricoli, soggetti non stabiliti in Italia). In caso di dubbio, è sempre prudente confrontarsi con il proprio commercialista e adottare soluzioni strutturate di conservazione digitale a norma, così da essere pienamente compliant anche sul versante documentale.