La conservazione digitale a norma non è un semplice salvataggio di file su computer o cloud, ma un processo regolamentato che assicura autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici nel lungo periodo.
Adottare le giuste tecniche di conservazione digitale significa proteggere le informazioni aziendali, evitare rischi legali e garantire la conformità alle normative come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e il Regolamento eIDAS.
In questo articolo scoprirai le migliori strategie, strumenti e standard da seguire per una conservazione davvero efficace e a prova di futuro.
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Attiva ora DocuCloud Costo basato sul reale utilizzo • Validità decennale immediata • Zero canoni fissiLa conservazione digitale è il processo che permette di mantenere nel tempo il valore legale, l’autenticità e la leggibilità dei documenti informatici.
Non basta salvare un file: la conservazione a norma implica l’applicazione di firme digitali qualificate e marche temporali, oltre alla gestione di metadati e audit trail che garantiscono tracciabilità e affidabilità.
Un documento conservato correttamente può essere esibito in giudizio o in caso di verifica fiscale come prova opponibile. Senza un processo a norma, anche un documento digitale firmato può perdere il suo valore probatorio.
La digitalizzazione dei processi ha portato grandi vantaggi, ma anche nuove sfide da affrontare:
Solo adottando una strategia di conservazione ben strutturata puoi garantire che i tuoi documenti rimangano sempre accessibili e validi nel tempo.
Per garantire la conservazione digitale a lungo termine, è necessario adottare un insieme di tecniche e buone pratiche consolidate.
Per impostare un sistema di conservazione conforme e duraturo, è importante seguire gli standard riconosciuti a livello internazionale:
L’automazione è un alleato prezioso per la conservazione digitale. Tramite API e workflow integrati, i documenti possono essere inviati automaticamente in conservazione al momento della firma o della marcatura temporale.
È fondamentale anche prevedere controlli periodici per verificare la leggibilità e l’integrità dei documenti conservati, aggiornando formati e procedure in base all’evoluzione tecnologica.
Ogni organizzazione deve definire ruoli chiari nel processo di conservazione:
Le tecniche di conservazione digitale rappresentano la base per una gestione documentale sicura, efficiente e conforme alle normative.
Investire in sistemi affidabili come DocuCloud significa proteggere il patrimonio informativo della tua azienda e garantirne la validità legale nel tempo.
Non aspettare di perdere dati o affrontare problemi di conformità: digitalizza, conserva e proteggi i tuoi documenti oggi stesso.
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Procedi all’attivazione di DocuCloud Nessun costo di attivazione • Servizio conforme agli standard europei • Perfetto per professionisti, PMI e privatiIl backup protegge i dati, ma non garantisce valore legale. La conservazione digitale a norma include firma digitale, marca temporale e gestione dei metadati.
Formati aperti come PDF/A e XML sono ideali perché indipendenti da software proprietari e garantiscono la compatibilità futura.
Generalmente 10 anni, ma può variare in base alla tipologia documentale e alle normative di settore.
Attraverso controlli hash periodici (es. SHA-256) e sistemi che segnalano alterazioni o corruzioni dei file.
È la figura incaricata di garantire la corretta esecuzione del processo di conservazione e di redigere il Manuale di Conservazione.
È un documento obbligatorio che descrive le modalità operative, i ruoli e le procedure adottate nel sistema di conservazione digitale.
Sì. Solo i conservatori accreditati AgID garantiscono conformità, sicurezza e validità legale dei documenti digitali.
Programma migrazioni di formato e verifica periodicamente la leggibilità e l’accessibilità dei documenti archiviati.
L’automazione riduce errori umani, accelera i flussi di lavoro e garantisce versamento e gestione costante dei documenti in modo tracciato.
Con DocuCloud puoi attivare in pochi secondi la conservazione digitale a norma, con firma e marca temporale incluse e un modello Pay per MB senza abbonamenti annuali.