06 novembre 2025
Conservazione
Nel processo di trasformazione digitale che ha investito pubbliche amministrazioni, professionisti e aziende, la conservazione dei documenti informatici è diventata una responsabilità strategica.
Per garantire la validità giuridica, l’accessibilità e la sicurezza delle informazioni digitali nel tempo, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha emanato le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, entrate in vigore il 1° gennaio 2022.
Le nuove Linee Guida, disponibili sul portale Docs Italia, sostituiscono le precedenti regole tecniche, offrendo un unico riferimento normativo aggiornato. L’obiettivo è rendere i processi documentali digitali più coerenti, sicuri e standardizzati, anche alla luce dei cambiamenti tecnologici e normativi più recenti.
Seguire le indicazioni di AgID non è solo un obbligo per chi gestisce documenti con rilevanza giuridica, ma rappresenta anche un’occasione per adottare buone pratiche che semplificano la gestione documentale e aumentano l’efficienza.
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Attiva ora DocuCloud Zero sprechi, paghi solo ciò che conservi • Valore probatorio garantito 10 anni • Nessun canone di abbonamentoLe Linee Guida AgID stabiliscono che ogni documento informatico, per essere conservato correttamente, deve mantenere nel tempo cinque caratteristiche fondamentali: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Questi elementi assicurano che un documento possa conservare valore legale e probatorio anche a distanza di anni.
Per farlo, è necessario adottare un sistema di conservazione digitale a norma, che rispetti standard tecnici ben definiti. I documenti devono essere conservati in formati aperti o comunque leggibili nel tempo, accompagnati da metadati descrittivi e gestiti in ambienti digitali sicuri. Il sistema deve anche consentire la tracciabilità di ogni operazione effettuata sui documenti, registrando ogni evento in modo trasparente.
Un elemento chiave è il Manuale di Conservazione, un documento che ogni organizzazione deve redigere e aggiornare, in cui vengono descritte le modalità operative del sistema, le responsabilità degli attori coinvolti e le misure di sicurezza adottate.
Infine, il sistema di conservazione deve essere in grado di assicurare che i documenti possano essere recuperati ed esibiti in caso di necessità, anche a distanza di molto tempo.
Uno degli aspetti fondamentali delle Linee Guida AgID riguarda la definizione dei ruoli e delle responsabilità nel processo di conservazione. Ogni organizzazione deve nominare un Responsabile della Conservazione, figura incaricata di garantire che tutto il processo sia conforme alla normativa e che i documenti conservati siano sempre validi e accessibili.
Il Responsabile può operare all’interno dell’organizzazione oppure affidarsi a un conservatore accreditato AgID, cioè un fornitore esterno qualificato a offrire il servizio di conservazione digitale. In entrambi i casi, questa figura ha il compito di sorvegliare l’intero sistema, controllare la corretta presa in carico dei documenti, supervisionare l’archiviazione e curare la produzione della documentazione di audit.
La normativa impone anche la collaborazione tra i vari soggetti coinvolti, come il Responsabile della Gestione Documentale e i responsabili IT, affinché tutte le fasi del ciclo di vita del documento siano coerenti e coordinate.
Per assicurare una conservazione a norma, è inoltre obbligatorio implementare misure di sicurezza fisica e logica adeguate, che prevengano accessi non autorizzati, manomissioni o perdite. È importante anche prevedere piani di continuità operativa e di migrazione dei documenti nel caso in cui vengano cambiati i sistemi tecnologici.
Il processo di conservazione previsto dalle Linee Guida AgID si sviluppa in fasi sequenziali ben definite, ognuna delle quali ha uno scopo preciso.
Si parte con la presa in carico del documento, che deve essere accompagnato da un insieme di metadati strutturati e deve superare una serie di controlli preliminari sulla sua integrità.
Segue la fase di verifica della qualità dei dati, durante la quale si controlla che il documento rispetti i requisiti tecnici previsti. Una volta validato, il documento viene archiviato in modo sicuro all’interno del sistema di conservazione, che garantisce la sua immutabilità e integrità.
