La firma digitale: tempistiche di attivazione e modalità di identificazione
Hai mai desiderato poter firmare un documento importante senza dover affrontare lunghe code o spostamenti inutili? Hai mai avuto la necessità di firmare un contratto urgente, ma non hai avuto la possibilità di farlo di persona?
Se la risposta è sì, allora la firma digitale potrebbe essere la soluzione che stai cercando. Si tratta di un servizio che ti consente di apporre una sottoscrizione valida a tutti gli effetti sui tuoi documenti elettronici, garantendo la loro autenticità, integrità e validità legale.
La firma digitale è uno di quei tipici strumenti che possono essere necessari quando meno te l'aspetti, nelle situazioni più disparate e di conseguenza è cruciale che, in caso di bisogno, possa essere attivata nel minor tempo possibile.
In questo articolo spiegheremo quali sono i tempi medi di rilascio di questo servizio e come fare in modo di ridurli il più possibile.
I fattori che determinano i tempi di attivazione della firma digitale
Visto l'altissimo numero di offerte di firma digitale disponibili sul web, non è possibile dare un'indicazione dei tempi medi di attivazione del servizio valida in tutti i casi. Tuttavia, possiamo esaminare i due fattori che, più di tutti, determinano quanto è necessario attendere per poter usare questo servizio a partire dalla sua richiesta.
Modalità di identificazione
Un utente che attiva una firma digitale deve eseguire una prima identificazione in modo che il provider abbia la certezza che la persona in questione sia effettivamente chi dice di essere. Si tratta, ovviamente, di un passaggio irrinunciabile per il rilascio di un servizio come la firma digitale.
Nella maggior parte dei casi, i provider offrono le seguenti modalità di identificazione:
- identificazione tramite l'inserimento delle credenziali SPID. Il Sistema Pubblico d'Identità Digitale consente ai cittadini italiani di accedere ai servizi online della pubblica amministrazione e dei privati convenzionati con un'unica identità digitale. Chi lo possiede può utilizzarlo per richiedere la firma digitale senza dover effettuare ulteriori verifiche d'identità. Questa modalità è la più immediata e conveniente, in quanto non richiede alcun costo aggiuntivo, né spostamenti. I tempi di attivazione della firma digitale con SPID sono praticamente istantanei;
- video riconoscimento. Si tratta di una procedura online che consente di identificarsi tramite una videochiamata con un operatore autorizzato, mostrando un documento di identità valido e un codice fiscale. È rapida e semplice, in quanto può essere eseguita comodamente dal proprio PC. I tempi di attivazione della firma digitale con video riconoscimento possono variare da 5 minuti fino a 2 ore, e oltre, in base al provider scelto;
- autentica di firma presso pubblico ufficiale. Si tratta di una procedura che consiste nel recarsi di persona presso un ufficio pubblico (come un comune o una camera di commercio) muniti di documento di identità valido e, nella maggior parte dei casi, di una marca da bollo. Il pubblico ufficiale ivi presente provvederà a verificare l'identità del richiedente e a inviare la documentazione al fornitore della firma digitale. Questa modalità è più lenta e costosa rispetto al video riconoscimento e i relativi tempi di attivazione possono anche superare i 5-6 giorni lavorativi;
- riconoscimento di persona presso uno degli uffici del provider. Alcuni fornitori di firma digitale danno la possibilità di recarsi in uno dei loro uffici per essere identificati da un impiegato. Di norma questa procedura non richiede il pagamento di costi aggiuntivi, ma per ovvi motivi non è certo considerabile una delle opzioni più pratiche di questo ventaglio e i tempi di completamento del processo burocratico sono molto simili a quelli già citati per quanto riguarda il riconoscimento da parte di un pubblico ufficiale.
Tipologia di firma digitale richiesta
Un altro fattore che può influenzare i tempi di attivazione della firma digitale è la presenza, o meno, di dispositivi hardware atti all'utilizzo del servizio.
Per intenderci, quando richiedi una firma digitale devi anche decidere quale tipologia acquistare tra:
- firma tramite dispositivo fisico. Si tratta invece di una soluzione che richiede l'utilizzo di una smart card, un token USB o altri hardware che devono essere collegati al computer per poter sottoscrivere i documenti digitali. La firma tramite dispositivo fisico comporta dei tempi aggiuntivi per l'attivazione del servizio, in quanto è necessario attendere l'arrivo del dispositivo stesso. Inoltre, la spedizione di quest'ultimo richiede il pagamento di una quota extra;
- firma remota. Si tratta di una soluzione che consente di sottoscrivere i documenti digitali direttamente tramite un'applicazione web o mobile, senza bisogno di nessun hardware. Grazie a questa caratteristica, non richiede nessun passaggio ulteriore per essere attivata e i tempi di rilascio dipendono esclusivamente dal metodo di identificazione scelto.
In conclusione
Quindi, considerando le informazioni esaminate fino a questo momento, quali caratteristiche dovrebbe avere una firma digitale per garantire il più rapido tempo di attivazione possibile?
Per quanto riguarda la tipologia di servizio, è chiaro che quella remota è la migliore poiché non richiede l'attesa (talvolta molto lunga) della spedizione dei dispositivi di firma. Per quanto riguarda le modalità di identificazione, invece, è consigliabile scegliere un servizio che preveda il riconoscimento tramite SPID e, in caso l'utente non possieda l'identità digitale, anche quello tramite videochiamata.
E se ti dicessi che c'è una firma digitale che possiede tutte queste caratteristiche e che, in aggiunta, si attiva a costo zero?
Sì, esiste davvero: è cheFirma!, la soluzione offerta da Letterasenzabusta che puoi attivare gratuitamente in pochi minuti tramite lo SPID. Se non lo possiedi puoi anche scegliere di completare il video riconoscimento online entro pochi giorni lavorativi senza costi aggiunti. In alternativa, puoi eseguire il video riconoscimento urgente entro 5 minuti dalla richiesta pagando un costo di soli 19,97 euro, IVA inclusa.