La fase successiva prevede la gestione e il monitoraggio del sistema, per assicurarsi che tutti i documenti conservati siano sempre accessibili, leggibili e non alterati. Infine, dopo il periodo minimo di conservazione previsto dalla legge, il documento può essere scartato in modo controllato, sempre secondo criteri documentati e tracciabili.
Durante tutto il processo, è essenziale che l’organizzazione mantenga evidenze documentali, cioè registri digitali che dimostrino l’avvenuta conservazione a norma, e sia in grado di fornire l’esibizione dei documenti a fini probatori, anche tramite tecnologie come la Marca Temporale e la Firma Digitale.
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Le Linee Guida AgID rappresentano il quadro normativo indispensabile per chiunque gestisca documenti informatici con valore legale. Non sono solo un insieme di obblighi, ma una vera e propria *roadmap* che, se seguita correttamente, trasforma la gestione documentale in un processo standardizzato, sicuro e a prova di contenzioso.
Adottare un servizio come DocuCloud, che incorpora tutti i requisiti AgID (dai metadati al Manuale, fino al monitoraggio), permette ad aziende e professionisti di assolvere l'obbligo di legge con la massima semplicità, recuperando efficienza e garantendo il valore probatorio dei propri documenti digitali per 10 anni.
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Procedi all’attivazione di DocuCloud Zero costi di attivazione • Conformità eIADS • Tariffa a consumo effettivoI cinque requisiti essenziali sono: autenticità (certificazione dell'origine), integrità (garanzia di non alterazione), affidabilità (qualità del processo di produzione e conservazione), leggibilità (accessibilità nel tempo) e reperibilità (possibilità di recupero e consultazione rapida).
Il sistema di conservazione è l'insieme strutturato di risorse tecnologiche, procedure e ruoli che garantisce il mantenimento del valore legale dei documenti. Deve rispettare standard tecnici, utilizzare formati aperti, e permettere la tracciabilità e l'immutabilità dei documenti nel tempo (DPCM 3 dicembre 2013).
Il Manuale di Conservazione è un documento obbligatorio per ogni organizzazione che descrive l'intero sistema di conservazione, le modalità operative, le responsabilità dei soggetti coinvolti e le misure di sicurezza. Deve essere redatto e aggiornato dal Responsabile della Conservazione.
Il Responsabile della Conservazione è la figura centrale che ha il compito di garantire la conformità normativa dell'intero processo. Può essere una figura interna all'organizzazione (come il legale rappresentante) oppure un Conservatore Accreditato AgID esterno, che agisce su delega.
Le fasi principali sono: 1) Presa in carico (con metadati e controlli iniziali); 2) Verifica della qualità dei dati; 3) Archiviazione sicura (immutabilità e integrità); 4) Gestione e monitoraggio (accessibilità e tracciabilità); 5) Scarto controllato (dopo il periodo minimo legale).
I metadati sono dati informativi strutturati che accompagnano ogni documento conservato. Servono a identificarlo univocamente, descriverne le caratteristiche e garantirne il contesto (es. data di conservazione, autore, firma digitale, marca temporale). Sono essenziali per l'integrità e la reperibilità.
Il periodo minimo di conservazione è generalmente di 10 anni, in conformità con gli obblighi civilistici e fiscali (es. scritture contabili e fatture elettroniche). Le Linee Guida AgID stabiliscono le modalità per garantire la validità per tale periodo.
L'archiviazione (o backup) è il semplice salvataggio dei file, che non ne garantisce la validità legale nel tempo. La conservazione a norma è un processo regolamentato che, tramite strumenti come la firma digitale e la marca temporale, ne assicura il valore probatorio e l'opponibilità a terzi nel lungo periodo.
Il sistema deve implementare misure di sicurezza fisica e logica adeguate per prevenire accessi non autorizzati, alterazioni o perdite. Sono richiesti anche piani di continuità operativa (backup e disaster recovery) e procedure per la migrazione dei documenti in caso di obsolescenza tecnologica.
La Firma Digitale garantisce l'autenticità e l'integrità del documento al momento della sua produzione e/o conservazione. La Marca Temporale associa una data e ora certa e legalmente valida al documento, dimostrandone l'esistenza e l'integrità in quel preciso istante, requisiti fondamentali per il valore probatorio.
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